GFI Software: dokumenty se přesouvají do e-mailů, hrozí ztráta kritických dat

GFI Software varuje, že vzrůstají rizika vyplývající z koncentrace obchodního obsahu do e-mailových schránek.

GFI Software: dokumenty se přesouvají do e-mailů, hrozí ztráta kritických dat


Spolu s tím, jak si většina podnikových uživatelů přestává ukládat dokumenty a další přílohy e-mailů do svých pracovních složek, stávají se poštovní schránky jediným konzistentním zdrojem podnikových informací. Tento trend ohrožuje zejména SMB podniky, které většinou nevyužívají řešení archivace elektronické pošty, jenž zabraňuje ztrátám starších e-mailů.

Ztráta či neúmyslné smazání často kritických informací může narušit kontinuitu obchodních procesů a v krajním případě paralyzovat podnik či způsobit i finanční ztráty - například kvůli neschopnosti prokázat dohodu o termínu dodání zakázky. Podle průzkumu, který společnost GFI Software letos provedla mezi svými SMB zákazníky, více než 60 % z nich nevyužívá žádné řešení pro archivaci elektronické pošty. 37 % zákazníků přitom přiznalo, že jejich pracovníci jsou nejméně jednou za měsíc nuceni hledat informace obsažené ve starých či smazaných e-mailech.  

„Nejrizikovějším faktorem je chování běžných uživatelů – tradičním prohřeškem je opakované zasílání dokumentů na všechny kolegy v rámci schvalovacího workflow, popřípadě posílání objemných prezentací či zábavných obrázků a videí firemní poštou, čímž dochází k zahlcování poštovních schránek,“ řekl Martin Říha, ředitel pro strategii v GFI Česká republika a Slovensko. „V případě překročení kvóty přidělené jejich poštovní schránce potom začnou nesystematicky mazat svou poštu, obvykle od nejobjemnějších mailů, bez ohledu na jejich důležitost.“

Poměrně rozšířenou metodou je také ukládání starých mailů v archivních souborech Outlook, které jsou umístěny na uživatelských počítačích. Avšak při ztrátě či havárii (dnes většinou přenosného) počítače jsou nenávratně ztraceny také e-maily takovéhoto uživatele.





Komentáře