Virtuální setkání šetří peníze, čas i nervy

Rostoucí podíl pracovníků na cestách, zvyšující se počet firem umožňujících práci doma i jasná snaha ušetřit cestovní náklady a zvýšit efektivitu odbouráním promarněných hodin na cestě z pobočky na pobočku...

Virtuální setkání  šetří peníze,  čas i nervy


...to vše v současné době jasně hovoří ve prospěch tele- a videokonferencí v kombinaci se softwarem pro týmovou práci.

Úspěšné zavedení videokonferencí jako rutinního nástroje ovšem není zas až tak jednoduché. A nejde tentokrát o technickou stránku věci, ale o klasický strašák, který se jmenuje lidský faktor. Zaměstnanci velkých společností, které zavedly vysoce sofistikovaná zařízení v podobě specializovaných konferenčních místností, jež umožňují přenos ve vysokém rozlišení na stěny několikametrových rozměrů. Své partnery vidíte v životní velikosti (jako je například Cisco TelePresence nebo Polycom ATX), a i když účastníci konferencí uvádějí, že pocit z takovéto výměny informací je vynikající, protože můžete u řečníka vnímat i samotnou mimiku a řeč těla, je zde stále podvě­domě přetrvávající pocit „povinné porady“, protože vytíženost těchto místností je značná a většinou se musejí v rámci společnosti „bookovat“.

Paradoxně v tom, jak zaměstnanec přijme sofistikovaná řešení pro týmovou spolupráci a videokonference, hraje významnou roli software určený pro osobní potřebu. Míra akceptace „firemních“ nástrojů a efektivita jejich využití a nasazení je větší ve společnostech, které svým zaměstnancům zcela nezakázaly programy, jako ICQ, Skype, Windows Live Messenger, Google Talk apod. Což jsou mimochodem v našich podmínkách SOHO a SMB firem první nástroje, které se volí v případě možností práce z domova, propojení malých poboček a podobně. Ty totiž pomáhají odstranit u zaměstnanců určitý psychický blok spojený s absencí fyzických setkání se spolupracovníky, kde stále přetrvává dojem, že po „telefonu a internetu“ přece nelze sdělit vše a hlavně vyjádřit to důležité – kdy ovšem často nikdo nedokáže vyjádřit, co je to hlavní, důležité, protože má prostě jenom takový pocit. Zaměstnanci, kteří tak již dříve používali některé programy pro jednotlivce, jsou totiž již smíření s „fyzickou“ absencí druhé strany a navíc zavedení profesionálnějších zařízení spíše i vítají, protože s nimi dostanou další nástroje, které jejich osobní program nemá.

Pokud se rozhodujete zavést nebo vylepšit videokonference ve firmě, musíte mít na paměti spíše než technický výkon jednotlivých zařízení sociální hledisko a způsob práce jednotlivých zaměstnanců. Teleprezenční místnosti jsou nákladná, ale výkonná řešení, na druhou stranu výzkumnému týmu složenému z postav seriálu Big Bang Theory budou spíše vyhovovat osobní řešení jako Tandberg Movi. Navíc na rozdíl od vyspělých ekonomik probíhá podle Eduarda Lorence ze společnosti Data Dimension na našem trhu implementace videokonferencí na všech úrovní pak většinou v rámci přechodu firem na IP telefonii nebo při projektech zavádění jednotné komunikace, než aby se k nim přistupovalo jako k samostatným projektům.

To samozřejmě vyhovuje oddělením spravujícím informační technologie, a i když se vnímání „chlapců od počítačů“ hodně změnilo, jejich přístup stále zůstává v technické rovině – Vidíte, slyšíte? Tak to funguje. Vezmeme-li v úvahu, že při jednáních můžete strávit v dané místnosti klidně i celý den, není jistě nutné zdůrazňovat, že v rozpočtu, který počítá pouze s náklady na ICT infrastrukturu, je něco špatně. Sedíte-li totiž před dvoumetrovou obrazovkou s vysokým rozlišením, ale na dřevěné lavici ve vykachlíčkované sklepní místnosti, nemá asi cenu si pokládat okřídlenou otázku „kde asi udělali soudruzi z NDR chybu?“. Co tedy vlastně od videokonferenčních zařízení a systémů očekávat?

V současnosti jsou jakýmsi high-endem videokonferencí teleprezenční systémy či chcete-li virtuální jednací místnosti. Rozdíl mezi tím, co označujeme jako videokonference a teleprezence, není v podstatě z technického hlediska žádný, ale jedná se zde o posun v koncepci. Teleprezence pracují s myšlenkou řízeného prostředí – tedy speciálně připravených prostor, místností, pracovišť, která jsou fixně vyčleněna právě těmto účelům a jejich architektonické řešení tomu i odpovídá. Primárně se totiž počítá se spojením uvnitř společnosti, zatímco telekonference v podstatě vedete s kýmkoliv. Návrhy řešení teleprezence pak počítají s určitým garantovaným prostředím, takže typickou součástí dodávek je i nábytek a další vybavení, samozřejmě po konzultaci se zákazníkem. Záměr je poskytnout všem zúčastněným rovné podmínky a díky standardizaci vybavení i pocit týmového ducha, kdy ten druhý nemá něco lepšího než já. Při návrhu těchto řešení pak do hry vstupují v daleko větší míře i požadavky na ergonomii a samotné prostředí. Již při návrhu jsou řešeny detaily, jako jsou vhodné osvětlení, zjednodušení ovládání na co nejmenší možnou míru, diskrétní umístění kamer a jejich úhly, ale i vhodná barva stěn nebo nábytku.

