Inteligentní dokumenty

Inteligentní dokumenty, inteligentní formuláře, elektronické formuláře, interaktivní dokumenty – možných označení nástrojů pro nahrazování oběhu papírových dokumentů nebo dokumentů vytvořených v kancelářských programech je celá řada.

Inteligentní dokumenty


Ve všech případech se jedná o strukturovaný dokument, který uživatele provází vyplněním a jehož vytvořením vzniká datová věta, se kterou je možné dále pracovat. Klíčovou funkcí je podpora elektronického podpisu tak, aby bylo prokazatelné, kdo dokument schválil, a aby bylo možné zaznamenat schválení na více úrovních.

V současnosti jsme svědky dramatického nárůstu počtu jejich nasazení a je téměř jisté, že se v dohledné době stanou stejně běžnou součástí firemní informatiky jako podnikové informační systémy nebo kancelářský software. Poměr hodnota versus cena a obtížnost nasazení je u formulářových řešení nesrovnatelně lepší než u tradičních informačních systémů.

Zákon o eGovernmentu, který vstoupí v platnost v polovině letošního roku, dále rozšíří možnosti využití elektronických dokumentů. A podstatnou roli hraje i to, že přímo v České republice je dnes řada úspěšných nasazení inteligentních formulářů v podnicích a úřadech všech velikostí. Existují tedy konkrétní zkušenosti a ověřené postupy, takže ti, kdo se dnes do podobných projektů pouštějí, to budou mít o něco snazší.

Inteligentní formuláře jsou nasazovány v podstatě všude, kde je opakovaně vytvářen nějaký dokument s pevnou strukturou a tento dokument prochází „schvalovacím kolečkem“, ať už se jedná o žádanky, hlášení, výkazy, objednávky či jakékoliv jiné papíry, prostě všude, kde není z různých důvodů praktické proces pokrýt rozšířením informačního systému. Avšak z interaktivních dokumentů i z rozhovorů s těmi, kdo se na takový krok připravují (našimi semináři o nahrazování papírových dokumentů již prošli představitelé asi stovky podniků), je zřejmé, že některé oblasti jsou považovány za obzvláště naléhavé.

 

Daňové doklady

Otázce předávání faktur se Business World věnoval už v prosincovém čísle. Role formulářových rozhraní spočívá zpravidla v tom, že přebírají data z podnikového informačního systému, vytvářejí elektronické faktury a odesílají je – zatím jako PDF soubory chráněné digitálním podpisem. Až na to budou zákazníci připraveni, bude rozhraní odesílat jednotlivým organizacím různé formáty – PDF i datové věty. A pak je tu vytváření reportů o různých skupinách vydaných faktur, vyhledávání v archivech a další obtížné administrativní činnosti. To je možné řešit kancelářským softwarem a desítkami pracovních hodin zaměstnanců, nebo inteligentními formuláři a automatizací. V některých organizacích už tak fungují – z největších instalací poslední doby jmenujme třeba OP Prostějov.

Fakturace má ovšem dvě strany. Přijetí a schválení daňového dokladu zabere zpravidla podstatně více pracovního času než jeho vydání. Navíc, i ve firmách vybavených výkon¬nými ERP systémy dosud putují papíry mezi stoly (nebo wordovské dokumenty mezi e-maily). Nasazení inteligentních formulářů znamená, že funkci „košilky“ hraje strukturovaný elektronický dokument, do nějž jsou vyplněny základní informace o faktuře, dodavateli, nákladovém středisku a další údaje – vyplňování může být v mnoha případech automatizováno. Do tohoto formuláře je jako příloha vložena vlastní faktura, ať už jako datová věta, PDF či sken papírového dokladu. Všechny formy příchozích dokumentů jsou tak sjednoceny, schvalování dokumentu je realizováno elektronickými podpisy a automaticky řízeným oběhem přes všechny úrovně schvalování až do účtárny a přenos dat do ERP. Párování s objednávkami, přenos dat do tabulek sledování rozpočtu a vytváření všech výkazů se děje automaticky. Nic se neztratí, na nic se nezapomene a ušetří se spousta pracovního času. Jindy organizace vystaví na své internetové stránce interaktivní formulář a své dodavatele požádá, aby vytvářeli faktury pomocí tohoto formuláře. Eliminují se problémy s chybami a data jsou automaticky přenášena do schvalovacího formuláře.

