Firemní tisk – šetrně, efektivně, bezpečně a hlavně za kolik?

Zcela jistě v této dekádě, ale pravděpodobně ani v tomto století, se nedostaneme tak daleko, abychom označili firemní tisk za nepotřebný, zastaralý a kdy bychom ho mohli odepsat jako anachronismus.

Firemní tisk – šetrně, efektivně, bezpečně a hlavně za kolik?


Otázkou je, dopracujeme-li se na takovou úroveň vůbec. I přes velký pokrok totiž stále platí, že z papíru se čte lépe než z libovolně kvalitního displeje a vytvořit ruční poznámky k předtištěným dokumentům je stále ještě rychlejší a jednodušší než kterákoli dostupná aplikace pro osobní počítače nebo smartphony. A i přes pokračující elektronizaci dokumentů existuje ve společnosti stále ještě silně zakořeněný názor, že „papír má svou váhu“.

Problémů spojených s firemním tiskem přitom existuje hned několik. Ekonomická situace tlačí všechny společnosti bez rozdílu k úsporám a právě firemní tisk je jedním z míst, jež mohou skýtat nevyužitý potenciál k jejich nalezení. Zřejmě se shodneme na tvrzení, že netisknout v současné době nelze. Podívejme se tedy na dostupné možnosti optimalizace tiskové infrastruktury podniku k nalezení úspor při zachování současného rozsahu tisku. Ne všechny nabízené varianty jsou vhodné a výhodné pro každý podnik a je pouze na managementu, aby zvolil správnou možnost.

IT infrastruktura

Z pohledu ryze hardwarového bývá často problémem různorodost značek používaných přístrojů, počítačů, skenerů, tiskáren a dalších zařízení. Motivy pro pořizování IT infrastruktury od více výrobců bývají různé, většinou však finanční. Ekonomická situace nutí podniky prodlužovat životnost již tak přesluhující IT infrastruktury a nakupovat nové přístroje postupně a za co nejvýhodnějších podmínek.

Otázkou je, zdali pořízením například tiskárny výrobce, který nabízí požadovaný produkt za aktuálně výhodných podmínek, dosáhneme finanční úspory nebo se toto rozhodnutí po čase projeví zvýšenými náklady na provoz a údržbu. Dnes již mnoho výrobců nabízí komplexní nabídku IT infrastruktury, která by teoreticky mohla počátečními náklady převyšovat variantu nákupu hardwaru různých výrobců, na druhou stranu však přináší požadované nemalé úspory z hlediska servisu a provozních nákladů. Je třeba mít na zřeteli, že náklady na pořízení platíme jen jednou a poté již přístroj někde stojí, zatímco za jeho provoz a servis budeme platit po celou dobu jeho životnosti.

Přístup a zabezpečení

Další problém představuje fakt, že nezanedbatelná část nákladů spojená s tiskem bývá „uměle vytvářena“ zaměstnanci, potažmo tiskem nefiremních dokumentů osobního charakteru. Jakým způsobem lze řešit tento druh neřesti? Jednou z možností je využití čipových karet, případně jiných identifikátorů k tiskárnám. Toto řešení výrazně snižuje pravděpodobnost zneužití neautorizovaným personálem. Pro skutečně efektivní využití takové varianty je důležité spojit prvky přístupu s ukládáním historie tisku dokumentů a nastavením osobních limitů.

Otázka bezpečnosti se týká také samotných dat, která různými metodami putují k tiskárně. Nesmíme zapomínat, že tiskárny a jiná multifunkční zařízení dnes již zhusta obsahují pevné disky, paměti RAM, moduly pro bezdrátový přenos, a stávají se tak počítači svého druhu. Ochrana osobních dat či citlivých materiálů je zde rozhodně na místě – jako řešení jsou k dispozici například různé metody šifrování.

Cloud a nové technologie

V souvislosti s rozšiřováním portfolia služeb poskytovatelů cloudu (úschova dat, převádění aplikací a databází do cloudu) se nabízí také tisk materiálů a dokumentů prostřednictvím této relativně mladé služby, která si postupem času získává stále větší popularitu a mnozí v ní dokonce spatřují všeobjímající nástroj IT v podnicích blízké budoucnosti. Aby se cloud computing mohl stát také jedním z hlavních poskytovatelů služeb tisku, měl by vycházet z následujících předpokladů.

