Při zavádění ECM/DMS systému je hlavní problém v požadavku na změnu myšlení lidí...

... říká Miroslav Tětek, account manager ve společnosti Onlio.

Při zavádění ECM/DMS systému je hlavní problém v požadavku na změnu myšlení lidí...


CIO Business World: Je poptávka po ECM/DMS systémech stálá, nebo pozorujete v poslední době nějaké oživení trhu? Jakých segmentů (obor, velikost firmy) se to případně týká?

Miroslav Tětek: Už od poloviny minulého roku pozorujeme zájem a oživení poptávky po ECM/DMS systémech. Souvisí to s vývojem české ekonomiky a ochotou firem, investovat do nových technologií. Je to ale hlavně ochota investovat do řešení, která jsou spojená s outsourcingem, tedy s tzv. cloudovým řešením.

Lze podle vás se vytipovat nějaký typický problém, který je nutno překonat pro úspěšné zavedení systému ECM/DMS ve firmách?

Typický problém při zavádění ECM/DMS systému není ani tak technologické povahy, ale je to problém v požadavku na změnu myšlení lidí. Většina společností si žije svým životem a je rezistentní vůči technologickým změnám. Při zavádění ECM/DMS systémů je nutné změnit i myšlení lidí, aby byly systémy efektivně využívány. Je nutné změnit myšlení lidí podle procesů ECM/DMS systémů, než zbytečně programovat systémy tak, aby kopírovaly zastaralé pracovní procesy.

Daří se v praxi zaváděním DMS/ECM systémů omezit ve firmách objem potištěného papíru? Máte nějaké konkrétní příklady z praxe? Daří se to i ve státní správě?

Každé zavedení ECM/DMS systému má zásadní vliv na tisk papíru. Už když vytváříme elektronický dokument si rozmyslíme, zda je nutné jej tisknou nebo je lze odeslat v elektronické podobě. U zákazníků společnosti Onlio se podařilo snížit nutnost tisku po zavedení systému eDoCat o 50-70%. To znamená, že 50 až 70 papírů ze 100 nebylo nutno tisknout. Nehledě na to, že elektronický dokument je snadno dohledatelný a daleko lépe se s nimi pracuje.

Sledují zákazníci při zavádění DMS/ECM systémů pouze zjednodušení/zlevnění agendy s dokumenty nebo čekají, že se zlepší i jejich obchodní procesy, tedy že se stanou součástí systému BPM (business process management)?

Typický zákazník společnosti Onlio neřeší nasazení pouze izolovaného ECM/DMS systému, ale řeší nasazení komplexního systému, v našem případě systému eDoCat, který je ECM/DMS systém jehož součástí je BPM systém. To znamená, že v systému eDoCat řešíme jak správu dokumentů, tak i proces jejich zpracování. Nedílnou součástí je zasílám notifikací na konkrétní uživatele. Nasazení systém ECM/DMS přináší lepší výsledky a je pro společnost efektivnější, když je jeho součástí BPM systém a je integrován na ostatní informační systémy společnosti.

Jak se daří propojovat oběh elektronických dokumentů s ostatními informačními systémy ve firmě (CRM, ERP, MES)?

Bez integrace to dlouhodobě nejde. Systém ECM/DMS může začít implementovat jako izolovaný systém, ale jednou z dalších etap, musí být integrace na ostatní systémy. Je potřeba si uvědomit, že systémy CRM, ERP nebo MES jsou systémy, které generují další množství elektronických dokumentů, které potřebujeme pro další efektivní práci ve společnosti. Když máme implementované ECM/DMS řešení, proč májí být elektronické dokumenty uložené i v jiném uložišti. ECM/DMS systém by se měl stát centrálním uložištěm pro všechny firemní elektronické dokumenty, ať vznikají v jakémkoliv informačním systému společnosti.

Máte zkušenosti se zaváděním DMS/ECM systémů ve státní správě? Má veřejný sektor v této oblasti nějaká specifika oproti komerční sféře?

Ano, společnost Onlio má zkušenosti s implementací ECM/DMS ve státní správě. Specifikou státní správy je integrace sytému ECM/DMS na systémy spisové služby. Zde je nutné splnit všechny legislativní pravidla. To prodražuje implementaci ECM/DMS systémů, a proto je implementace ECM/DMS systému z finančního hlediska velice významně zvažována. Pokud se podíváme na pravidla při vypisování veřejných zakázek, kde hlavním kritériem je cena řešení a nerozhoduje technická kvalita řešení, je pro mnoho organizací státní správy ECM/DMS systém luxus, který jim nepřinese požadované vlastnosti a pro uživatele dobře zvládnutelné funkce. Proto často od implementace ECM/DMS systému upouštějí a řeší ukládání dokumentů cestou uložení na filesystém. Což není sice efektivní, ale vzhledem k platné legislativě asi řešení, které bude státní správou využíváno ještě několik let.

Máte nějaký zajímavý případ implementace DMS/ECM řešení, kdy se podařilo získat pro klienta určitou výhodu nebo funkčnost, kterou původně ani nepožadoval nebo neočekával?

Zajímavou implementací EMC/DMS systému pro společnost Onlio, byla implementace systému eDoCat v prostředí společnosti Diakonie. Za tuto implementaci byl produkt eDoCat pro řešení řízené dokumentace a správu dokumentů v cloudové verzi (DMS služby v režimu SaaS s garancí uložení dat klientů 100% v ČR a dle české legislativy) oceněn titulem Produkt DMS eDoCat cloudová služba v soutěži CIO Grand Prix 2015 od IDG.


Úvodní foto: archiv redakce




Komentáře