Správa dokumentů a procesy mají pevné pouto

Víte, jak vypadá mnoho dnešních firem z pohledu dokumentů? Kde všude se nacházejí? Asi si dokážete představit, že jsou rozptýleny po sdílených discích, profilech uživatelů, intranetech či poštovních serverech.

Správa dokumentů a procesy mají pevné pouto


Je jasné, že při určitém objemu nastane nezvladatelný chaos a situaci je třeba řešit. V tu chvíli vstupují na scénu systémy pro správu obsahu (ECM). Musí zvládnout vysokou variabilitu ve formátech uložení, v objemu jednotlivých záznamů i ve struktuře popisných údajů pro jednotlivé typy záznamů. Je rovněž třeba zohlednit vazby záznamů, jejich vývojová stadia, zajistit zabezpečení proti neoprávněnému přístupu i proti ztrátě či ošetřit víceuživatelský přístup.

Firmy obvykle neřeší celý obsah najednou, ale soustředí se na agendy, kde vzniká nebo kde se zpracovává nejvíce obsahu a kde přínosy převáží náklady na pořízení a provoz. Manipulace s obsahem obvykle v dané agendě nevytváří přidanou hodnotu, je ale pro danou agendu nezbytná. Proto, aby byly přínosy co největší, neřeší systémy ECM jen uložení a katalogizaci, ale optimalizují a automatizují procesy související s manipulací, tvorbou nebo se zpracováním daného obsahu.

Agendy, které se pomocí ECM řeší, často tvoří samostatné disciplíny. Case Management je procesní podpora zpracování a uchování dokumentace případů jako například vyřizování žádostí o úvěry, vyřizování pojistných událostí či reklamací nebo příprava a dokumentace revizí. Contract Management zase procesní podpora přípravy, schvalování a uchování smluv, Invoice Management podpora zpracování a uchování účetních dokladů. Patří sem i digitalizace papírových dokumentů a jejich zpracování.

Systémy ECM jsou vzhledem k variabilitě požadavků vysoce přizpůsobitelné a kombinují správu obsahu s řízením procesů. Musí pokrýt potřeby byznysu a jejich architektura musí respektovat technologický i kompetenční rámec IT společnosti. Jedná se o oblast, která zahrnuje velké množství systémů umožňujících zefektivnit široké portfolio agend. Vyšší efektivity dosahuje především zkrácením času pro činnosti bez přidané hodnoty a snížením chybovosti těchto činností automatizací rutinních kroků.





Komentáře