Objem tištěných dokumentů neustále roste

Tak komentuje vývoj v oblasti tisku Karel Januš, target sales manager ve společnosti Janus. Tento trend zatím nezvrátily ani snahy o digitalizaci dokumentů.

Objem tištěných dokumentů neustále roste


CIO Business World: Firmy často hovoří o úsporách. Jak se to projevilo na objemu a spektru prodávaných tiskových zařízení?

Karel Januš: Oblast tiskových zařízení je zajímavá v tom, že jejich vhodnou obměnou lze ihned začít šetřit. Společnosti uvažující o změně by tedy na vybírání nového řešení neměly pohlížet jako na investici, ale jako na úsporu. Současná ekonomická krize vede větší i menší společnosti k tomu, že se zajímají, jak by mohly svůj tiskový park zoptimalizovat. Současným trendem je centralizace míst na několik tiskových zařízení umístěných ve sdílených prostorách kanceláří. Tato zařízení mají mnohem nižší tiskové náklady než lokální malé tiskárny. Vyznačují se také tím, že poskytují uživatelům veškerý komfort v ovládání i množství nabízených funkcí (barevný tisk, skenování, faxování…).

Nezbytným doplňkem těchto chodbových zařízení je pak řešení pro zabezpečení tisku jako je např. námi vyvíjený systém MyQ. Díky zabezpečenému tisku se vytištěné dokumenty již nepovalují bez dozoru na chodbových tiskových zařízeních a nehrozí, že důvěrný dokument bude odcizen. Funkce follow me navíc umožní vytištění dokumentu ihned po přihlášení kartou/PINem na jakékoliv jiné tiskárně, pokud je nejbližší zařízení obsazeno bez nutnosti dokument znovu posílat z počítače.

Další možností, jak za tisk uspořit, je zredukovat objem tištěných dokumentů. Proto mnoho společností se již zajímá o nástroje jako je např. MyQ, které detailně tisk monitorují a poskytují odpovídající reporty manažerům. Díky tomuto dohledu uživatelé zvažují, co je skutečně nutné tisknout. Výrazně se také redukuje soukromý tisk. Neméně důležité jsou tyto informace také pro vnitropodnikové rozúčtování nákladů na jednotlivá nákladová střediska či uživatele.

Zákazníci od nového řešení očekávají rovněž významnou úsporu času pro jejich IT pracovníky při správě tiskového parku. Díky implementaci řešení obsahující servisní modul se mohou věnovat důležitějším činnostem než je např. objednávání tonerů či těžkopádná kontrola smluveného SLA s dodavatelem. Tonery se se objednávají zcela automaticky a k dispozici jsou kontrolní sestavy o stavu všech servisních zásahů.

Jednou z možností, jak omezit investiční prostředky na tisk, je outsourcing. Projevuje se tento trend i u tiskových systémů?

Možnost pořízení nového tiskového řešení formou outsourcingu využívají často jak menší, tak i korporátní společnosti s tisíci zaměstnanci. Oblíbeným produktem je kombinace pronájmu zařízení spolu se servisní a materiálovou smlouvou, kdy zákazník platí za vytištěné strany (nikoli samostatně za tonery, opravy, pravidelné servisní prohlídky, náhradní díly, atd.). Touto cestou mohou společnosti nasadit zcela nové moderní řešení bez nutnosti počátečních investic. Výsledkem je, že měsíční náklady za pronájem a realizované tisky u nového řešení jsou razantně nižší než individuálně hrazené náklady za tonery, opravy a náhradní díly u jejich dosud provozovaného neoptimalizovaného řešení.

Je pro české firmy (a úřady) otázka nákladů na tisk prioritnější, než spokojenost uživatelů s použitým tiskovým řešením?

Mnoho IT manažerů se ještě stále v dnešní době brání nasadit nové centralizované tiskové řešení pro dosažení co největších úspor, a to z důvodu obavy reakce uživatelů společnosti. Mnohdy používaný argument pro zachování lokálních tiskáren je, že při zavedení centralizovaného řešení budou muset uživatelé stále chodit pro tisky na chodbu. A že úspora dosažená nižšími náklady na tisk a menším objemem tisku díky monitoringu je vykoupena snížením produktivity zaměstnanců.

