CIO vs. CFO – dej ruce pryč od mé tiskárny

Do firem vstoupil před dvěma lety strašák krize, a i když společnosti zhusta vyhlašovaly úplně nejvíc nejlepší ekonomické výsledky za deset let, vezou se na vlně úspor i dnes.

CIO vs. CFO – dej ruce pryč od mé tiskárny


Jde o vcelku nepěkný trend, kdy řada CFO dostala firmy do fáze stagnace, protože na cokoliv „nového“ nejsou peníze. Místo investic se ušetřené prostředky „prožraly“ na dividendách a oblbování kapitálového trhu. V recesi jsou pak prvními, kdo ve firemní infrastruktuře jde pod sekyru, IT oddělení. CFO je většinou nemá rád, protože jim nerozumí, dělají z něj blbce a jenom spotřebovávají prostředky. A kéž by to byl skutečně jenom archetypální pohled, ale uplynulé dva roky ukázaly, že soužití CFO a CIO není stále žádná idylka.

Není tak snad pro IT nic nebezpečnějšího než CFO s vyplašenkou (z pohledu CFO honební lístek), který dostal za úkol snížit náklady. Jak vyplývá z několika průzkumů i našich dotazů, CFO se samozřejmě zaměřili na oblast tisku. Každý CFO ví, že tam prostě nemůže šlápnout vedle, protože tisk je neekologický, drahý, zbytečný a stejně většinu nákladů způsobují zaměstnanci tiskem soukromých dokumentů. Alespoň to přece píšou na internetu na ekologickém blogu.

A vzpomene si na došlý e-mail. Ano, byla tam větička ve smyslu, že tento e-mail by si adresát neměl tisknout, protože tak zachrání strom, či něco podobného. V jedné finanční instituci to CFO dovedl do krajnosti – zakázal tisk těl všech e-mailů a donutil se schválením CEO, aby CIO v print managementu tuto operaci zakázal. Jak se ukázalo, banka měla interně nastaveny procesy počítající s tím, že komunikace s klientem přes e-mail je součástí některých dokumentací. Vykopírování textu v těchto případech a další následné kroky (samozřejmě stále včetně tisku) stály co do kalkulace času daleko více než předtím veškeré náklady na tisk.

Korporátní prostředí je samozřejmě ideální z hlediska centralizace tisku, výskyt „chodbových tiskáren“ je zde samozřejmostí a i zaměstnanci si zvykli na to, že tiskárna je o trochu dál. Navíc se zabezpečením tisku a vyhrazeným prostorem úložiště se už tolik neobávají, že jejich papíry se někde budou válet a bude k nim moci každý. Nicméně „krizový audit“ i zde najde zřetelně nevyužívané kapacity a plýtvání. Vývojáři jednoho z kontraktorů DARPA tak najednou zjistili, že jejich „velký stroj byl přesunut ve prospěch lidnatějšího oddělení a oni by tak museli na jiné patro. Navíc z důvodů bezpečnosti nesměly výstupy opustit bezpečnostní prostor. Vzhledem k tomu, že jejich pracoviště mají z tohoto důvodu i lokální tiskárny, začali hojně využívat právě ty. Nijak nepřekvapí, že vzrostla cena za vytištěnou stránku. Jejich oddělení totiž mělo ve skutečnosti přibližně osmkrát vyšší počet vytištěných stran na zaměstnance než zbytek firmy. Ukázalo se, že řada z nich si tiskne vědecké statě a publikace, místo aby je četla na monitorech. To se jim samozřejmě nikdo neodvážil zatrhnout. Místo toho se nakoupila nová tiskárna. Ke cti nutno říci, že nasazení tiskárny na jiné oddělení úspory vykázalo.

To jsou samozřejmě drobnosti, ale ukazují i v dnešní době na stále váznoucí komunikaci i v případě c-level managementu a často nedostatečné analýzy současných provozů a způsobů práce. Řada zásahů je počítána na celopodnikový průměr a počet zaměstnanců, přičemž by se v těchto případech mělo spíše pracovat s extrémními hodnotami.

