Jak postupovat při vypisování veřejných zakázek pomocí e-aukcí

Elektronické aukce představují pro zadavatele veřejných zakázek praktický vyjednávací nástroj. Díky tomuto systému mohou snížit cenu zboží či služeb a dosáhnout tak výrazných úspor.

Jak postupovat při vypisování veřejných zakázek pomocí e-aukcí


Systém elektronických aukcí pomáhá ke zjednodušení celého procesu zadávání veřejných zakázek. Navíc přispívá k urychlení komunikace mezi zadavatelem a uchazeči o zakázku. E-tržiště nové generace nabízejí veřejným institucím možnost bezplatného využívání e-aukcí pro vypisování zakázek malého rozsahu. Na rozdíl od starých e-tržišť pak umožňují vypisování zakázek i v režimu zjednodušeného podlimitního řízení, které mohou dosáhnout hodnoty až 10 milionů korun.

Poslední novela zákona o veřejných zakázkách navíc od 1. ledna 2013 počítá s povinným používáním e-aukcí. Nová elektronická tržiště tak představují jeden z nástrojů, který zadavatelům umožní tuto povinnost splnit bez nutnosti pořizovat si vlastní aukční systémy.

Zadavatel je povinen zveřejnit výzvu

Celý proces začíná uveřejněním výzvy k podávání nabídek na elektronickém tržišti. Ta musí obsahovat všechny základní informace, jako je například název a identifikace veřejné zakázky, specifikace a rozsah požadovaného plnění či způsob zpracování aukčních hodnot. Elektronické aukce mohou probíhat v  otevřeném či uzavřeném řízení. V otevřeném řízení musí zadavatel oslovit minimálně 5 dodavatelů, kteří jsou schopni zajistit či poskytnout požadovaný předmět veřejné zakázky. Účast na aukci přitom musí umožnit všem dodavatelům, kteří jsou na e-tržišti registrováni. Pokud má zadavatel oprávnění vypsat aukci v uzavřeném řízení, stačí oslovit alespoň 3 dodavatele.

K otestování systému slouží cvičná aukční síň

Klíčovým okamžikem je otevření virtuální aukční síně. Jedná se o webovou stránku s unikátní internetovou adresou, na níž jsou zobrazovány všechny relevantní informace o průběhu aukce v reálném čase. „Aby aukce probíhala bez problémů, mohou si všichni její účastníci vyzkoušet fungování ve cvičné aukční síni,“ uvedl David Horký, ředitel elektronického tržiště Gemin.cz. „V cvičné aukční síni si účastníci mohou ověřit správnost nastavení technických prostředků. Uchazeči o veřejnou zakázku si také vyzkouší zadávání nových hodnot svých nabídek,“ dodal Horký.

Podávání nabídek začíná po zahájení aukčního kola

Po otestování bezproblémového fungování e-aukce se účastníci přesunou do ostré aukční síně. Od tohoto okamžiku mohou uchazeči o zakázku začít podávat své nabídky. Termín zahájení ostré aukce určuje zadavatel a jemu také náleží právo kdykoliv před zahájením aukčního kola odložit termín začátku. Učinit tak může pouze v odůvodněných případech, jako jsou například závažné technické problémy. O případném posunutí začátku aukčního kola musí zadavatel včas informovat všechny účastníky aukce. Informaci zasílá jednoduše v rámci e-tržiště prostřednictvím oznámení do interních mailboxů účastníků, zpráva se účastníkům automaticky zobrazí přímo v prostoru aukční síně.

Zadavatel je povinen informovat uchazeče o průběhu aukce

Samotná aukce probíhá v jednom nebo více kolech, ve kterých uchazeči o zakázku podávají své nabídky. V průběhu aukce musí zadavatel povinně informovat uchazeče o všech důležitých okolnostech. Navíc jsou uchazeči oprávněni klást zadavateli dotazy prostřednictvím online diskuse. Zadavatelova odpověď na dotaz se vždy zobrazí všem uchazečům ve stejném časovém okamžiku, aby žádný z nich nemohl být zvýhodněn. Zadavatel má právo v odůvodněných případech aukci přerušit, nebo také úplně zrušit. A to zejména v případě porušení mlčenlivosti či důvěrnosti informací. Pokud některý z dodavatelů během aukce poruší pravidla, může ho zadavatel z aukce úplně vyloučit.

Aukce končí uzavřením aukční síně

Aukce končí ukončením posledního aukčního kola a uzavřením aukční síně. Aukční kolo je ukončeno po uplynutí předem nastavené lhůty, případně neobdrží-li zadavatel po určitou dobu žádné nové nabídky. Po ukončení posledního kola jsou zpracovány všechny hodnoty, které byly včas odeslány do systému. „Po uzavření aukce systém označí nejvhodnější nabídku, která nejlépe odpovídá předem stanoveným kritériím,“ vysvětlil David Horký. „Díky silnému konkurenčnímu prostředí na aukci je obvykle nabídka pro zadavatele výrazně výhodnější, než kdyby poptával dodavatele zakázky jiným způsobem,“ doplnil Horký.


Úvodní foto: © Frog 974 - Fotolia.com




Komentáře