Zatímco videokonference, řekněme, uspořádáte jednoduše tím, že do zasedací místnosti přivezete velkou televizi a zamíříte na shluk lidi okolo stolu (obvykle řešený ve známém tvaru T) kamery, u teleprezencí je prostor řešen tak, aby účastníci jednání získali dojem zasedání u kulatého stolu, kdy protistranu pak mají přímo čelně – jednají tedy z očí do očí. I když jsou samozřejmě teleprezence navrhovány s ohledem na týmová jednání, portfolio jednotlivých značek i zde nabízí modely, které v rámci systému umožňují přistu­povat i jednotlivcům z jejich PC nebo vybavit kancelář menší jednotkou tam, kde není nutné nebo ekonomické řešit videokonference dedikovaným prostorem. Mezi nejpoužívanější teleprezenční systémy patří Cisco TelePresence, Polycom RPX, Tandberg T3, Teliris 6G nebo HP Halo.

Tato řešení je možné si také pronajmout i od operátorů, a pokud teleprezenci chcete využít třeba jenom jednou při výročním zasedání, teleprezenční místnosti se pomalu začínají stávat součástí konferenčních prostor hotelových řetězců. I když by se mohly primární investice do pořízení teleprezenčních systémů zdát vysoké, praxe ukazuje vcelku rychlou návratnost díky úsporám za cestovní výdaje vyššího managementu i zefektivnění práce. Třeba jen tím, že zaměstnanci netráví zbytečné množství času na cestách a byť to zní nekapitalisticky, mají více volného času, který jim poslouží k odpočinku a regeneraci, což se příznivě odrazí v jejich práci. Nezdá se to, ale cesta na letiště a další s tím spojené události zaberou v průměru přes 2 hodiny, nemluvě o nočních návratech, kdy společnosti zvláště u nižšího managementu nebo řadových zaměstnanců obvykle tento čas nekompenzují.

Videokonferenční systémy tak působí vedle teleprezenčních systémů jako chudý příbuzný, na druhou stranu způsob jejich nasazení a požadavky na ně jsou také trochu jiné. Zatímco teleprezence vznikala s myšlenkou poskytnout účastníkům pocit virtuální reality, a plně tak využít nejlepší technologie, které jsou na trhu, videokonference mají za sebou postupný vývoj sahající do časů ISDN a jsou provozovány s různými úrovněmi kvality jak samotných zařízení, tak komunikačních linek. Základní myšlenkou telekonference bylo přidání obrazu k telefonu tam, kde je to možné. Základní jednotky pro telekonference jsou pak v podstatě přerostlé telefony s kamerou a malým displejem. V našich podmínkách pak často počítač s přidanou kamerou a softwarovým klientem.

Hlavní roli u telekonferencí hraje samotný software. Právě jeho možnosti definují celé řešení a zatímco u teleprezence je díky internímu nasazení možné redukovat ovládací prvky až na úroveň několika prvků, telekonference, kdy při jednání s třetí stranou nemusíme ani tušit, co je na druhé straně, je často nutné operativně zasáhnout do jejich nastavení. I zde samozřejmě hrají prim značky, které se věnují oblasti teleprezencí, nicméně tento trh, zahrnující velké i malé firmy, státní správu a další subjekty, je plný dalších hráčů – především pak na straně samotných programů pro spolupráci. Videokonferenční vybavení tak, jak se s ním můžete setkat v nabídce, je obvykle členěno na osobní, do místností, sálů a zařízení typu multipoint umožňující sloučení několika typů účastníků do jedné konference. Dodavateli těchto řešení jsou ve velké míře společnosti angažující se na poli teleprezence. Atypickým zástupcem v našich podmínkách jsou samostatné videofony pracující jako point-to-point jednotky využívající pro spojení přímo broadbandové nebo ISDN, ADSL připojení. Typickým představitelem jsou Polycom VVX nebo D-Link i2eye.

Hojně využívaným prvkem jsou rovněž web konference, kdy na internetové stránce je k dispozici jak obraz, tak související dokumenty. Ze softwarových aplikací, které lze nasadit na bázi klient-server a které jsou využívány v rámci web konferencí, kdy na stránkách je k dispozici jak obraz, tak dokumenty, jde z hlediska oblíbenosti v segmentu SMB o Microsoft Office Communications Server 2007 s Microsoft Office Live Meeting s hostovanými službami v kombinaci s 360° kamerou Microsoft RoundTable, která je nyní nabízena jako Polycom CX5000. Že jde o zajímavý a rostoucí segment, dokazuje i WebEx od společnosti Cisco, HP Halo Webcasting nebo LifeSize Desktop. Ve všech případech jde o řešení reagující na požadavky firem v rámci zavádění politiky Unified Communications.





Komentáře