Document Management: Automatická lopata na informace

Investice do systému pro správu dokumentů se obyčejně vrátí během dvou až tří let. Díky záplavě informací, s níž se potýká velká spousta podniků, lze tento výdaj často považovat téměř za nutnost.

Document Management: Automatická lopata na informace


Potenciální úspory evokované zavedením takového systému pro správu dokumentů se s rostoucím množstvím informací stále zvyšují. Zaměstnanci dnes často tráví 20 - 40 % času pouhou správou dokumentů, které nespadají do žádného automatizovaného systému pro Document Management (DM) - toto číslo bude přitom s přibývajícím počtem nul a jedniček dále růst.

Implementací automatizovaného celopodnikového systému pro správu dokumentů tak dnes společnosti mohou ušetřit nejméně polovinu času a peněz vynakládaných na manuální DM. Investice se jim tak vrátí během dvou až tří let od pořízení. Tento a další poznatky zazněly ve dnech 25.-27. května ve Vídni na události „Managing The Challenge" pořádané společností Hewlett-Packard.

 

Proč?

Často je kladena otázka na cenové opodstatnění systému pro správu dokumentů. „Jaká je návratnost taková investice," ptají se lidé z vedení. Bez jasného odůvodnění zkrátka DM neschválí. Vzhledem k vysokému, a stále rostoucímu počtu transakcí lze konstatovat, že se nacházíme v éře informačního supertoku. Obecně zaměstnancům tvorba, vyhledávání, získávání, přepracovávání a vyplňování dokumentů zabírá stále větší část z času, který by mohli trávit produktivněji.

Implementace systému DM má největší smysl ve společnostech, kde se hojně pracuje s dokumenty, namátkou jmenujme například subjekty z oblasti bankovnictví, pojišťovnictví nebo zdravotní péče. Nepodaří-li se těmto - a nejen těmto - podnikům dostat pod kontrolu externí i interní informace, vzroste postupně průměrný čas potřebný ke zpracovávání dokumentárních informací na neúnosnou mez. O „zbytečných" nákladech na lidské zdroje spjatých s ručním zpracováváním dokumentů nemluvě.

 

Na Managing The Challenge HP prezentovalo také výsledky nedávného průzkumu společnosti Gartner, z nějž vyplynula následující zajímavá zjištění vztahující se na společnosti bez systému pro správu dokumentů:

  • Průměrný dokument je kopírován - ať již fyzicky nebo elektronicky - 9krát až 11krát, což generuje náklady vhodnotě asi 18 dolarů
  • Archivace dokumentu stojí okolo 20 dolarů
  • Opětovné nalezení a získání špatně založeného dokumentu vychází vprůměru na 120 dolarů
  • Existuje spousta skrytých i na první pohled patrných nákladů spjatých sruční správou dokumentů - úložiště, elektronická média, fyzický prostor, poštovní náklady a další náklady na distribuci dokumentů

     

    Pro úplnost nutno upozornit, že dokumenty v elektronické podobě a DM není jedna a tatáž věc. Vícero verzí téhož elektronického dokumentu nahraného na několika pevných discích a dalších úložištích přináší další zbytečné náklady a ztěžuje správu dokumentů - lépe řečeno, činí ji časově náročnější. Bez implementovaného systému pro správu dokumentů mohou tedy elektronické dokumenty paradoxně podniku i přitížit.

     

    Hlavní výhody přijetí systému pro správu dokumentů jsou následující:

    • Nižší náklady na tvorbu dokumentů
    • Odstranění duplicitních dokumentů
    • Lepší možnosti znovuvyužití existujících dat, což vede knižším nákladům a úspoře času při tvorbě a distribuci dokumentů
    • Širší a snazší přístup zaměstnanců ke znalostní databázi firmy má pozitivní vliv na produktivitu
    • Kvalitnější dokumenty
    • Na správu dokumentů je díky vyšší produktivitě potřeba méně zaměstnanců

     





    Komentáře