 

Obchodní nabídky

Sada inteligentních formulářů automatizuje vytváření obchodní nabídky, včetně přenosu dat z dalších zdrojů, jako jsou ceníky, seznamy zákazníků apod. Automaticky jsou vytvářeny i interaktivní formuláře pro další účastníky procesu – ať už se jedná o subdodavatele nebo o kolegy z jiných dílen nebo divizí. Tím je prakticky odstraněna nejvíce frustrující část práce, kdy obchodník nebo manažer nabídky žádá podklady od dalších útvarů, často je dostává v nevyhovující podobě, musí žádat o doplnění apod. Zároveň je jistota, že všechny kalkulace jsou provedeny správně a že nabídka splňuje všechna firemní pravidla. Inteligentní formulář prostě nepovolí provést chybný krok. Díky tomu je pak i schvalování nabídky rychlejší a hladší (probíhá pochopitelně elektronicky). Obchodníkům přináší využití inteligentního formuláře 602XML radikální zjednodušení práce – odpadají noci strávené nad grafickou úpravou, dohledáváním aktuální verze firemního profilu nebo třeba kopie výpisu z obchodního rejstříku. A podstatné je i zkrácení doby od získání poptávky do předání nabídky zákazníkovi. Jakmile je dokument jednou vytvořen, všechny další vznikají automaticky – návrh kontraktu, podklady pro fakturaci, zadání pro výrobu, úvodní projektová dokumentace apod.

 

Kontrakty

Využití inteligentních formulářů zpravidla vypadá tak, že odpovědný pracovník otevře formulář se vzorem smlouvy, vyplní­ údaje o zákazníkovi a kontraktu (případně provede import z CRM nebo nabídky), uzavře a pošle do elektronického „schvalovacího kolečka“. Klíčový rozdíl proti tiskopisům a vzorům v kancelářských programech je ovšem v tom, že inteligentní formulář¬ hlídá správnost kalkulací i dodržení všech pravidel vyžadovaných managementem a firemními právníky. Návrh smlouvy nemůže být vytvořen, dokud vše není úplné a správné. To se pak projeví i na rychlosti schvalování, což je zvláště markantní tam, kde schvalovací kolečko probíhá přes několik poboček a dokument by tedy měl cestovat mezi lokalitami. Pokud chcete vidět, jak skvěle to může fungovat v praxi, zajděte do cestovní kanceláře Blue Style, kde od podzimu loňského roku takto schvalují smlouvy s hotely v pěti zemích.

 

Cestovní příkazy, personální a mzdová agenda

Mnoho organizací s nasazováním inteligentních formulářů začíná právě v této oblasti prostě proto, že asi není zaměstnance, kterého by vypisování všemožných žádanek a výkazů neobtěžovalo – ať už se jedná o relativně jednoduchou žádost o dovolenou, nebo naopak o komplikované vyúčtování služební cesty do zahraničí s kalkulací náhrad. Nasazení inteligentních dokumentů může mít v takové situaci různou podobu – od „pouhé“ pomoci s vyplněním, díky níž dostává účtárna kvalitnější podklady, až po úplnou automatizaci. Formuláře přebírají číselníky z jiných aplikací, oběh dokumentu řídí systém, který řeší i otázky zastupování a hlídá dodržení termínů pro vyřízení jednotlivých záležitostí až po přenos dat do podnikového informačního systému. Podstatnou výhodou je i centrální přehled o tom, kdo co již odevzdal a jak postupují schvalovací procesy.

 

Řízení procesů

Mnoho podniků nasazuje inteligentní formuláře s cílem zabezpečit, že procesy budou skutečně probíhat tak, jak mají, a že o nich bude udržován centrální přehled. Někdy v rámci zavedení ISO nebo jiného systému řízení kvality, jindy jde o splnění požadavku auditorů na průkaznost schvalování poskytovaných slev nebo třeba o vyřizování stížností zákazníků nebo řízení servisních služeb. Nasazením inteligentních formulářů končí možnost vynechávat v dokumentech kolonky a přidělávat jiné, protože dokument by v takovém případě nepovolil odeslání. Centrálně řízený tok formulářů zase brání vynechat povinný schvalovací krok. Vedení firmy tak má jistotu, že není­ žádný rozdíl mezi formální definicí procesů a tím, jak reálně probíhají. Občas je tomu dokonce tak, že až nasazení elektronických formulářů vede ke zjištění, že ve formálně definovaných procesech je chyba. Teprve když zaměstnanci ztratí možnost tyto procesy obcházet, upozorní, že by se něco mělo dít jinak. Formulářové řešení zároveň umožňuje postupnou optimalizaci – když firma postupně zjišťuje, že některým procesům je možné dát efektivnější podobu, může vlastními silami provádět změny ve formulářích a jejich toku. Pokud se změna neosvědčí, není nic snadnějšího, než vše vrátit do původního stavu.

Dosavadní zkušenost také ukazuje, že pokrytí jednotlivých oblastí neprobíhá odděleně. Když podnik nasadí inteligentní dokumenty například pro pokrytí faktur, je téměř jisté, že dříve či později přijdou na řadu i cestovní příkazy nebo obchodní nabídky a kontrakty.

 

Autor je obchodním ředitelem firmy Software602





Komentáře