Firmy nevědí, co a jak tisknou

Velmi často se stává, že organizace nemají vůbec přehled o svých tiskových úlohách, vytížení jednotlivých zařízení, poměrech objemů barevných a černobílých tisků.

Firmy nevědí, co a jak tisknou


Mezi problémy, s nimiž se dodavatel při kontaktu se zákazníkem nejčastěji potýká, patří:

  • neuspořádanost vlastního tiskového prostředí a rozmístění jednotlivých zařízení,
  • neznalost skutečných kritických míst v tiskovém prostředí,
  • neznalost objemu tisku,
  • neznalost poměru černobílého a barevného tisku a kopírování,
  • vysoký objem nepotřebného barevného tisku,
  • nadhodnocované předpokládané potřeby tisku formátu A3.

    V takových případech je nutná nejdříve důkladná analýza tiskového prostředí dané společnosti, která zahrnuje:
  • mapování tiskových zařízení,
  • kategorizaci tiskových úloh (barevnost, formáty),
  • detekci kritických míst,
  • detekci potřeb barevného tisku,
  • optimalizaci tiskového prostředí.


Pak již může přijít ke slovu samotná implementace outsourcingu tiskových služeb. Doba implementace je odvislá od současného stavu a počtu tiskových zařízení, požadavků na hloubku prováděné analýzy a jejích výsledků. Obecně však platí, čím podrobnější a přesnější je analýza existujícího tiskového prostředí, tím bude následná implementace nového tiskového prostředí jednoduší a kratší.

Outsourcing pro tisíce zaměstnanců

Velké či nadnárodní společnosti často mají tiskovou infrastrukturu zahrnující směs tiskáren a kopírek různých formátů výrobců i technologií, kde tiskárny a malé kopírky jsou ve vlastnictví zákazníka a velké kopírky představují směs přímého vlastnictví a pronájmu za stránku. Pro IT oddělení je pochopitelně hlavním úkolem snížení nákladů na tisk a kopírování. To ale nebývá vzhledem k často heterogennímu prostředí firemních aplikací (UNIX, Windows, DOS) vůbec snadné.

Prvními fázemi projektu by měly být nutná analýza a návrh na použití velkých síťových multifunkčních zařízení, která poskytují kromě tisku, kopírování, skenování také digitalizaci papírových dokumentů a rozesílání e-mailem. Nové technologie navíc umožňují rozúčtovávání tisků a kopií podle uživatelů, což vede k větší kontrole tiskových úloh a přináší téměř okamžité úspory v nákladech snížením počtu tisků. Například společnost Visteon-Autopal z Nového Jičína takto od roku 2000 využívala šestnáct multifunkčních tiskáren HP Mopier 240, na nichž se od té doby vytisklo více než 18 milionů stran. Po zhodnocení variant pořízení nových zařízení padlo rozhodnutí využít možností outsourcingu a implementovat tisk kancelářských dokumentů i dokumentace k výrobkům jako službu.

Přirozený růst počtu tiskáren

Předností zavedení outsourcingu tisku je hned několik. Veškeré služby jsou zajišťovány externí organizací, která kromě implementace zabezpečuje také rychlý servis a dodávky spotřebního materiálu. Tisk, ale i skenování a kopírování dokumentů jsou pak pojímány jako služby, které pro uživatele končí zadáním odpovídajícího tiskového příkazu. Odpadá počáteční investice do řešení a náklady se odvíjejí pouze od počtu vytištěných či zpracovaných stránek.

V rámci outsourcingu tisku je pochopitelně třeba zákazníkovi umožnit přirozený přírůstek počtu tiskových zařízení i nepatrné korekce v nastavení služby. V průběhu outsourcingových služeb také často dochází ke jednocení tiskové báze na vybrané modelové řady jednoho výrobce. Tím lze docílit jednotného ovládání pro uživatele a hlavně zjednodušení logistiky a dodávek spotřebního materiálu.

V rámci outsourcingu mohou být poskytovány služby pro tisk, kopírování, skenování a poskytování zařízení pro výše uvedené potřeby včetně služeb servisu a případné výměny zařízení včetně dodávek spotřebního materiálu (ty ale například nemusí zahrnovat dodávky papíru).

Náklady pod kontrolou

Součástí outsourcingu tisku by též mělo být nasazení řešení pro sledování tisku a tiskových zařízení, které umožňuje přidělit a obhospodařovat tisková práva jednotlivých uživatelů a také sledovat, kdo, jaké dokumenty a na jakých tiskárnách tiskne. Každému uživateli jsou přidělena přístupová práva, která mu nejen vymezují způsob tisku, jenž má povolen, tedy například pouze černobílý nebo i barevný, ale také vymezuje tiskárny, na nichž může tiskové úlohy realizovat. Software navíc umožňuje přesměrovat tisk na jinou z tiskáren, je-li jemu nejbližší přidělená tiskárna obsazena.

Pro vlastní spuštění tisku na určité tiskárně se uživatel musí autorizovat. Autorizace probíhá díky terminálům připojeným k tiskárnám, které jsou schopny identifikovat uživatele prostřednictvím zaměstnanecké karty, jíž je každý pracovník vybaven pro vstup do objektu a další činnosti.

Implementace s omezením

Nasazení outsourcingu tisku je u menších společností vždy jednodušší než u nadnárodních gigantů. Velké korporace mají své zaběhnuté standardy, které bohužel často omezují možnosti nasazení nových technologií. S neustálým prohlubováním spolupráce se ale daří i tato omezení částečně odbourávat, zejména pak v oblasti FollowMe Printingu.

Stejně tak se během implementace často přijde na potřebu tisku z nejrůznějších externích systémů, k nimž neexistuje žádná dokumentace, a přitom je jasný požadavek na začlenění těchto systémů do centrální správy tisku za účelem monitoringu nákladů tisku z těchto systémů. Outsourcing tisku je prostě třeba chápat jako živý organismus, který neustále mění a aktualizuje své potřeby.

Autor působí jako technický konzultant ve společnosti Xanadu.


Úvodní foto: Janus

Vyšlo v CIO Business World 4/2012
Časopis lze koupit se slevou 20 %





Komentáře