Neznalost dat neomlouvá!

Drtivá většina senior manažerů připouští, že i přes velké investice do IT jsou jejich klíčová data stále nekonzistentní, nepřesná a nekompletní. I přesto, že ví, že to má přímý dopad na fungování jejich společností.

Neznalost dat neomlouvá!


Rozhodujete se, jakým způsobem podpořit prodej svých produktů. Jednou z možností je zkombinovat několik z nich do jednoho „balíčku“ a prodávat ho za výhodnějších podmínek než každý produkt samostatně. Zaplatíte reklamní kampaň a začnete balíček nabízet.

Po nějaké době chcete ověřit, zda jste vybrali správné produkty a cenu balíčků nastavili optimálně. Zjistíte však, že toho nejste schopni. Proč? Po dobu prodej balíčků se neustále měnilo mnoho věcí – např. označení balíčku, označení produktů v balíčcích, složení balíčků, cena produktu v balíčku, cena balíčku samotného, vznikaly nové balíčky, některé balíčky jste přestali nabízet, …

Zdá se vám, že právě vy byste neměli mít problém všechny tyto změny zachytit? Naše zkušenost hovoří jinak – setkáváme se s firmami, které nejsou schopny říct o složení prodaných balíčku nic (a nejen o nich). Tato data jednoduše v jejich databázích nejsou k mání. Rozhodování v takové situaci připomíná věštění z křišťálové koule, ve skutečnosti nevíte, co prodáváte.

Problémy s neúplnými informacemi mohou negativně ovlivnit také další snahy o kombinaci produktů, např. v rámci cross-‑sellu či up-sellu, proto je jim nutno předcházet. Neschopnost zachytit informace ve firmě dostatečně věrně tak, aby je bylo možné bez rizika využít, představuje velký problém současného IT. Netýká se jenom informací o produktech, ale celé řady dalších klíčových dat, souhrnně nazývaných master data.

Proč právě dnes?

Informace patří dnes k nejdůležitějším firemním aktivům. Proto bylo dosud vynaloženo značné úsilí směrem k efektivnímu využití dat a bylo v tomto směru dosaženo značných úspěchů. To však nyní již nestačí, žijeme totiž v rychle se měnící době díky vlivům, jako jsou:

Změny ekonomického prostředí (finanční krize, náhlé změny směnných kurzů)

Vývoj firmy (restrukturalizace, akvizice a fůze)

Regulatorní omezení (SOX, Basel II a další)

Inovace produktů a služeb (rychlost uvádění nových produktů konkurencí)

Jak tyto skutečnosti ovlivňují chování firem? Mají jeden společný důsledek a tím je tlak na flexibilitu. Jakákoli změna s sebou nese nutnost přizpůsobit rychle dosud fungující firemní procesy a informační systémy novým požadavkům. To je často velmi problematické. Problém je tím větší, čím větší je firma.

Podíváme-li se na celou situaci očima oddělení IT, uvidíme, že i od něj vyžadován mnohem flexibilnější přístup než v minulosti. V minulosti se však s takovou rychlostí a četností změn příliš nepočítalo. Dnes tento stav musíme řešit – rychle a efektivně. Kde začít?

Oblastí, která nejvíce trpí, je správa klíčových firemních informací. Jedná o data týkajících se zákazníků, produktů, zaměstnanců, organizačních struktur, obchodních partnerů, geografického členění firmy, definice KPI, a mnoha dalších.

Obraz těchto životně důležitých dat je v IT databázích vlivem častých změn nepřesný, neúplný a mnohoznačný. Přináší to velké problémy, se kterými firmy chtějí bojovat. Na základě našich zkušeností bychom rádi ukázali, jaké prostředky použít a proč.

Typická situace vypadá takto…

Příklad s produktovými balíčky je jenom špička ledovce. Klíčovými informacemi v každé firmě jsou data o zaměstnancích – další příklad master dat. Setkali jsme se případem nadnárodní firmy, kdy bylo velmi komplikované zjistit, kolik zaměstnanců na jakých pozicích ve firmě pracuje. Důvod? Jednotlivé pozice byly v každé zemi označovány odlišně, čas od času se změnily a jeden a týž pracovník na stejné pozici byl označen různě v závislosti na tom, pro kterou zemi právě pracoval. Výsledek? Obtížné rozhodování a nejistota.

Problémy s master daty v obou použitých příkladech (produktové balíčky, zaměstnanci) mají společné příčiny. Na základě našich zkušeností je lze zobecnit do pěti bodů:

1. Data jsou na mnoha místech v různých podobách a rozdílné kvalitě – vypadá to, jako kdyby každá aplikace měla svoji vlastní verzi master dat (např. informace o zaměstnancích). Pro jednotlivé aplikace to problém nepředstavuje, byly takto navrženy, ale co když spolu chtějí komunikovat? Kdo má pravdu? Proč?

