Každá bezpapírová agenda začíná digitalizací dokumentu a končí opět tiskem

...říká po reálných zkušenostech s tiskovými systémy a správou elektronických dokumentů Petr Atanasčev, produktový manažer ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.

Každá bezpapírová agenda začíná digitalizací dokumentu a končí opět tiskem


Firmy často hovoří o úsporách. Jak se to projevilo na objemu a spektru prodávaných tiskových zařízení?

U našich zákazníků nebyl vliv příliš výrazný, protože jsme vždy nabízeli zařízení s vynikajícími celkovými náklady na vlastnictví. Je však zřetelný nárůst počtu zákazníků, u nichž tento parametr hraje rozhodující roli. Částečně se také projevil ústup od menších zařízení, které mají sice nízké pořizovací, ale vyšší tiskové náklady.

Jednou z možností, jak omezit investiční prostředky na tisk, je outsourcing. Projevuje se tento trend i u tiskových systémů?

Ano. Zejména největší zákazníci, firmy se stovkami nebo i desetitisíci zaměstnanci, si dokáží spočítat úspory nákladů, ať už jde o úspory mezd nebo o zvýšení efektivity. Tyto společnosti začínají chápat tisk jako službu, kterou dostávají, platí za ni přesně určené jednotkové náklady, a která jejich zaměstnance nijak jinak nezatěžuje. Obdobný trend přebírají také střední a částečně i menší firmy.

Je pro české firmy (a úřady) otázka nákladů na tisk důležitější, než spokojenost uživatelů s použitým tiskovým řešením?

Je to samozřejmě individuální, ale spíše je vidět trend, kdy snaha o snížení nákladů na tisk jde ruku v ruce se snahou o zvýšení efektivity. Výsledkem pak bývají tisková multifunkční řešení, která mají ekonomický provoz a uživatele třeba nutí dojít pár kroků na chodbu, nebo tisknout duplexně či jen černobíle, ale současně mu nabízejí výkonné nástroje pro digitalizaci a navazující zpracování jeho dokumentů, jako jsou třeba příchozí faktury nebo smlouvy. Výsledkem je, že uživatel je schopen svou práci dělat mnohem efektivněji, jednodušeji a rychleji, s minimalizací rizika chyb. Uživatelé tak ve finále bývají s novým řešením velmi spokojení a návrat ke staršímu systému individuálních tiskáren by vnímali jako krok zpět.

Vyspělá zařízení dnes často umožňují firmám, aby své reklamní a marketingové materiály - které dříve zadávaly tiskárnám - realizovaly samy. Pozorujete takový trend?

Příliš ne. Stále platí, že pro profesionální výsledky je nutné mít kromě vyspělého zařízení také pracovníka nebo pracovníky, kteří tisku marketingových materiálů rozumí a dokážou moderní zařízení správně využít. Pokud společnost nemá pro takového odborníka dost pracovní náplně, je pro ni výhodnější celou činnost outsourcovat. My tedy spíše vidíme trend, kdy se profesionální tiskárny vybavují vedle tradičních ofsetů menšími digitálními stroji, které jim umožňují vyřizovat rychle a kvalitně i menší zakázky. Aby si zákazník sám tiskl velké objemy výstupů, je typičtější spíše např. u firem s velkými měsíčními objemy smluvních dokumentů, jako jsou třeba vyúčtování plynu, telefonní účty, výpisy bankovních pohybů a podobně. Je pravda, že do těchto dokladů také proniká marketing, dnešní technologie dovolují např. na rub každého vyúčtování natisknout personalizovanou nabídku zákazníkovi s jeho oslovením a typem nabídky např. dle jeho obratu, historie a využívaných služeb. Tady je velký prostor, jak tyto firmy mohou dosáhnout lepšího „vytěžení“ svých zákazníků při minimálních nákladech.

Již před 20 lety se hodně mluvilo o kancelářích bez papíru, ale zdá se, že cesta k tomuto ideálu je trnitá. Kdy se začaly implementovat úspěšné projekty bezpapírové agendy?

Naše zkušenost je taková, že každá bezpapírová agenda začíná digitalizací papírového dokumentu a končí opět tiskem – byť se samozřejmě netiskne 100% dokladů. Úspěšné jsou tedy takové systémy, které dovolují hladký přechod mezi oběma formami dokladů – digitální a papírovou. Papír je v kancelářích velmi pevně zakořeněn a současné zobrazovací technologie ho stále nedokáží, alespoň podle mínění uživatelů, plně nahradit. Dnešní trendy mobilních zařízení, využití 2D kódů díky širokému rozšíření softwarových čteček a webové technologie opět trochu ubraly klasickému papíru, ale trend přechodu je velmi pozvolný a spíše jen omezuje nárůst objemu papírových dokumentů, než by vedl k jejich poklesu.

Co je podle Vás klíčovým faktorem pro bezbolestný přechod od papírových dokumentů k digitálním?

Jednoznačně pochopení dokumentových procesů a požadavků zákazníka, kdy je třeba klást velký důraz na komplexní analýzu. Dalšími neméně důležitými faktory je pak intuitivnost ovládání, protože nepřehledný systém, který uživatelé nevyužívají, je systém k ničemu. U řešení, které dodává Konica Minolta, zákazníci také velmi oceňují komplexnost dodávaných řešení, kdy pokrýváme všechny oblasti práce s dokumentem od skenu až po skartaci – tím pádem jsme schopni zabezpečit vzájemnou interakci mezi jednotlivými systémy a návaznost na jednotlivé fáze zpracování dokumentů.

Je rozdíl v požadavcích na funkčnost ECM/DMS systémů v podnikové a státní sféře?

Rozdíl jednoznačně je. Ve státní sféře hovoříme o pojmu spisová služba, přes kterou musí v podstatě všechny dokumenty procházet a která zajišťuje splnění všech zákonných povinností pro práci s dokumenty v elektronické podobě. Organizace z oblasti státní správy se na nás zpravidla obracejí s požadavky na zajištění dlouhodobé čitelnosti dokumentu, na zajištění neporušitelnosti obsahu dokumentu a jednoznačné průkaznosti existence dokumentů v čase – pouze při splnění těchto podmínek lze totiž dokumenty archivovat pouze v elektronické podobě.

V podnikové sféře jsou požadavky často méně striktní – podniky spíše preferují snadnou dohledatelnost archivovaných dokumentů, snadný přístup pro pověřené a klíčové zaměstnance a s tím související bezpečnost.

Čtěte také:
→ Konica Minolta vidí budoucnost v komplexních službách
Konica Minolta se bude v příštích letech orientovat na poskytování komplexních a moderních služeb zákazníkům ze sektoru komerčních firem a veřejné správy. Novou vizi představilo její vedení na mezinárodní evropské konferenci (European Leadership Conference 2013) v Barceloně. Firma hodlá rozvíjet i úspěchy v oblasti ekologie.
→ Konica Minolta + Software602 = archivace s digitálním podpisem
Společné řešení, určené pro firmy, umožní digitalizovat papírové dokumenty a opatřit je digitálním podpisem. Archivované materiály budou vyhovovat české i evropské legislativě.

G+





Úvodní foto: archiv redakce




Komentáře