Hledání úspor: Na cestě od BI k CPM

Nedávno jsem dostal otázku: „Jak může BI pomoci se snižováním nákladů v souvislosti s ekonomickou krizí?“ Otázka dosti častá a aktuální, jasně formulovaná. A odpověď? „Inu, BI samotné vám se snižováním nákladů asi moc nepomůže, je to trochu složitější…“

Hledání úspor: Na cestě od BI k CPM


Je potřeba brát v úvahu proces řízení společnosti jako celek. Jde o vzájemně komunikující systém nástrojů, metodik, lidí, datových modelů, reportů, čerstvých variant plánů, nákladových analýz a dalších prvků.

BI je základ obvyklé firemní informační pyramidy. Při budování a provozu BI velmi často převažuje technický aspekt. Jeho hlavní rolí je sběr velkého množství dat – čísel, produkovaných primárními systémy. Na ně pak navazují další vrstvy a procesy jako reporting, plánování, analýzy a podobně. Těmito vrstvami jsou čísla z BI zpracovávána do tabulek a grafů, a doručována jejich příjemcům. Vrcholek pyramidy je obvykle na úrovni managementu.

Manažerské informace

V ideálním případě, z pohledu managementu, by měla informační pyramida nahoru posílat strukturované manažerské informace potřebné pro manažerské rozhodování a řízení firmy jako celku. Na základě této manažerské informace pak může management lépe rozhodovat, a o něco klidněji nést odpovědnost.

Klíčové je přetvoření velkého množství různých čísel do manažerské informace. Znamená to ověřit jejich správnost, dát je do souvislostí s businessem firmy a trhem, strukturovat je dle klíčových firemních procesů, produktů, distribučních kanálů, spočítat klíčové ukazatele, náležitě okomentovat a předat managemetnu. Vhodné je rovněž formulovat návrhy na případná manažerská opatření s modelovaným dopadem do cílů společnosti. Sami jistě chápete, že na to samotné BI nestačí.

Controlling

Vše výše uvedené spolu velice úzce souvisí. Jde o nástroje, postupy a metodiky controllingu. Hlavní rolí controllingu, zjednodušeně řečeno, je propojit management a jím formulovanou strategii se zbytkem firmy. Ten „zbytek“ firmy reprezentuje opera­tivní řízení procesů, výroby­, lidí­ a podobně. K tomu, kromě ekonomicky vzdělaných lidí, používá controlling metodické postupy, analytické postupy, vhodné softwarové nástroje,…, a hlavně lidský úsudek. To vše tvoří ucelený interaktivní systém controllingu. Z procesního hlediska jde o nepřetržitý cyklus formulace cílů, sestavení plánu, reporting vývoje skutečnosti, vyhodnocení plnění cílů a znova formulace cílů, plán,…

V dnešní turbulentní době k tomu přibývají časté ad-hoc přepočty plánu, modelování dopadů změn. Sledování vnějších vlivů a kvantifikace jejich dopadů do ukazatelů firmy nabývá podstatně vyšší důležitosti. Management a controlling musí začít posuzovat hospodaření firmy ve více dimenzích současně. Nyní již nestačí uvažovat v dimenzích účtů, nákladových středisek a zakázek. Je nutné plánovat a pak vyhodnocovat profitabilitu distribučních kanálů, jednotlivých produktů, skupin zákazníků, procesů s potenciálem zásadní restrukturalizace nebo outsourcingu, a podobně. S ohledem na rostoucí složitost datového business modelu je nutné vhodně vizualizovat plnění firemních cílů a postup v realizaci přijaté firemní strategie. Je nutné začít aplikovat metodiky Activity Based Costingu, nebo ještě lépe Activity Based Budgetingu. Rozšířit stávají plánovací/reportingový model o výše jmenované nové dimenze je v prostředí „Excelovských“ aplikací velmi problematické. Zcela, a opakovaně přepočítat plán rozprostřený přes 24 sešitů s průměrně 9 listy v každém z nich, propojených celkem 183 linky, 1× týdně, je na hranici únosnosti. Posbírat pro všechny alternativy plánu vstupy od desítek zaměstnanců pomocí emailů nebo sdílených „Excel“ souborů již prakticky nemožné.

Posun k CPM

Zde získávají na důležitosti specializované softwarové nástroje, které disponují funkcionalitami jako je: multidimenzionální databáze s možností kalkulací napříč dimenzemi, work-flow, www rozhraní pro hromadný sběr dat, centrálním řízením přístupů a podobně. K tomu je vhodné přidat optimalizovaný plánovací a reportingový proces, vhodnou metodiku na měření profitability, a know-how pro tvorbu vhodného datového business modelu. Ten pak umožní velmi rychlé analýzy dopadů změn vnitřních i vnějších okolností vašeho businessu, modelování nákladových a výnosových parametrů, profitability, a podobně. To vše implementované do multidimenzionálního datového prostředí pak znamená posun controllingu vaší firmy směrem k CPM – Company Performance Managementu.

Od „pouhého“ BI je to k fungujícímu CPM pořádný kus cesty. Je to otázka posunu filozofie řízení firmy významně kupředu. Ale rozhodně se vyplatí.

Management dostane možnost předem propočítat dopad manažerských rozhodnutí, změn parametrů businessu ve všech důležitých dimenzích: zákazníci, distribuce, náklady, procesy,… Bude mít možnost téměř na počkání obdržet několik verzí plánu a modelovat dopad změn do ukazatelů a cílů. Odpovědnost za učiněná manažerská rozhodnutí z něj CPM nesejme. Ale tato rozhodnutí může učinit s dostatkem manažerských informací, s potřebným počtem verzí celého plánu v rukou.

A zpět k tomu BI. BI je základ. Ale bez kvalitních, pro controlling a CPM vytvořených nástrojů a metodik, to na začátku zmíněné snížení nákladů jde velmi problematicky a s rizikem radikálního řezu do neznáma.

Náklady lze snížit i jednou větou s cílovým číslem a termínem v e-mailu. Ale tento způsob má k modernímu stylu řízení firmy hodně daleko. Dokonce šetření na nevhodném místě, nebo nevhodným způsobem, může způsobit více škody než užitku!





Komentáře