2. Některé informace naopak neexistují nikde – i když máme k dispozici mnoho aplikací, potřebujeme informace, které se v žádném stávajícím systému nedají najít, přesto bez nich nelze dobře fungovat – příkladem jsou různé klasifikační pohledy na produkty podle marketingu, prodeje, výroby atd. Kde je vzít a jak je udržovat?

3. Existuje mnoho různých typů master dat – brzy zjistíme, že potřebujeme informace o zaměstnancích a jejich rolích, ale také číselník oddělení, zařazení, platových tříd, vzdělávacích kurzů apod. Jak je jednotně spravovat, rozšiřovat a udržovat navzdory jejich rozdílnému původu?

4. Mezi všemi typy master dat jsou vazby – bez ohledu na původ master dat a jejich typ jsou vazby tím, co vytváří jejich hodnotu – fakt, že pan Novák pracuje v oddělení marketingu, jako manažer má skutečně význam. Jak tuto skutečnost zachytit?

5. Vše se v čase mění – organizační struktura se mění plánovaně (povyšován), jiná master data náhodně. Historie se týká nejen jednotlivých údajů, jako je např. výše mzdy, ale hlavně vzájemných vztahů dat. Jak zjistíme, kdo vedl marketing předloni?

Dovolujeme si tvrdit, že každý z uvedených pěti problémů se vyskytuje ve všech firmách. Čím je firma větší, tím větší problém to pro ni představuje. Bylo tedy pouze otázkou času, kdy se IT začne zabývat touto problematikou systematicky. Proto vznikl master data management.

Master data pod dohledem

Oblast MDM je relativně mladá a rychle se rozvíjí. Pro firmy je to dobrá i špatná zpráva zároveň. Velké plus představuje samotný fakt, že se problém master dat řeší koncepčním způsobem. Jisté mínus lze spatřit v dosud nedostatečně standardizovaném způsobu řešení a technologií. Proto zde chceme nabídnout stručný přehled hlavním vlastností MDM, které jsou výsledkem našich praktických zkušeností s touto oblastí.

MDM musí být schopen spravovat data flexibilně způsobem, který není při použití běžné databáze možný. Tento seznam obsahuje výčet klíčových vlastností „opravdového“ MDM:

Schopnost načíst, uložit a opravit jakkoli nekvalitní data

Neustálá kontrola kvality dat a reportování chyb

Realizace procesů pro správu dat ve formě workflow

Flexibilita vzhledem k měnícím se požadavkům

Schopnost uchovat kompletní historii všech dat a to i v průběhu změn jejich struktury

Otevřenost vůči ostatním aplikacím vyžadujícím master data

Výstupem takového MDM jsou potom kvalitní a důvěryhodná data, která jsou k dispozici komukoli, kdo o ně projeví zájem.

MDM od profesionálů

Jelikož jsme těžko hledali MDM splňující tyto požadavky a zároveň jsme byli čím dál častěji našimi zákazníky na podobnou funkcionalitu dotazováni, rozhodli jsme se vyvinout vlastní MDM aplikaci. Rozhodli jsme se striktně držet metodiky, která je nedílnou součástí každého nasazení MDM a softwarové řešení postavit podle jejích požadavků.

Naše zkušenosti se správou master data také ukázaly, že je prakticky nemožné dosáhnout jejich rozumné správy, pokud nejsou všechna spravovaná data na jednom místě – v centrálním úložišti master dat. Pouze v tomto případě lze zavést jednotný proces správy master dat, prosadit odpovědnost a dosáhnout požadované čistoty dat.

Reálné zkušeností nám umožnily rozvinout postupy nasazení v různých scénářích, z nich nejzajímavější jsou tyto:

1. Centrální správa číselníků (cílově několik stovek různých typů číselníků)

2. Centrální integrace master dat (klíčové informace o klientech, projektech)

3. Integrace dat HR (HR a ostatní informace týkající se zaměstnanců)

Ověřili jsme si, že master data management je zajímavá oblast především z pohledu přínosů, které její zvládnutí slibuje. Zároveň se nám potvrdilo, že ji nelze s úspěchem vyřešit použitím vyřešit postupy a prostředky, které nemají ve svém jádru kladen důraz především na flexibilitu. Proto nedoporučujeme spoléhat pouze na dosavadní technologie, ale hledat taková řešení, která byla dle požadavků MDM procesů navržena.





Komentáře