Videokonference nesmějí být výsadou top managementu

Neustále se zvyšující počet zaměstnanců pracujících z domova nebo plnících své pracovní úkoly převážně mimo zdi firmy vyžadují zcela změnit přístup k videokonferencím.

Videokonference nesmějí být výsadou top managementu


I když telekonferenční řešení, web prezentace a další nástroje podporující týmovou práci vzdálených osob a pracovišť nejsou žádnou novinkou, k jejich využívání přistoupily firmy až v okamžiku nejvyšší nouze – tedy v době, kdy je ekonomická situace přinutila nekompromisně se hnát za úsporami. V současnosti se však objevuje stále sílící potřeba nasadit videokonferenční nebo obdobná řešení již ne z důvodu úspor, ale značného zvýšení počtu lidí pracujících samostatně buď v terénu, doma v rámci home office, nebo třeba zkrácených úvazků či mateřských – tedy pro skupinu označovanou pro jejich pracovní rutinu jako nomádi, pro které je typickým pojítkem s firmou notebook.

V těchto případech je kontakt rovněž nutný nejenom z hlediska pracovního vytížení a koordinace, ale přispívá i k zachování sociálních vazeb a dynamiky v rámci kolektivu i jednotlivce samotného. V těchto případech vizuální kontakt podle řady studií napomáhá zvýšení výkonnosti celého kolektivu nebo jednotlivých pracovních skupin vybudováním pevnějších vazeb, než je tomu v případech, kdy jsou využívány výhradně e-mail nebo pouze hlasové hovory. Navíc obraz poskytuje řadu dodatečných informací i o tom, jak je řešení problému vnímáno nebo jaký mají spolupracovníci názor. V případě negativních postojů nebo při řešení sporné otázky se dosahuje s využitím řešení spoléhajících na přenos obrazových informací daleko rychlejšího závěru a úspora času při jednáních je zde patrná.

Uvažte sami, kolik informací se vám dostává při setkání jenom z mimiky vašeho partnera. Zajímavá čísla přinesla z tohoto pohledu i studie britské společnosti Ipsos Mori pro Cisco, kdy se on-line průzkumu v období od května do června loňského roku zúčastnilo 500 zaměstnanců z USA, Austrálie, Číny, Ruska, Velké Británie, Francie, Německa, Španělska, Nizozemska, Norska, Švédska a Dánska. Respondenti byli starší 18 let, byli zaměstnáni na plný nebo částečný úvazek ve společnostech s minimálně 250 zaměstnanci a týdně uskutečňovali aspoň jeden pracovní hovor.

Jedním z nejzajímavějších zjištění je fakt, že převážná většina (90%) pravidelných uživatelů videokonferenčních řešení (používajících videokonference aspoň jednou týdně) díky nim ušetří minimálně dvě hodiny produktivního času týdně. Třetina respondentů pak díky těmto technologiím získá dokonce téměř celý jeden pracovní den týdně (7 hodin čistého času). To v ročním přepočtu znamená více než dva měsíce ušetřeného času na jednoho zaměstnance!

Přínos videokonferenčních technologií při spolupráci hodnotí kladně 76% jejich pravidelných uživatelů a překvapivě i 60% těch, kteří je dosud nepoužívají. Větší rozdíly nalezneme v uváděných důvodech pro toto tvrzení – například „zvýšení konkurenceschopnosti“ uvedlo 73% pravidelných uživatelů a jen 42% těch, kteří video při komunikaci nepoužívají. Případně „zlepšení vztahů v týmu“ uvedlo 71% pravidelných uživatelů (a 40% ostatních), „vyvážení poměru mezi prací a osobním životem“ dopadlo podobně – 70% versus 37%.

Všichni respondenti včetně těch, kteří tyto technologie zatím nepoužívají, se shodují, že video výrazně vylepšuje efektivitu komunikace při práci z domova (souhlasí 68% dotázaných), pomáhá snadněji navázat na přerušenou práci (67% respondentů), zvyšuje srozumitelnost komunikace (opět souhlasí 67% dotázaných). Pro stejný počet jsou také videokonference velmi důležité pro týmovou spolupráci a v neposlední řadě pomáhají lépe plánovat a řídit práci (64% respondentů).

