DMS jako základ firemní efektivity (3): DMS v cloudu a big data

Zavedení systému správy dokumentů neznamená jen pouhou digitalizaci, ale celkovou změnu přístupu k práci s dokumenty a informacemi směrem k efektivnějšímu fungování firmy.

DMS jako základ firemní efektivity (3): DMS v cloudu a big data


DMS v cloudu

Cloud computing je tak silným a všeobjímajícím trendem, že ze svého záběru samozřejmě nemůže vynechat ani DMS řešení. Dnes představuje cloud jak prostředí pro ukládání digitálních dokumentů, tak i platformu, na které může být provozováno celé DMS řešení – v rámci maximalizace efektivity při pořízení i provozu celého systému. Ve spojení s cloudem je snad nejdiskutovanějším tématem bezpečnost dat, a to nejen proto, že s rostoucím objemem uchovávaných informací se obsah DMS stává nejdůležitějším aktivem firem. Bez cloudu by také bylo mnohem složitější uskutečnit mobilní přístup k dokumentům, které jsou stále častěji prohlíženy a zpracovávány ve smartphonech a tabletech.

Zásadní rozdíl mezi cloudovým a on-premise řešením DMS, kromě fyzického umístění softwaru a digitálních dokumentů, spočívá v nákladovém modelu. V případě on-premise řešení DMS platí firma za jeho implementaci a softwarové licence (nejčastěji v závislosti na počtu uživatelů systému). Náklady na cloudové DMS řešení se odvíjejí od rozsahu využívaných funkcí, počtu uživatelů a rovněž i potřebné úložné kapacity. Oba parametry lze přitom průběžně upravovat – v závislosti na aktuálních potřebách firmy. Nevýhody cloudového DMS jsou stejné jako u dalších cloudových služeb a patří mezi ně především závislosti na kvalitě služeb poskytovaných provozovatelem systému a samozřejmě i na spolehlivém připojení k internetu.

Z dlouhodobého hlediska, především kvůli novým zdrojům informací a rostoucímu objemu dat spravovaných v rámci DMS, nebude pro řadu firem jiná cesta, než převést správu a uchovávání svých dokumentů do cloudu. V opačném případě by totiž musely výrazně navyšovat vlastní úložnou i výpočetní kapacitu pro skladování a analýzu dat, resp. poskytování požadovaných výstupů svým zaměstnancům.

Big data v archivu

Zcela novou dimenzí DMS řešení je zpracování obrovských objemů dat z digitálních a digitalizovaných dokumentů. Moderní DMS si proto musí poradit s rychlým a efektivním zpracováním velkého množství dat včetně napojení na ERP a BI systémy pro vyhodnocování podnikových ukazatelů, hledání nových souvislostí a trendů i podporu rychlého rozhodování.
Stále větší roli budou hrát rovněž systémy umělé inteligence a strojového učení, jež se neobejdou bez neustálého přísunu dat, na základě kterých reagují na situaci a předpovídají další vývoj. Analýza dat v reálném čase bude důležitou součástí propojeného světa. DMS systémy proto budou stále více pracovat i s informacemi z externích zdrojů, ať už jde o dodavatele, zákazníky či další obchodní partnery.

Důležité je bezproblémové propojení různých systémů, aby bylo například možné připojit dokumenty, prezentace a další obsah z DMS ke konkrétním položkám v CRM systému. Například Salesforce a Microsoft za tímto účelem nabízejí aplikaci Files Connect, která zpřístupňuje dokumenty ze SharePoint serveru v prostředí CRM řešení Salesforce. Členové pracovních týmů se pak pohodlně dostanou k potřebným dokumentům týkajícím se jejich zákazníků a prostřednictvím aplikace si je mohou prohlížet i v mobilních zařízeních.

Čtěte také další díly seriálu:
→ DMS jako základ firemní efektivity (1): Očekávání
DMS jako základ firemní efektivity (2): DMS Jako sociální síť
DMS jako základ firemní efektivity (3): DMS v cloudu a big data
→ DMS jako základ firemní efektivity (4): Dokumenty pro zákazníky

Zaujal vás tento článek?
Zaregistrujte se k odběru našeho e-mailového newsletteru. Každý týden tak pohodlně získáte přehled o důležitých událostech v IT branži.


Úvodní foto: © Nomad_Soul - Fotolia.com




Komentáře