Problémem je i z celosvětového hlediska systém zaběhnutých dodavatelů. I když to tak nevypadá, protože každý asi najdeme ve svém okolí příklad, kde řešili ceny tisku. Stagnace se totiž dotýká cenotvorby. Většina manažerů zodpovědných za tisk, pokud jsou externí, neřeší otázku cen pro jednotlivé úlohy. V podstatě se jim není co divit – systém odměňování za prokázané úspory vzal v čase krize za své a jaksi se bere za samozřejmé, že člověk odvede něco navíc. Zaměstnanci jsou však na „povídačky“ o krizi již zvyklí a panice už nikdo dávno – kromě CFO – nepropadá. Nicméně i zde je možnost k úsporám. Podle společnosti InnerWorkings, která pracuje s databází více než 8 000 tiskáren, dokážou nabídnout v případě firem v rámci Fortune 2000 s vnějšími (outsourcingovými) tiskovými náklady nad 1 milion dolarů úsporu cca 10–15?% v přímých a 5–10?% ve mzdových nákladech. V našem prostředí je to samozřejmě těžší vzhledem k velikosti trhu, ale v řadě případů stojí za to zkusit pro některé úlohy využít přímo služby tiskáren, které v těchto časech rovněž nemají na růžích ustláno. A samozřejmě přehodnotit samotné kontrakty – nebylo by to poprvé ani naposledy, co se objeví „kamarádské kšeftíky“.

Častou chybou CFO je i to, že prostě nechtějí slyšet. Opakujícím se příkladem z řady společností řešících tisk in-house je okamžité snížení nákladů u tisku změnou používaného papíru. Obvykle tento bod probíhá tak, že se někde navrhne změna dodavatele papíru – ne daleko od způsobu jako v jedné stupidní televizní reklamě, kde se ředitel ptá v kuchyňce, proč ještě nemají určité bankovní konto. Aby CFO ukázal, že se tím jeho oddělení skutečně zabývalo, vytáhne na nejbližší poradě porovnání cen několika dodavatelů, z nichž vyplývá, že ten současný je nejdražší (o tom, že existují i dražší, však šalamounsky pomlčí). CIO obvykle poté, co se probere z toho, co to zas na něj hodili, samozřejmě ví, že ten papír již někdy zkoušel, trhal se, muchlal nebo nevyhovuje poréznost apod. Po chvilce odporu je však přemožen většinou, že šetřit se musí, a tak by se to alespoň mělo vyzkoušet. Při nejhorším se přece můžeme vrátit k původnímu. A tak po 14 dnech, kdy si půlka tiskáren prošla sérií zaseknutí, aspoň jedna zapékací jednotka vzala za své, je akce odtroubena. Ale CFO byl iniciativní – „vidíš Karle, Jarda pořád přichází s novými nápady“ – a nyní je na „konzervativním“ CIO, aby CFO nezabil a rychle vše dal do pořádku.

Zlatým hřebem, často do rakve tisku ve firmě, je nápad přejít na „hrr outsourcing“. Na outsourcing, i když již není Svatým grálem, stále řada lidí slyší. Problémem zde je nejenom samotný přechod spojený často s výměnou používaných strojů, ale samotná cena. Menší a levnější (často lokální) společnosti nabízející outsourcing v krizi čelily tlaku velkých nabídkou na hranici rentability a často s nulovou marží, jen aby se udržely na trhu. Pro ty je pak jakýkoliv další výkyv nebezpečím pro jejich samotnou existenci a řada z nich samozřejmě později konkurenční tlak nevydržela. S tím ale nevydržela ani politika outsourcingu v dané firmě, která byla najednou bez smluvního partnera. Výsledek snahy o šetření – nulový, infrastruktura tisku závislá na externím řešení a bývalý zaměstnanec vlastního IT na straně současného dodavatele.

Ve skutečnosti jsou CFO většinou moudří lidé, ale některé zásahy jim neslouží zrovna ke cti. Jenom jsme se na ně podívali tentokrát s trochou nadsázky, majíce na paměti zlaté heslo korporátní kultury KSIZ (kryj si záda). Oni to totiž často tak ani nemyslí, ale výsledná škoda padne vždycky na „chudáky“ z IT oddělení.


Úvodní foto: © Mushy - Fotolia.com

Vyšlo v CIO Business World 9/2011
Časopis lze koupit se slevou 20 %





Komentáře