Dospěli jste k rozhodnutí vyměnit IS?

Rozhodnutí o výměně existujícího informačního systému předchází celá řada kroků.

Dospěli jste k rozhodnutí vyměnit IS?


Důvody vedoucí k takovému rozhodnutí jsou vždy velice závažné. K výměně mohou podniky dospět při používání nevyhovujícího softwaru, špatně naimplementovaného či nesprávně používaného nebo zastaralého SW a například také při nízké či žádné podpoře od dodavatele.

Pokud vedení podniku přistupuje k výběru nového ERP systému, mělo by vzít do úvahy níže uvedené kroky. A to v případě, že vybírá systém sám podnik anebo se svěří do rukou externího poradce, který by měl mít výborný přehled o relevantních produktech a dodavatelích na trhu. Odpovědnost za investici do ERP systému je vysoká a vedení společnosti by se na klíčový moment mělo dobře připravit. Podnikový informační systém není výrobní linka, ale nástroj, který naprosto zásadně ovlivňuje fungování celého podniku. Může hodně přinést, ale i způsobit ztráty firmy na několik budoucích let. Tyto ztráty pak často vedou dříve nebo později k výměně systému.

Minimalizujte riziko

Pro začátek je vhodné udělat analýzu současného stavu. Ta by měla zmapovat klíčové podnikové procesy, organizační strukturu firmy a identifikovat úzká místa a jejich příčiny. Nechte mluvit své klíčové odborníky a naslouchejte jim. Teprve pak je jasnější, jaký informační systém firma potřebuje. Pak mohou následovat individuální dotazování možných dodavatelů, prezentace, studie a referenční návštěvy. Anebo můžete využít vlastní energii a nastartovat interní projekty a zahájit dílčí zlepšování procesů. Máte problém s kapacitami? Nejlepší nadnárodní firmy využily implementace informačního systému k tomu, aby si vychovaly interní tým složený z klíčových uživatelů za jednotlivé odborné oblasti. Tito lidé pak pravidelně čerpají školení, znají systém hlouběji než běžný uživatel, jsou partnery vedení firmy při strategických rozhodnutích a zabývají se hledáním rezerv a dalším zlepšováním chodu firmy. V projektu implementace ERP systému pak zkušený dodavatel spolupracuje s těmito klíčovými uživateli. Pokud chybějí, práce na studii je počátkem v jejich hledání. Po analýze existujícího stavu a zmapování úzkých míst následuje návrh řešení. Musí obsahovat popis cílového stavu, zabezpečení HW a SW a také způsob přechodu z dosavadního do cílového stavu. Nelze zanedbat datovou základnu, protože nepřipravená data bývají jedním z největších ohrožení plánovaného termínu spuštění nového systému.

Ale zpět k výměně a výběru informačního systému. Následující kroky by v procesu výběru neměly uniknout pozornosti.

1. Integrované procesy – všechny klíčové firemní procesy musí být dobře integrované v jediném informačním systému. Žádné přenosy a kopírování dat, ale bezvadně strukturovaná databáze s dobře postavenými programy pro podporu jednotlivých procesů.

2. Funkcionalita – funkcionalita systému musí být dostatečně propracovaná, nejlépe postavená na světových standardech. Jen tak vám může systém přinést inspiraci při změnách procesů a posunout firmu dál. Cíli by neměly být pouhá automatizace současné práce a ušetření lidských zdrojů, ale nejvíce peněz můžete získat zvýšením výkonu a efektivity.

3. Podpora pobočkových firem – jste-li nebo budete-li v budoucnu pobočkovou firmou, musíte vybírat pouze ze systémů, které podporují potřeby pobočkových firem. Musí nad jedinou databází umožnit řídit sdílení číselníků, povolit volby mezi centralizovaným/decentralizovaným nákupem a prodejem, musí dokázat řídit výrobu produktu, která může paralelně probíhat na více místech apod. Pohodlným spravováním poboček je používání domén v ERP systému.

4. Důležitá je stabilita systému – systém musí být bezpečný a stabilní. Hledejte ty, které běží bez restartů celý rok.

5. Metriky, filtry apod. – uživatelé musí být při práci se systémem efektivní. Obrazovky pro evidenci dat musí být snadno konfigurovatelné. Stejná funkce může vypadat jinak pro skladníka a jinak pro expedienta. V systémech je stále více dat, ale problém bývá transformovat je v užitečné informace. Vámi zvolený informační systém to musí umět. Třídění, seskupování, filtrování dat, jejich grafická prezentace… Generátory nových analytických funkcí nad novými daty bez pomoci dodavatele. Tvorba ukazatelů a metrik už dávno není doménou manažerských systémů.

