Software602: Elektronické schvalování nákupních požadavků ve firmě Peikko

Nasazení inteligentních formulářů 602XML umožnilo sledovat a řídit nákupy v celé organizaci.

Software602: Elektronické schvalování nákupních požadavků ve firmě Peikko


Jednotlivé položky je možné zohlednit ve finančním řízení již ve stadiu neschváleného požadavku. Vedení podniku tak získalo nástroj pro řízení a snižování nákladů, zaměstnanci zase zkrátili čas věnovaný administrativě.

 

Zákazník:
Peikko Group vyrábí ocelové komponenty pro stavebnictví. Je průkopníkem zejména v oblasti kotvení a spojování betonových konstrukcí. Společnost byla založena v roce 1965, v současné době zaměstnává více než 750 lidí a její obrat přesahuje 115 milionů EURO. Má centrálu ve Finsku, výrobní závody ve čtyřech zemích včetně Slovenska a síť vlastních prodejních poboček a obchodních partnerů v celé Evropě.

V Králové nad Váhom je jeden z výrobních závodů a obchodní zastoupení pro několik zemí. Počítačová síť má asi 80 uživatelů.

Situace před zahájením projektu:

Nákupní požadavky se schvalovaly tak, že zaměstnanec vyplnil papírovou žádanku a poslal ji do oběhu, kde ji ručně podepisovali různí manažeři. Toto uspořádání mělo následující nevýhody:

  • bylo poměrně náročné na čas, který museli zaměstnanci věnovat administrativě
  • Nedokázalo vždy a za všech okolností garantovat dodržení stanoveného postupu. Stávalo se třeba, že některý schvalovací krok byl vynechán neumožňovalo finančnímu oddělení vidět nákupy v celé firmě už ve stádiu požadavků. Proto mohlo potřebné kroky (například úsporná opatření) provádìt až se zpožděním
  • získání informace o tom, kdo schválil jaké nákupní požadavky a o jakém celkovém objemu, bylo namáhavé a pracné.


Situace po nasazení řešení:
Zaměstnanec, který žádá o nákup, vyplní inteligentní elektronický formulář a elektronicky podepíše certifikátem vydaným interní certifikační autoritou podniku. V dalším kroku požadavek schválí jeho šéf, poté finanční manažer, pak ředitel pobočky a odsouhlasený požadavek je postoupen do nákupního oddělení nebo se vrací zaměstnanci, aby si mohl zboží objednat sám. Schvalovací cesta je striktně nastavena, takže není možné vynechat nějaký schvalovací krok. Přesto jsou požadavky vyřizovány rychleji, protože se papíry neztrácí na psacích stolech. V tomto režimu jsou objednávány nejrůznější položky od kancelářského vybavení přes IT až po opravy aut.

 

Změna přinesla mimo jiné:

  • zkrácení doby, kterou zaměstnanci věnují administrativě
  • vyplnění nákupního požadavku je možné zvládnout do 20 vteřin a není už zapotřebí přenášet papír mezi stoly nebo hledat, kde se ztratil
  • centrální přehled o tom, co kdo schvaluje. Po elektronizaci procesu někteří manažeři skutečně pečlivěji zvažují, které požadavky schválí
  • možnost lépe řídit celkové náklady podniku.

Uživatelé změnu přijali snadno, protože jim usnadnila práci a nemuseli se učit zacházet s novou technologií. Práce s inteligentním formulářem 602XML je totiž velice jednoduchá.

Dodané produkty a služby:

  • Sada inteligentních formulářů 602XML
  • Systém pro jejich správu a řízení oběhu 602XML Form Server
  • Poradenství a podpora

 

Průběh projektu a hodnocení:
Když přišlo vedení závodu s požadavkem na pokrytí nákupních procesů elektronickým řešením, IT manažer Alexander Toth prošel internetové stránky různých technologických firem a stáhl si ukázku produktu, který se mu jevil jako nejnadějnější – inteligentní formuláře 602XML. S ukázkou byl spokojen, takže firmu Software602 kontaktoval a dohodl pilotní nasazení. Velmi rychle se ukázalo, že formulářové řešení přesně odpovídá požadavkům podniku, takže vedení nečekalo na konec pilotního provozu a objednalo ostré nasazení.

Interní certifikační autoritu IT manažer zprovoznil – na základě návodu Software602 – během několika hodin. Nasazení formulářového řešení proběhlo rychle a nebyl s ním spojen žádný problém. Uživatelé jej ochotně přijali a také vedení podniku vyjádřilo spokojenost. Na základě této instalace se společnost Peikko rozhodla pokrýt inteligentními formuláři 602XML i další procesy, a to nejen ve slovenské pobočce.





Komentáře