Důležitá je vůle digitalizovat své workflow

O problematice tisku a oběhu elektronických dokumentů s námi hovořil David Lev, produktový manažer ze společnosti Hewlett-Packard.

Důležitá je vůle digitalizovat své workflow


CIO Business World: Firmy často hovoří o úsporách. Jak se to projevilo na objemu a spektru prodávaných tiskových zařízení?

David Lev: Současné ekonomické prostředí a větší a snazší dostupnost informací na webu mají samozřejmě vliv na prodej tiskáren. Zákazník ale zároveň lépe využívá možnosti výběru tiskárny podle své potřeby a to dává silnému dodavateli možnost šanci uplatnit se i na nerostoucím trhu.

Jednou z možností, jak omezit investiční prostředky na tisk, je outsourcing. Projevuje se tento trend i u tiskových systémů?

Pronájem tiskových služeb není novinkou a vykazuje nárůst i nyní. Navíc zákazník s takto pořizovaným tiskem se ke klasickému nákupu tiskárny nevrací a outsourcing spíše rozšiřuje.

Je pro české firmy (a úřady) otázka nákladů na tisk prioritnější, než spokojenost uživatelů s použitým tiskovým řešením?

Především u větších projektů je cena podstatným kritériem. Váha dalších kritérií se pak liší i podle typu  a konkrétního požadavku zákazníka.

Vyspělá zařízení dnes často umožňují firmám, aby své reklamní a marketingové materiály - které dříve zadávaly tiskárnám - realizovaly samy. Pozorujete takový trend?

Neumím zcela posoudit, ale je to jistě individuální. Mezi naše zakázníky patří i firmy poskytující tyto služby a jejich objem tisku u nás podle nákupu hardware i spotřebního materiálu neklesá. Proti tomuto trendu jde ještě možnost a potřeba outsourcingu.  

Již před 20 lety se hodně mluvilo o kancelářích bez papíru, ale zdá se, že cesta k tomuto ideálu je trnitá. Kdy se začaly implementovat úspěšné projekty bezpapírové agendy?

Zcela bezpapírová kancelář asi ještě nevznikla. Digitální dokumenty se ale prosazují prosazují selektivně. Buď v rámci interního procesu, jehož jedna část byla nahrazena, nebo i navanek kdy např. firma plně přešla na fakturaci nebo objednávky v elektronické formě.  

Co je podle Vás klíčovým faktorem pro bezbolestný přechod od papírových dokumentů k digitálním?

Zákazníkova vůle a flexibilita důsledně a rychle digitalizovat své workflow při změnách interních procesů a zároveň zvládat rostoucí množství informaci se kterými pracuje. Legislativa a technologie nejsou dokonalé, ale jsou menší překážkou. A samozřejmě překážkou bývá i zákazníkovo chování a zvyky.

Je rozdíl v požadavcích na funkčnost ECM/DMS systémů v podnikové a státní sféře?

Míra přechodu na bezpapírové dokumenty je větší v podnikové sféře. Požadavky na funkčnost diky zkušenostem v soukromé sféře tedy rovněž.

Z dřívějších anket vyplývá, že řada nabízených řešení ECM/DMS postrádá funkce, které bychom u digitálních dokumentů očekávali - především fultextové vyhledávání. Znamená to, že zákazníci takové funkce nepožadují?

Zákazníci tyto funkce často požadují, ale je tu přímá souvislost s náklady. Nejde vždy jen o ECM/DCM, ale o komplexnější softwarové řešení. To bývá velmi nákladné.

Pokud zákazníci přistupují na koncept elektronického oběhu dokumentů, co se zpravidla děje s jejich historickou papírovou dokumentací?

Je zpracována do elektronické formy. Především v oblastech zpracování dat, které jsou velmi využívány. Příkladem může být digitalizace dokumentů katastrálních úřadů

Pokud se digitalizuje, v jaké míře se papírové dokumenty pouze skenují a v jaké míře se uplatňuje také rozpoznání textu (OCR)?

Ve značné míře. Bez OCR nabízí digitální archív méně možností na využití.

Jaký je zájem a požadavky zákazníků na autentizaci elektronických dokumentů (časová razítka, digitální podpisy)?

Zájem je. Ani tady ale nejde o jednoduchou problematiku a posléze implementaci.

Jsou již ECM/DMS systémy natolik standardizovány, že si mohou "bezpapírové" firmy elektronické dokumenty vyměňovat bez problémů také mezi sebou?

V omezené míře.

Čtěte také:
→ Každá bezpapírová agenda začíná digitalizací dokumentu a končí opět tiskem
...říká po reálných zkušenostech s tiskovými systémy a správou elektronických dokumentů Petr Atanasčev, produktový manažer ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.
→ Objem tištěných dokumentů neustále roste
Tak komentuje vývoj v oblasti tisku Karel Januš, target sales manager ve společnosti Janus. Tento trend zatím nezvrátily ani snahy o digitalizaci dokumentů.

G+


Úvodní foto: archiv redakce




Komentáře