Dokumenty bez papíru

Už v blízké budoucnosti bude podstatná část firemních dokumentů vytvářena a publikována za pomoci strojů.

Dokumenty bez papíru


Koexistence papíru a elektronických dokumentů

Tisk nebo práce s elektronickými dokumenty se často týkají různých typů informací. „Mezi nejčastější výtisky patří dokumenty finančního, účetního nebo právního charakteru. V nižší, avšak nikoli v nezanedbatelné míře si tisknou firmy marketingové materiály a externí i interní komunikace, jako jsou např. i e-maily,“ vyjmenovává Zuzana Babická ze společnosti IDC CEMA a dodává, že ačkoliv velká část firemních procesů a komunikace probíhá elektronicky, potřeba fyzického dokumentu nadále bude trvat.

Rozdílnou situaci rozvoje na trhu připomíná Lukáš Erben z KPC Group s tím, že právě oblasti související s elektronickým oběhem dokumentů budou představovat nejrychleji rostoucí segmenty v oblasti dokumentových a tiskových služeb. „Zatímco obrat trhu spotřebního materiálu a zařízení bude následující tři roky klesat tempem 3 %, resp. 1 %, oblast MPS poroste tempem 5 % ročně. Avšak oblasti jako zachytávání dat pro oběh elektronických dokumentů porostou ještě výrazně rychleji,“ upřesňuje Erben a dodává, že nicméně jde o výrazně menší části trhu.

Velmi dobrou koexistenci papírových a elektronických dokumentů ve společnostech potvrzují i naši respondenti z oblasti firemní praxe. Vasilij Vosáhlo z firmy Janus připomíná, že ani zavedení systému elektronického oběhu dokumentů (DMS) neznamená, že se ve firmě přestanou dokumenty tisknout. „Potřeba tištěného dokumentu je stále aktuální, nicméně zpracování elektronické verze tohoto dokumentu přebírá DMS systém, který na základě definovaných workflow a metadat, přiřazených k dokumentu, s ním dále pracuje. Jednou ze základních myšlenek DMS systémů totiž je, aby firmu obíhaly dokumenty, a ne lidé,“ říká Vosáhlo.

Podobnou zkušenost má i Pavel Nykl ze společnost Onlio: „Firmy zavádějí oběh elektronických dokladů právě proto, aby nemusely pracovat s papírovým originálem. Téma koexistence papírové a elektronické agendy je poněkud zavádějící v tom, že podniky celkově tisk neopouštějí, ale opouštějí tisk u agend, u kterých přejdou na elektronický oběh dokladů.“ Typickým zástupcem takové agendy je třeba interní žádanka pro nákup, kdy žadatel si zajišťoval fyzické podpisy těch, kteří měli k nákupu dát svolení. Elektro­nizací agendy papírová varianta často okamžitě mizí. „Firmy pro sebe velmi rychle objeví výkonnost elektronického oběhu dokumentů a přenášejí do tohoto moderního způsobu co možná nejvíce agend. A u nich redukují tisk na minimum,“ uvádí obvyklé výhody Nykl.

Další typický příklad koexistence papírových a elektronických dokumentů uvádí Pavel Kelča z Konica Minolta Business Solutions Czech. „Stále je typické např. podepsání papírové smlouvy zákazníkem, protože ten ani zpravidla nemá svůj elektro­nický podpis. Smlouva je ale již předem vytištěna s čárovým kódem, takže po podpisu ji lze automaticky naskenovat a v této formě ji přiřadit k elektronickým záznamům o smluvním vztahu. Obdobně fungují také tištěné dodací listy a rozličné jiné formuláře,“ dodává Kelča a označuje tuto praxi jako „hybridní oběh dokumentů“.

Vzájemnou spolupráci tištěných a elektronických dokumentů ve firmě je třeba zpravidla optimalizovat. To připomíná Alexandr Stoces z firmy Sharp Electronics CEE: „Každé optimalizaci tiskového prostředí musí předcházet audit, aby se zajistilo, že všechny změny budou pro organizaci skutečně přínosné. Ne každé řešení je vhodné pro každou společnost.“ Pravda totiž je, že v minulosti mohlo být používání digitálních dokumentů často neefektivní a nepraktické.

Elektronické systémy

Pro elektronické dokumenty se vžilo označení ECM (enterprise content management, správa firemního obsahu), resp. DMS (document management system, systém pro řízení dokumentů). Jakým směrem se ubírají aktuální trendy?