Již od středního managementu výše by měla práce v systému začínat zobrazením grafických semaforů signalizujících stav vybraných ukazatelů ve srovnání s nastaveným optimem. Kromě metrik zabývajících se výkony firmy jsou velmi užitečné metriky hodnotící kvalitu práce uživatelů v systému. Ta totiž zpravidla o pár měsíců předbíhá výkon firmy, a budete-li se jí včas zabývat, můžete předejít hrozícím problémům. A nezapomínejte ani na mobilitu uživatelů.

6. Otevřený systém – ani sebelepší a sebepropracovanější systém nebude obsahovat všechna specifika firmy. A přitom právě některá specifika jsou klíčem k úspěchu na trhu. Pokud se jich nechceme s příchodem nového systému vzdát, musí být takový systém otevřený a dodavatel do něj musí dokázat daná specifika zapracovat.

7. Výkon – pořád platí, že pro vykonání stejné práce stačí jednomu systému poloviční výkon serveru, než potřebuje systém druhý. Identifikujte své kritické procesy z hlediska výkonu. V potravinářství to bývají evidence prodejních objednávek, expedice a fakturace, ve strojírenství zase plánování a řízení výroby. Změřte a spočítejte si počty dokladů, které bude potřeba zpracovat, a zjistěte v referencích nabízených systémů obdobné podniky.

8. Provoz – informační systém budete provozovat desítky let. Proto je důležitá i hospodárnost jeho provozu. Zjistěte si nároky na server, na komunikaci mezi koncovými stanicemi a serverem a nároky na koncové stanice. Pokud bude každý upgrade vyžadovat nové koncové stanice, nejde o zanedbatelné prostředky.

Volba kvalitního informačního systému není to jediné. Sami si s ním totiž zpravidla neporadíte. Potřebujete spolehlivého dodavatele – partnera, který by měl splňovat tři zásadní kritéria:

a) dlouhodobá stabilita,
b) kvalita a síla,
c) dobrá podpora existujících klientů.

Dlouhodobou stabilitu předznamenává do velké míry tradice dodavatele. Pokud dodavatelská firma déle než 15–20 let implementuje ve vaší lokalitě pořád stejný informační systém, je to slušný příslib, že to bude dělat i nadále. Pokud ale implementuje v daný moment dva nebo více navzájem konkurenčních ERP systémů, každý by měl vidět ohromný vykřičník. Je neefektivní vyvíjet a implementovat navzájem konkurenční systémy.

Kvalitu a sílu signalizují světové renomé, počet zrealizovaných projektů, mínění nezávislých expertů. Zjistěte si, kolik odborníků na daný informační systém implementační firma má.

Pro podporu současných uživatelů v IT oboru je důležitý fungující service desk, odezva vyřízení vašeho požadavku. Stále více se rozvíjejí elektronická školení. Jsou pohodlná, rychlá a můžete je absolvovat bez cestovních nákladů v pohodlí kanceláře, když máte čas. Kolik e-školení nabízí dodavatel informačního systému? Jsou zaměřena jen na funkcionalitu, nebo dokonce i na správnou výrobní praxi?

Služby dlouhodobé podpory jsou obvykle placeny pravidelnými poplatky. V honbě za snižováním nákladů v době krize se objevil trend spolu se snižováním poplatků zužovat zahrnuté služby. A když nastane problém, klient musí za službu zaplatit. Považuji to za nejhorší možnou cestu z pozice klienta. Když totiž koncový uživatel narazí na problém, potřebuje jej vyřešit. Pokud zjistí, že se u dodavatele nedovolá, protože by musel podstoupit interní kolečko pro vydání souhlasu k vystavení objednávky na placenou službu, pokusí se přirozeně řešit problém metodou pokus – omyl. Důsledky pro podnik mohou být katastrofální.

Tak jak poznáte, že jste vybrali dobře? Až po letech. Pokud vydržíte při všech strastech a slastech se svým informačním systémem a jeho dodavatelem alespoň 15 let, můžete si říci: „Vybrali jsme dobře.“ Jen ten, kdo zažil několik implementací různých systémů, ví, o jak náročnou činnost jde. A ti úspěšní si ji rádi odpustí a posunují svůj podnik dál formou upgradu, který také není bez námahy, ale je to vždy krok dál.

O autorech: Vladimír Bartoš je ředitelem podpory prodeje a Alena Pribišová marketingovou manažerkou ve společnosti Minerva Česká republika.


Úvodní foto: © S.John - Fotolia.com

Vyšlo v CIO Business World 9/2012
Časopis lze koupit se slevou 20 %





Komentáře