Z praxe však víme, že velké množství uživatelů tiskne pouze párkrát za den, stejně jako uživatelé chodí pro kávu, na toaletu, na konzultaci ke kolegům…. A proto dojít si pro dokument na chodbové zařízení pár metrů uživatele nikterak nezatěžuje. Naopak tento systém podporuje fyzický pohyb, který produktivitě uživatelů napomáhá.

Samozřejmě existují pracoviště, kde uživatelé tisknou dokumenty neustále, či pracoviště, kde není možné, aby se uživatelé vzdalovali od svého stolu, jelikož jednají se zákazníkem. V těchto případech mají nadále osobní tiskárny své opodstatnění. Nasazení nového tiskové řešení také přináší mnoho nových funkcí, které uživatelé ocení. Jednou z nich je např. funkce E-mail printing, která je součástí našeho systému MyQ a umožňuje tisk dokumentů jejich pouhým odesláním na určitou e-mailovou adresu. Při této metodě tisku není potřeba mít nainstalovaný tiskový ovladač, a proto je tato funkce využívána pro tisk z mobilních zařízení či notebooků externistů nebo návštěv. Při správném nasazení nového řešení a patřičném školení uživatelů a vysvětlení všech benefitů lze dosáhnout jak úspor, tak i spokojenosti uživatelů.

Co je podle Vás klíčovým faktorem pro bezbolestný přechod od papírových dokumentů k digitálním?

Realitou je, že objem tištěných dokumentů i přes snahu o digitalizaci nejen že neklesá, ale naopak neustále roste. Proto by společnosti měly věnovat pozornost kromě digitalizace také optimalizaci jejich tiskového parku a nasazení aplikace pro monitoring jako je MyQ, která jim pomůže v redukci tisku ne tolik potřebných či soukromých dokumentů.

Co se týče snahy o digitalizaci, je třeba si vždy uvědomit, co elektronizace daného typu dokumentu přinese. Úsporu času, větší flexibilitu díky rychlejšímu toku informací nebo jen úsporu nákladů na tisk? Není také od věci si představit, jak to bude skutečně fungovat po jejím zavedení. U některých zákazníků jsme se totiž setkali s řešeními pro digitalizaci dokumentů, po jejichž nasazení se objem tisku nejenže nezredukoval, ale naopak zvětšil. Často se také stává, že je snaha o elektronizaci typů dokumentů, které jednoduše nejsou pro toto vhodné. Jedná se o dokumenty, u kterých jejich papírová podoba dává smysl – lépe se s ní pracuje.

Obecně lze říci, že pokud má elektronizace přinést jen nižší náklady na tisk, je dobré si vždy předem spočítat, kolik zákazník opravdu ušetří. Např. u našich tiskových zařízení Kyocera jsou náklady na stránku tak nízké, že jen zavedení digitalizace stojí mnohem více než náklady na tisk. Hybatelem pro digitalizaci by tedy neměla být pouhá vidina finanční úspory za tisk, ale hlavně snaha o vyšší produktivitu, kterou elektronizace určitých typů dokumentů jistě může přinést.

Čtěte také:
→ Podnikový tisk: tiskněte méně a šetřete!
O „kanceláři bez papíru“ se hovoří již desetiletí, já sám jsem se tímto termínem setkal již v roce 1994 – a to nebyl zdaleka nový. Při konfrontaci se skutečností se ale zdá, že bezpapírová kancelář bude spíše snem než realitou.
→ Nová řada tiskáren Kyocera Ecosys přináší až 31% úsporu energie
Kyocera uvádí na trh nové energeticky úsporné stolní tiskárny Ecosys pro tisk do formátu A4 s rychlým startem.

G+


Úvodní foto: archiv redakce




Komentáře