IT procurement: Nejhorší postupy

Řízení nákupu hardwaru, softwaru i služeb je komplexní záležitostí, ke které existuje řada neméně komplexních doporučení, jak ji činit co nejlépe. My jsme se na věc podívali z opačného hlediska, tedy co nedělat.

IT procurement: Nejhorší postupy


Nejnižší ceny a nejvyšší možná kvalita dodávek IT výrobků a služeb jsou zásadní pro dlouhodobý úspěch firmy působící na volném trhu. To je pro většinu našich čtenářů jasně srozumitelný fakt a často se k tématu nákupu informačních technologií publikují doporučení a postupy, jak dosáhnout co nejlepších výsledků. My se na to tentokrát podíváme naopak, tedy na praktiky či postupy, které nadělají více škody než užitku a které byste měli využívat v případě, že chcete získat pověst nespolehlivého partnera, a zvýšit si dlouhodobě náklady.

  • Podělte se s nabízejícími prodejci o cenové i necenové informace jejich konkurentů

Sdílejte nejen konkrétní ceny, ale hlavně způsoby, jak se k nim došlo, metodiku, díky níž jste dosáhli slevy, záruční a dodací podmínky, prostě buďte taková IT drbna. Dosáhnete možné v danou chvíli o něco lepší ceny, ale co nevidět s vámi nebudou chtít mít dodavatelé co do činění, a pokud ano, budou vám dávkovat informace po špetkách a ceny zahrnou patřičnou přirážkou za nedůvěryhodnost.

  • Burcujte dodavatele často a s patřičným nadšením

Cena se dojednává nyní, produkt se dodává zítra, respektive postupně, proč tedy naplno nevyužít závazků dodavatele a nekontaktovat ho kvůli každému problému? Důvodem, proč se snažit řešit sami alespoň drobnější potíže, je to, že při dojednávání dalšího kontraktu již bude dodavatel vědět o vašich specifických nárocích na podporu, takže se to projeví ve vyšší ceně.

  • Nuťte dodavatele platit za každou chybu

To souvisí s předchozím bodem a i tento postup se projeví v budoucí vyšší ceně. Je totiž rozhodně správné požadovat dodávku dojednaných služeb, nicméně pedantické vymáhání smluvních pokut a pokutiček za každý přehmat klade vysoké nároky nejen na protistranu, ale i na vaše vlastní IT a právní oddělení.

  • Používejte některé firmy jen pro orientační nabídky

Vypadá to lákavě – budete využívat některé společnosti jen proto, abyste získali orientační přehled a případně argumenty pro firmy, se kterými skutečně chcete udělat obchod (souvisí s prvním bodem). Když už od někoho berete cenové nabídky, měli byste to myslet vážně.

  • Nekomunikujte

Rozešlete požadavky na cenové i dodavatelské podmínky, ale nezdržujte se odpovídáním. To se děje častěji, než by se mohlo zdát, a vede to k tomu, že potom se firmy nenamáhají naopak odpovídat takovým „známým firmám“, popřípadě svou nabídku předloží jen velmi stručně a nemíní ji vážně.

  • Měňte požadavky a hodnotící kritéria

Pečlivě si předem rozmyslete, co vlastně chcete a jaká jsou konkrétní a měřitelná hodnotící kritéria, nechcete přece působit jako státní a veřejné instituce a jejich podvodná výběrová řízení. Když totiž budete měnit pravidla hry v jejím průběhu a používat nejasná hodnocení, tak vám dodavatelé připraví vyšší ceny – stejně jako v nabídkách pro stát.

  • Připravte výběrové řízení pro svého prince

Když máte dojem, že vašim požadavkům nejlépe vyhovuje jeden dodavatel, tak oslovte přímo jeho, než abyste zbytečně obtěžovali ostatní svým poptávkovým řízením a požadavky na komplexní nabídky. Vypadá to sice logicky, nicméně to se vždy neděje ve velkých společnostech, kde interní pravidla vyžadují formalizovaná výběrová řízení. Chvályhodný záměr se tak změní ve spoustu byrokracie navíc pro vás, výsledného dodavatele i jeho konkurenty, kteří se vlastně snaží zbytečně. Horší situace je, když někdo uvnitř společnosti připraví záměrně řízení tak, aby zvítězila firma jeho příbuzného či kamaráda, nicméně to už je záležitost vysloveně trestná.

V našem prostředí naneštěstí nahrává uvedeným způsobům i jim podobným tradiční „česká vychytralost“, tedy používání různých, když ne přímo nelegálních, tak na hraně zákona stojících, morálně odsouzeníhodných praktik k vlastnímu krátkodobému obohacení. Naštěstí i v tomto směru se podnikatelská morálka posouvá k lepšímu a čím dál častěji jsou místo oceňování takového chytráctví podobné postupy odsuzovány.





Komentáře