Papír a elektronický dokument jsou si před zákonem rovny

Není tomu tak dávno, kdy na poli elektronických dokumentů panovala situace ne nepodobná té na divokém západě. Nejistota a zmatky okolo důvěryhodnosti elektronických dokumentů ze snad budily nejednoho šéfa informačních technologií.

Papír a elektronický dokument jsou si před zákonem rovny


Pokud jste v podniku ve funkci CIO či figurujete na jiné vedoucí pozici, jistě už jste pochopili, že stohy papírů jsou maximálně cestou do pekel a museli jste zabývat obsáhlou problematikou dlouhodobé archivace elektronických dokumentů. Jde o poměrně náročnou a komplikovanou oblast, která je dnes již naštěstí legislativně poměrně dobře definována a vyčleněna.

Za zrovnoprávnění dokumentů v papírové a elektronické podobě přitom vděčíme především nové legislativě a přijatým evropským normativům. Tyto změny byly logicky přijaty za všeobecného pomyslného jásotu, neboť čistě elektronická bezpapírová archivace nyní firmám a institucím poskytuje na vlas stejné záruky jako archaické místnosti naplněné stohy smluv, faktur a dalších dokumentů. Praktické výhody? Především výrazně jednodušší správa celého procesu archivace (včetně možnosti výrazné automatizace) a samozřejmě také poměrně výrazná úspora nákladů s ním spojených. Jednodušší, efektivnější a levnější je pak samozřejmě také následná práce s dokumenty v elektronické formě.

Z technického hlediska se jako nejideálnější jeví řešení na bázi cloudu, které u nás nabízí například společnost Software602 ve spolupráci s T-Systems. Takto prefabrikovaná řešení vykrývají veškeré požadavky kladené na dlouhodobou archivaci dokumentů a vynikají jednoduchostí obsluhy. Na tomto místě se nebudeme zabývat veškerými technickými náležitostmi, legislativními ani regulatorními požadavky, jen si připomeneme, že archivované elektronické dokumenty by měly být především věrohodné, důvěryhodné, autentické a jejich obsah by měl být neporušitelný. Krom toho by měly být čitelné i na budoucích systémech, neměly by být závislé na úložišti a mělo by je být možno snadno předávat dalším uživatelům či institucím.

Toho je dosaženo řadou technických prostředků, od elektronických podpisů až po časová razítka, stěžejní z tohoto hlediska je přitom volba správného formátu. Referenční formáty jsou přitom určeny na základě norem vydaných Evropským institutem pro telekomunikační standardy (ETSI), které navazují na soustavu norem ISO:

XML Advanced Electronic Signatures (XAdES) pro podepisování XML dokumentů

Formát XAdES je založený na jazyku XML a vychází z formátu XMLDsig rozšířeného na XAdES-EPES, který je zároveň standardem pro oficiální komunikaci v rámci EU a tvoří jádro balíčku. K němu jsou přibalovány další vrstvy a bezpečnostní prvky i jejich metadata, ať už jde o časové razítko, odkazy na certifikáty na certifikační cestě, samotné certifikáty nebo celou posloupnost časových razítek pro zajištění dlouhodobé kontinuity.





Úvodní foto: Fotolia.com




Komentáře