Moderní systémy vyžadují změnit „styl současné práce“...

...říká k zavádění ECM/DMS systémů Vojtěch Havránek, ředitel divize ECM ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.

Moderní systémy vyžadují změnit „styl současné práce“...


CIO Business World: Jakým směrem se v posledním roce v České republice změnila poptávka po ECM/DMS systémech? Liší se české trendy od vývoje v okolních zemích?

Vojtěch Havránek: V posledním roce jsme zaznamenali zvýšený zájem firem o oblasti ECM/DMS, daný generačním posunem v možnostech systémů a faktem, že mnoho firem již používá „nějaký systém“ na evidenci dokumentů, ale s postupem času naráží na jeho mantinely a nedůslednost zaměstnanců tento systém používat – například kvůli pracovní vytíženosti při zdlouhavém dohledávání informací ve sdíleném úložišti. Hodně společností chápe, že v tomto okamžiku je čas na změnu a implementaci ECM/DMS řešení s kvalitním parterem. Česká republika sleduje moderní  trendy vývoje ECM/DMS, díky využívání řešení od velkých dodavatelů (Microsoft, IBM, EMC, OpenText, atd.), nicméně na trhu je stále patrná „nedůvěra“ v cloudová řešení či hybridní ECM.

Lze podle Vás se vytipovat nějaký typický problém, který je nutno překonat pro úspěšné zavedení systému ECM/DMS ve firmách?

Nejčastějším problémem bývá samotné vnitřní fungování firmy. Moderní systémy s sebou přinášejí nejen vyšší efektivitu práce a nižší chybovost, ale také nutnost změnit „styl současné práce“ (i když někde jen částečně). Taková změna s sebou často přináší nechuť pracovníků změnit své současné návyky, styl a informační prostředí  pro vykonávání pracovních činností. Z toho důvodu je nesmírně důležité připravovat společnost a její pracovníky na takovou změnu a zohlednit jejich požadavky a potřeby již v průběhu vstupních analýz. Tímto způsobem je možné tato rizika minimalizovat, nebo je zcela odstranit a připravit si tak vhodnou „půdu“ pro bezproblémové zavedení plánovaného systému do společnosti.

Funguje dostatečná standardizace tak, aby výměna elektronických dokumentů fungovala bez problémů i mezi subjekty z různých zemí?

Standardizace na úrovni formátů funguje dostatečně. Elektronická faktura dnes již nikoho nepřekvapí. Digitalizace na úrovni archivu právního oddělení či HR již možná ano. Prostor pro další zlepšení je určitě na úrovni výměny metadat a „custom-typů“ dokumentů (podobně jako EDI, ISDOC). Technologie jsou dostupné již dlouho dobu, pro jejich větší uplatnění v B2B a B2C byznysu se musí začít důsledně používat. Tuto změnu silně podporuje mladá generace uživatelů a manažerů, pro které elektronická podoba přirozená a plně vyhovuje potřebám „být stále online“ a mobilní. 

Jaká legislativní opatření na úrovni ČR nebo EU ještě potřebujeme, aby se zjednodušila komunikace pomocí elektronické dokumentace (a narostl zájem o implementaci takových řešení)?

Jedním z cílů implementace ECM řešení, včetně vytěžování, které se nám při zavádění daří úspěšně plnit je snížení objemu papíru. Mezi konkrétní příklady patří transportní společnost, která díky nasazení ECM řešení omezila počty tištěných faktur (vydaných i přijatých) o cca 70%. V tuto chvíli účtárna zpracovává 95% všech faktur elektronicky. Státní správa do tohoto trendu začíná pomalu „nahlížet“, ale stále zde, až na výjimky, platí heslo, že „papír je papír“.


Úvodní foto: archiv redakce




Komentáře