DMS jako základ firemní efektivity (2): DMS Jako sociální síť

Zavedení systému správy dokumentů neznamená jen pouhou digitalizaci, ale celkovou změnu přístupu k práci s dokumenty a informacemi směrem k efektivnějšímu fungování firmy.

DMS jako základ firemní efektivity (2): DMS Jako sociální síť


DMS jako sociální síť

S tím, jak se stále více firem stává „bezpapírovými“, přicházejí další fáze vývoje DMS, které do svých funkcí zapojují například i prvky známé ze sociálních sítí. Jejich tvůrci přitom vycházejí ze dvou důležitých faktů: zaměstnanci na všech úrovních firem jsou dnes zvyklí pracovat v prostředí sociálních sítí typu Facebooku a v rámci podniků je kladen stále větší důraz na spolupráci. Proto není divu, že se uživatelské prostředí DSM řešení a způsob práce s nimi začíná podobat sociálním sítím. Tomuto trendu vycházejí vstříc i dodavatelé podnikového softwaru, kteří nabízejí firemní aplikace postavené na principu sociálních sítí. Typickým zástupcem je například Yammer, řešení podnikové sociální sítě vyvíjené Microsoftem.

V případě podnikových sociálních sítí a souvisejících funkcí systémů na správu dokumentů se samozřejmě nebavíme o žádostech o přátelství a sdílení vtipných videí, ale o přehledném prostředí s fotkami a kontakty jednotlivých uživatelů, možnosti zasílání zpráv, diskuze nad dokumenty i správě komentářů, úprav a postupně vznikajících verzí dokumentů, nad jejichž tvorbou pracuje více zaměstnanců v rámci pracovních týmů. Samozřejmě nemůže chybět ani systém uživatelských oprávnění pro práci s konkrétními dokumenty a možnost přidělování práv dalším pracovníkům podle aktuální potřeby.

Požadavky na základní funkcionalitu DMS řešení se neustále vyvíjejí a rozšiřují, a tak se dnes kromě prvků známých ze sociálních sítí stále častěji setkáváme i se zákaznickými a partnerskými portály napojenými na firemní DMS, jejichž prostřednictvím lze jednoduchou a bezpečnou cestou poskytovat přístup k dokumentům jejich uživatelům mimo firemní síť. Další funkcionalitou, bez které by dnes bylo DMS řešení považováno za zastaralé, je bezpečný mobilní přístup k dokumentům prostřednictvím aplikace pro smartphony či tablety nebo alespoň webového rozhraní upraveného pro obrazovky mobilních zařízení.

Výbava v podobě klientských portálů a mobilních aplikací patřila ještě donedávna spíše k luxusním  nadstavbovým funkcím, ovšem dnes již představuje v podstatě nezbytnost moderních DMS.

Čtěte také další díly seriálu:
→ DMS jako základ firemní efektivity (1): Očekávání
DMS jako základ firemní efektivity (2): DMS Jako sociální síť
DMS jako základ firemní efektivity (3): DMS v cloudu a big data
→ DMS jako základ firemní efektivity (4): Dokumenty pro zákazníky

Zaujal vás tento článek?
Zaregistrujte se k odběru našeho e-mailového newsletteru. Každý týden tak pohodlně získáte přehled o důležitých událostech v IT branži.


Úvodní foto: © Nomad_Soul - Fotolia.com




Komentáře