Stanislav Novák z agentury IDC CEMA uvádí, že na zájmu mezi zákazníky se podepsaly i administrativní vlivy. „Vloni jsme pozorovali nárůst poptávky v důsledku praktického uvádění Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektro­nické transakce na vnitřním trhu, tzv. eIDAS. Veřejný sektor bohužel dosti pasivně implementuje požadavky a prostě vyhovuje legislativním změnám. Naopak v komerční sféře je situace hodně dynamická a digitální transformace je brána jako výzva k získání konkurenční výhody. Děje se tak bez ohledu na velikost firem,“ shrnuje zkušenosti Novák a dodává, že největší pokrok byl opět viditelný u organizací z finančního sektoru a veřejných služeb. „V ČR také vyniká mnoho nových společností, které se rodí jako nativně digitální,“ upozorňuje také Novák.

Další trend identifikuje Lukáš Erben: „V poslední době je zřejmý zejména přesun zájmu uživatelů od monolitických ECM řešení směrem ke službám a nástrojům pro konkrétní účel – často integrovaným či provázaným s platformami pro spolupráci či řízení týmů. Tato změna v požadavcích ze strany podnikových uživatelů se promítá do situace na trhu, zejména restrukturalizací či vyčleňováním na straně dodavatelů.“

Odlišné požadavky různých uživatelských skupin, ale i potřeba vyšší flexibility, jednoduššího používání či zahrnutí externích spolupracovníků vedly k tomu, že v některých organizacích funkce ECM v posledních letech byla částečně převzata řešeními typu EFSS (podnikové sdílení a synchronizace souborů), nebo dokonce ke sdílení souborů byly využívány cloudové služby zcela nevhodné pro podnikové nasazení. „Výrobci ECM mohou tomuto trendu čelit v podstatě jediným způsobem, a to nabídnout EFSS jako standardní funkci podnikových řešení pro ECM a spolupráci,“ vysvětluje Erben a dodává, že podle analytiků Gartneru to bude do roku 2018 již standardem.

Gartner očekává během následujících dvou až tří let v oblasti ECM v celosvětovém měřítku i řadu dalších proměn. Pětina platforem a řešení bude například podporovat ekosystémy několika spolupracujících organizací, na straně podniků jako uživatelů těchto systémů přejde každý druhý z nich na strategii hybridní obsahové architektury namísto jediného monolitického řešení. Plná polovina nejvýznamnějších dodavatelů pak ve stejné době, tedy do r. 2018, bude nabízet svá ECM řešení v cloudové verzi. Změny ale čekají i vlastní podnikový obsah – jeho pětina bude podle analytiků Gartneru v roce 2018 vytvářena chytrými stroji či back-end/workflow roboty; o rok později bude až 70 % vytvářeného firemního obsahu v jiné než textové podobě. To povede k investicím do nových typů analytických řešení pro potřeby správy obsahu.
V delším horizontu – do konce roku 2020 – pak podle analytiků Gartneru dojde k dalším změnám. Pětina poskytovatelů EFSS či ECM promění svá řešení na platformy obsahových služeb, které například umožní doporučovat nebo vyhledávat automaticky související či vhodný obsah na základě známého kontextu. Tato změna se odrazí i mezi zákazníky – 15 % jich nahradí tradiční ECM právě zmíněnými obsahovými službami. Auto­matizované zpracování se bude týkat i netextového obsahu: v roce 2020 až 95 % zaznamenaného videa a obrazu, jako jsou např. zákaznické interakce nebo záznamy z bezpečnostních kamer, neuvidí žádný člověk – vše bude primárně analyzováno stroji. Čtyři pětiny obsahu, který bude určen pro archivaci, budou takto označeny automaticky pomocí analytických nástrojů. Ve stejné době, tedy v roce 2020, bude také přinejmenším 20 nejvýznamnějších dodavatelů systémů pro správu webového obsahu (WCM, web content management) nabízet nástroje pro tvorbu obsahu v přirozeném jazyce – tedy strojové psaní krátkých zpráv či článků. Již dnes používá několik významných anglickojazyčných portálů taková řešení pro generování zpráv či článků. Zatím ale jen pro specifické oblasti, jako jsou sportovní či burzovní zprávy nebo zprávy o počasí.





Úvodní foto: Fotolia.com




Komentáře