Cloud přináší nové, donedávna nepředstavitelné možnosti (2.)

Ačkoli dnes máme při vyřizování elektronické agendy sofistikované a efektivní nástroje téměř na všechno, průzkumy ukazují, že většinu času u počítače strávíme s běžnými kancelářskými programy a e-maily. Víte ale, jak přesně vaši zaměstnanci nebo vy sami tento čas využíváte? Kolik času strávíte soustředěnou prací a kolik na schůzkách a u e-mailů? I tohle lze v rámci Office 365 E5 určeného firmám a organizacím jednoduše zjistit díky nástrojům Delve a Delve Analytics.

Cloud přináší nové, donedávna nepředstavitelné možnosti (2.)


Podobně snadno mohou i běžní uživatelé sami propojovat data z různých aplikací i systémů, získávat z nich informace a vytvářet online reporty pro další využití prostřednictvím Power BI. Bez cloudu by přitom tyhle novinky vůbec nebyly možné. Podívejme se na všechny tyto nástroje blíž.

S Delve budete v obraze

Jednou z předností firemních plánů Office 365 dostupnou už od plánu E1 je nástroj Delve, který uživatelům pomáhá být v obraze. Využívá možností cloudu a propojení lidí i dokumentů a na základě automatické analýzy vybírá obsah, který je pro daného uživatele důležitý. Usnadňuje tak vyhledávání dokumentů, na kterých právě uživatel či někdo z jeho týmu pracuje, a nabízí souvislosti, které by někdy mohly unikat. Když třeba někdo připravuje výroční zprávu, Delve mu nabídne soubory, které se k její přípravě mohou hodit. Současně ukáže, kdo s nimi pracuje, a nabízí i jednoduché vyhledávání. Informace se v Delve soustředí v rámci karet a na první pohled trochu připomíná sociální sítě. Delve ctí nastavenou politiku sdílení a oprávnění přístupu k souborům. Tedy nabídne vám pouze informace, které jsou s vámi sdíleny.

Ovládněte svůj čas

Další rozšíření možností přináší Delve Analytics, který je součástí Office 365 plánu E5. Umožňuje totiž analýzu aktivit a ukazuje uživatelům, co jim bere nejvíc času, jakým tématům se věnují nebo s jakými soubory nejvíc pracují. Díky propojení s Outlookem do analýzy zahrne i schůzky a vidí, s kým je uživatel nejčastěji v kontaktu, a s kým naopak kontakt ztrácí. Uživatel tak získá osobní přehled o tom, kolik času tráví například na schůzkách a může tak přeorganizovat svůj čas a lépe jej využít.
Vše připravuje Delve Analytics na základě automatické analýzy dat a prezentuje v přehledné podobě. Uživatelé si mohou nastavovat vlastní cíle – například strávit méně času na schůzkách – a sledovat, jak se je daří naplňovat.

Delve Analytics
Osobní dashboard aktivit uživatele v Delve Analytics

Add-in v Outlooku nabízí některé informace v rámci poštovní aplikace s důrazem na ochranu osobních údajů. Například u odchozího e-mailu na více než 5 interních uživatelů se zobrazí čtenost e-mailu pomocí anonymní statistiky. V případě, že se čtenost blíží nebo dosáhne 100 %, zobrazí se hláška, že téměř všichni příjemci e-mail četli. Díky Add-inu můžete přizpůsobit svou komunikaci tak, aby měla pozitivní dopad jak na váš čas, který nebudete trávit tvorbou neproduktivních e-mailů, a zároveň zajistit, abyste informaci doručili uživatelům správnou metodou.

Reporty z různých zdrojů snadno a rychle

Soustředit data z různých aplikací či systémů a analyzovat je, obvykle znamenalo intenzivní zapojení programátorů. Díky nástroji Power BI, který je také součástí Office 365 E5, si může report vytvořit téměř každý jednoduše sám. Power BI totiž zjednodušuje import dat z nejrůznějších zdrojů, a to jak v rámci Office 365, tak i z jiných souborů a externích systémů.
Zároveň Power BI obsahuje předpřipravené dashboardy (obrazovky s výběrem důležitých informací), které podle typu získaných dat navrhují jejich zobrazení, aby se usnadnilo a urychlilo vytváření přehledů. Ty lze následně přeuspořádat či doplnit podle požadavků uživatele. Data a hotové reporty lze jednoduše sdílet a pracovat s nimi nejen na počítači, ale i na mobilních zařízeních. Power BI je dostupný i jako aplikace pro všechny hlavní mobilní platformy.

Power BI
Ukázka využití IoT a Power BI
v zákaznické zóně nové budovy Microsoftu v Praze

Dělejte správná rozhodnutí

S tímto nástrojem se finanční oddělení může víc zapojit do běžného fungování organizace. Lépe totiž ukáže například dopad obchodních a marketingových rozhodnutí na finanční výsledky. Propojení různých vstupů a dat a jejich prezentace dává manažerům firmy do rukou informace, které usnadní jejich rozhodování. Zajímavý potenciál pak Power BI přináší s nástupem internetu věcí (IoT), kdy počet informačních vstupů řádově roste. Umožňuje je dát do kontextu dalších informací a nabízí možnosti pro jejich okamžitou analýzu a využití pro dosažení efektivnějšího fungování organizace.

Přenesení aplikací a serverů Office do cloudu přineslo donedávna nepředstavitelné možnosti. Uživatelé a organizace toho s pomocí nových nástrojů nyní zvládnou mnohem více.
Propojení obsahu a lidí v rámci Delve může využívat každý, jehož zaměstnavatel má některý z firemních plánů Office 365. Analytické možnosti Delve Analytics a Power BI jsou dostupné pro uživatele plánu E5, případně je možné je zakoupit samostatně pro konkrétní uživatele v organizaci.

Příště se v posledním díle seriálu se zaměříme na ochranu a audit firemních dat pomocí nových cloudových technologií.

Více informací najdete na stránce Office 365 Enterprise E5.

Čtěte také
> První díl seriálu
> Třetí díl seriálu


Úvodní foto: microsoft.cz




Komentáře