Platby za využití služby by neměly být paušální, ale měly by skutečně odpovídat počtu vytištěných dokumentů. Firma tak ušetří zdroje v době, kdy nepotřebuje tisknout tolik jako v jiných obdobích, např. během špičky fakturační periody. Za druhé je to podmínka, aby veškeré řízení, servis a hlavně vlastnictví tiskové infrastruktury bylo plně v držení poskytovatele. Vzniká tak možnost firem tisknout podle potřeby v náhledové kvalitě či high end nebo produkčním tisku bez nutnosti investovat do speciálního tiskového zařízení. Příkladem takové služby je HubCast, která nabízí tiskové služby s doručením do kterékoli zvolené lokace.

Bezdrátový tisk je dnes již téměř samozřejmostí. Přes nesporné výhody s sebou přináší také různá úskalí. Při použití desktopů nebo laptopů není problém – stačí mít nainstalovanou dostupnou bezdrátovou tiskárnu, vyskytovat se v dosahu sítě a tisknout. Mnohá dnes stále rozšířenější kapesní zařízení, smartphony a podobně ovšem mnohdy nejsou k přímému či bezdrátovému tisku přizpůsobena. Problém tkví jak v ovladačích, tak v různých operačních systémech, na jejichž platformách tyto přístroje fungují.

Jak ovšem řešit situaci v případě, že tisknout z mobilního zařízení potřebuje osoba, která ve firmě nepracuje nebo nemá k tiskové infrastruktuře trvale přístup? Udělení přístupu k zabezpečené místní síti by bylo zřejmě nevhodné. Řešení se nabízí ve využití protokolů podobným těm pro web nebo e-mail, mohou sloužit jako brána k tisku. Mobilní podnikový tisk vyvíjí například společnost Xerox ve spolupráci s Procter & Gamble. Celá záležitost spočívá v odeslání požadovaného dokumentu na adresu spojenou s tiskovými službami podniku. Automatizovaný systém tyto dokumenty otevírá a připravuje k tisku.

Důležité je také vybrat správnou tiskárnu pro zvolený druh dokumentu. Automatickým tiskem může dojít k nechtěným operacím a zbytečnému plýtvání toneru a papíru. Se zajímavým řešením přišel opět Xerox. Po odeslání dokumentu na vybranou tiskárnu je zapotřebí autorizace pověřené osoby, a to namačkáním kódu nebo přiložením identifikační karty přímo na tiskárně, až poté dojde k tisku dokumentu. Otázkou ovšem je, zdali toto řešení vyhovuje také z časového hlediska.

Zelený tisk

Řeč není samozřejmě o tisku barevném, ale o ekologicky šetrné metodě tisknutí. Celosvětový zelený boom doputoval i do těchto končin a i zde je třeba dávat si pozor, které firmy a jaké postupy skutečně odpovídají ekologicky šetrným zásadám a které jsou pouhým marketingovým „greenbrainwashingem“. Při výběru prodejce či poskytovatele technologií šetrného tisku je nutné sledovat různé faktory.

Příznivci „zeleného“ IT v této souvislosti radí, abyste si všímali například toho, jaký druh tonerových kazet dodavatel používá. Z jakého se vyrábějí materiálu, z kolika procent jsou recyklovatelné apod. Je-li při výměně náplně tiskárny zapotřebí provést také výměnu další části, vznikne podle „zelených“ další nadbytečný a těžko recyklovatelný odpad, nehledě na zvýšené finanční náklady, které mohou být s touto variantou spojené. Výběr dodavatele tiskové infrastruktury, který nabízí tiskárny umožňující oboustranný tisk, funkci stand by a oddělené tonerové kazety nebo třeba certifikaci ISO 14001 se může stát rozhodnutím, které nejen že přispívá k úsporám finančních prostředků, ale zároveň umožní vaší organizaci komunikovat směrem ke svým stakeholderům zaručeně důležité zprávy o minimální uhlíkové stopě.

Managed print services

Poskytovatelé služeb nazývaných jako managed print services představují zajímavou alternativu pro organizace, které se chtějí starat pouze o vytištěné výstupy na papíře a požadují, aby dodavatel obstaral vše ostatní – výměnu a recyklaci spotřebovaných tonerů, servis tiskárny nebo kopírovacího stroje a jejich výměnu po ukončení funkčního období.

Neméně důležité je, aby takový prodejce nabídl v případě zájmu o komplexní služby odpovídající sestavu tiskové infrastruktury a její optimální rozmístění a nastavení. Správným rozmístěním tiskáren, skenerů a kopírek lze dosáhnout nemalých finančních úspor oproti případu, kdy by se vedení firmy rozhodlo na všechna stanoviště nákladně pořídit multifunkční zařízení. Stále se vyskytuje příliš mnoho případů podniků vybavených nejmodernější technikou, která sice zastane požadovanou práci, ale jejíž plný potenciál zůstává z velké části nevyužit.





Komentáře