Moderní tisk v SMB

U tisku v malých a středních firmách (SMB) se v posledních letech projevují trendy ne nepodobné těm serverovým. Avšak zatímco konsolidace a virtualizace serverů a serverových aplikací je populárním tématem odborných médií, u tiskových řešení jde o téma zmiňované jen zřídka a okrajově. Přitom principy a výhody jsou velmi obdobné a je dobré o nich mít přehled.

Moderní tisk v SMB


Konsolidace strojů jsou, jak jsme již zmínili, velmi podobné jako u serverů – úspora místa, energie, podstatně jednodušší správa. K tomu přistupují další specifika, s nimiž se u serverů nesetkáte. Výhodou je jednodušší logistika spotřebního materiálu – řešíte zpravidla méně objednávek menšího množství položek, protože výkonné tiskové „multifunkce“ mají velkokapacitní balení spotřebního materiálu (k otázce „proč právě multifunkční zařízení“ se ještě vrátíme). Náklad na provoz síťových tiskových zařízení se proti běžným osobním tiskárnám pohybují v řádu o desítky procent nižším a tyto úspory zpravidla dokáží pokrýt i případný měsíční nájem výkonného řešení, které se pro menší firmu mohlo dříve zdát nedostupné.

Otázkou, na niž je při konsolidaci třeba brát ohled, je docházková vzdálenost uživatelů ke stroji. V SMB segmentu je to zpravidla bezproblémové, něco ve stylu „na chodbě mezi oběma kancelářemi“ nebo „v obou kancelářích“. Podrobnější plánování bývá potřeba spíše ve velkých podnicích, kde se o jedno zařízení dělí větší množství uživatelů. Docházkovou vzdálenost zmiňuji jako relevantní otázku, nikoli jako problém. Má totiž i své výhody – pokud uživatel musí vstát a udělat několik kroků k tiskárně, zpravidla více přemýšlí o tom, co potřebuje tisknout – takže ve výsledku klesají provozní náklady.

KONSOLIDACE FUNKCÍ

Jak už jsem zmínil, budoucnost tiskových řešení je především v multifunkcích (MFP), tedy v zařízeních kombinujících minimálně funkci tiskárny, skeneru a kopírky. Důvody jsou opět v úsporách místa, energie a v jednodušší správě. K tomu se navíc připojuje i ekonomická výhodnost – např. samostatný dokumentový skener s podobným výkonem, jako má skener na barevné A3 multifunkci, stojí téměř tolik, co celé tiskové zařízení, a z hlediska např. síťových funkcí nenabízí většinou tak bohaté služby jako MFP.

Správci ani uživatelé zpravidla nemají přehled o tom, co všechno jim moderní stroje mohou nabídnout. Multifunkce dokáže díky vestavěnému pevnému disku fungovat jako dokumentová a formulářová centrála – je možné zde bez problémů uložit aktuální ceník, formuláře na dovolenou nebo cestovní příkazy a každý pracovník si přímo z displeje stroje vytiskne vždy aktuální dokument v množství, které právě potřebuje. Také přímý tisk z USB pamětí nebo skenování na tuto paměť je zajímavou funkcí hlavně pro mobilní zaměstnance využívající kancelář jako občasnou základnu.

VIRTUALIZACE

Zní to zvláštně, ale i na něčem tak hmatatelném, jako je robustní multifunkce, funguje virtualizace. Díky několika osobním přihrádkám na výstupu může každý uživatel tisknout právě do té své podle libosti a nemusí se bát, že mu někdo jiný jeho výtisky sebere nebo zpřehází. Lze také využít ověřování uživatelů a nastavit tisk tak, aby se úlohy každého uživatele vytiskly až po jeho přihlášení – ať už heslem, bezdotykovou kartou nebo dokonce po přiložení prstu ke skeneru.

Společnosti v korporátním segmentu jsou si velmi dobře vědomy uvedených výhod a prakticky všechny větší firmy již přešly nebo přecházejí na tento konsolidovaný – chodbový tisk. A protože zde jde hlavně o úspory finanční a časové, začínají těchto výhod využívat i firmy SMB segmentu. Zkuste si odpovědět na jednoduché otázky jako třeba:

- Kolik v naší firmě utratíme měsíčně za tisk?
- Kolik je v naší firmě různých kopírovacích, tiskových a skenovacích zařízení?
- Odpovídá objem spotřebního materiálu tiskovým objemům?
- Jsou tiskárny v dobré kondici?

Zamyslete se, jestli náhodou vaše odpovědi nejsou minimálně z ekonomického úhlu pohledu znepokojující. Pokud ano, doporučujeme uvážit možnosti konsolidace.

U firem SMB sektoru je navíc poměrně častým jevem, že pro své zaměstnance fungují jako levné kopírovací a tiskařské centrum. V celkovém součtu nákladů na tisk pak tyto položky mohou tvořit až 20 %. Spolu s nástroji pro správu, reportováním a především autentizací jednotlivých uživatelů postoupíte ještě o stupínek výše k dokonalé přehlednosti nad tiskovými zařízeními ve vlastní společnosti. Cesta k optimálnímu vytížení strojů je pak jen otázkou správného vyhodnocení statistik a případného přesunu zařízení nebo vzájemné výměny např. mezi odděleními společnosti.
   
Autor pracuje ve společnosti Konica Minolta.

Článek je z CIO Business World 7-8/2008.





Komentáře