DMS jako základ firemní efektivity (4): Dokumenty pro zákazníky

Zavedení systému správy dokumentů neznamená jen pouhou digitalizaci, ale celkovou změnu přístupu k práci s dokumenty a informacemi směrem k efektivnějšímu fungování firmy.

DMS jako základ firemní efektivity (4): Dokumenty pro zákazníky


Dokumenty pro zákazníky

Vývoj DMS řešení souvisí i s procesem digitální transformace, kterému je v řadě firem přiřazena nejvyšší priorita v zájmu rozvoje pokročilých služeb zákazníkům a získání konkurenční výhody. Základním předpokladem úspěšné digitální transformace je efektivní řízení digitálních dat.
DSM proto musí poskytovat stále vyspělejší mechanismy pro vyhledávání dat ze všech různých zdrojů – dokumentů, webových stránek, kalendářů či e-mailů roztroušených na e-mailových a souborových serverech i pracovních stanicích a noteboocích jednotlivých uživatelů. Podnikové systémy proto automaticky indexují obsah, aby bylo možné jeho rychlé prohledávání.

Data chtějí mít k dispozici nejen zaměstnanci, ale také obchodní partneři a stále častěji i zákazníci, jejichž technologické schopnosti se neustále zvyšují. DMS řešení by proto mělo umožňovat sdílení dokumentů prostřednictvím klientského portálu zřízeného například v rámci firemního intranetu. Zpřístupnění dokumentů zákazníkům prostřednictvím portálu je zapojí do diskuze a umožní mnohem rychleji a pružněji řešit jejich návrhy a připomínky než při použití e-mailu či jiného komunikačního prostředku. Společná práce nad dokumenty posiluje vztah se zákazníkem a zvyšuje transparentnost transakcí. Zákazníci ocení, pokud si prostřednictvím portálu mohou například kdykoli stáhnout faktury a dodací listy ke svým objednávkám nebo zde najdou k připomínkování novou smlouvu společně s vyznačením změn oproti původnímu kontraktu.

DMS pro každého

Špičková DMS řešení byla ještě donedávna tak drahá, že si je mohly pořídit jen opravdu bohaté a úspěšné firmy. S masivním nástupem cloudových služeb ovšem přicházejí i DMS řešení dostupná menším organizacím, které chtějí rovněž využít výhody digitalizace a efektivní práce s dokumenty. Cloudových DMS řešení je k dispozici dlouhá řada a liší se cenou předplatného i rozsahem svých funkcí. K jejich společným vlastnostem, výhodným pro menší a rozvíjející se firmy, patří především možnost nasazení bez velké počáteční investice do potřebného softwaru a hardwaru a pak také snadná škálovatelnost – co do počtu uživatelů i objemu uložených dat.

Čtěte také další díly seriálu:
→ DMS jako základ firemní efektivity (1): Očekávání
DMS jako základ firemní efektivity (2): DMS Jako sociální síť
DMS jako základ firemní efektivity (3): DMS v cloudu a big data
 DMS jako základ firemní efektivity (4): Dokumenty pro zákazníky

Zaujal vás tento článek?
Zaregistrujte se k odběru našeho e-mailového newsletteru. Každý týden tak pohodlně získáte přehled o důležitých událostech v IT branži.


Úvodní foto: © Nomad_Soul - Fotolia.com




Komentáře