Více než dvě třetiny odpovědí (68%) se shodovaly v tom, že videokonferenční technologie přispívají k trvale udržitelnému rozvoji a/nebo snižují potřebu cestování (čímž redukují uhlíkovou stopu a přispívají k naší ekologické odpovědnosti). Ve všech dvanácti zkoumaných trzích byly videokonferenční technologie hodnoceny jako ekologicky šetrné minimálně polovinou respondentů.

Třetina dotázaných, nezávisle na geografickém umístění, dosud nevyužívá ani jednu ze zmíněných možností komunikace, ale preferovala by je – pokud by k nim měla přístup. Oproti tomu procento těch, kteří mají videokonferenční technologie k dispozici, ale nevyužívají je, se značně liší podle geografické příslušnosti. Nejvyšší míra nevyužitého potenciálu je ve Francii (54% respondentů nevyužívá tyto technologie, i když je má k dispozici), následují Spojené státy (21 %). Na opačném konci spektra jsou pak Španělsko, Švédsko a Německo (pouze 13% dotázaných).

Rostoucí poptávka po videokonferencích, které by měly být technicky dostupné běžným zaměstnancům v podstatě kdekoliv, ovlivnila i nabídku samotných společností nabízejících tato řešení. Ty byly nuceny reagovat a nabídnout trhu řešení přijatelné jak pro velké korporace, tak zároveň ekonomicky akceptovatelné ze strany SMB firem. Budoucnost videokonferencí totiž neleží v řízeném prostředí teleprezenčních místností (i když stále mají nezastupitelné místo a zasedačka vybavená pro videokonference bude pro firmu nutnost), ale v masovém nasazení a využití při běžné činnosti řadových zaměstnanců/nomádů, respektive propojení na úrovni kanceláří nebo poboček malých firem.

Pro tyto účely postačuje jako „páteřní“ řešení například Cisco TelePresence System 500, kdy máte v kanceláři v podstatě 32˝ nebo 37˝ videopanel s mikrofonem a kamerou. Pro společnost s několika malými pobočkami jde o ideální řešení, které lze zároveň využívat i pro lokální kontakt s partnery nebo pro účely servisní podpory a podobně. Důležité je, že tato zařízení jsou interoperabilní s jinými koncovými body a desktopovými aplikacemi. Samozřejmě vhodnou softwarovou platformou, na kterou by se v tomto případě měl uživatel spolehnout, je Cisco WebEx nebo v případě potřeby Cisco Digital Media System.

Pokud potřebujete dostat videokonference skutečně až k zaměstnancům domů, představil zajímavý projekt z hlediska korporátního prostředí Citrix. Počátkem března oznámil strategické partnerství se společností Skype. Ten se těší velké oblibě mezi koncovými uživateli, a tak myšlenka využívat Skype i v prostředí firem není nová a existuje nepřeberné množství malých firem, které přes Skype řeší své konferenční hovory. Spojením s Citrixem tak Skype dostane do vínku web a audiokonferenční možnosti vycházející z technologie GoToMeeting od Citrixu. Díky tomu bude například možné rychlé vytvoření konferenční místnosti a zapojení do konferencí bude probíhat jak přes Skype, tak i připojením přímo z běžné telefonní sítě.

Softwarovým řešením, které nabídne podobné služby a je častou volbou na úrovni SMB, je rovněž Microsoft Office Communications Server 2007 R2, nasazovaný v kombinaci s Exchange Serverem. Toto řešení je však vhodné nasadit především tam, kde primárně řešíme vnitropodnikovou spolupráci a komunikace směrem ven z firmy je minoritní – hlavním posláním je přece jenom zajištění sjednocené komunikace uvnitř společnosti a silná provázanost s Office je pro něj jak plusem, tak určitým hendikepem pro otevřenost tohoto systému.

Pokud se nechcete starat nebo nemáte prostředky na odpovídající infrastrukturu, existují na trhu služby jako spolupracenadalku.cz, kde si můžete pronajmout svoji virtuální jednací místnost, do které se ostatní připojí. Výhodou je, že profesionální služby počítají s rozličnou úrovní vybavenosti jednotlivých účastníků a jsou na to patřičně vybaveny. Nemělo by se vám tak stát, že některý z účastníků tak nebude schopen komunikovat třeba kvůli chybějícímu kodeku a podobně.





Komentáře