Od tisku k práci s dokumenty

Ve čtvrtém letošním čísle CIO Business Worldu přinášíme přehled dodavatelů a řešení pro práci s dokumenty – a to jak papírovými, jež souvisejí s dodavateli tiskových řešení, tak elektronickými, které jsou v moderních podnicích úzce spjaty s informačními systémy ECM a DMS.

Od tisku k práci s dokumenty


Na otázky související s vývojem českého trhu v oblasti práce s dokumenty jsme se zeptali představitelů dodavatelských firem – jmenovitě Oki Systems, Doxee Czech, Canon, Océ, Xanadu, CCA a Cleverbee.

V čem se za posledních 12 měsíců změnily preference a požadavky zákazníků v oblasti tiskových řešení?

Václav Novotný, Oki Systems: „Sledujeme posun od tiskáren k multifunkčním zařízením, která zvládnou potřebné kancelářské funkce (tisk, kopírování, skenování a případně i faxování) a zaberou minimálně místa. Roste zájem o automatický oboustranný tisk a kopírování. Multifunkce s rychlým skenerem jsou používány i jako ‚vstupní brána‘ pro document management v menších firmách. Ve společnostech lépe sledují náklady na tisk za použití softwaru, který se dodává společně s tiskárnami.“

Lukáš Sopek, Samsung: „Obecně je na trhu patrný trend ‚uvědomění si tiskových nákladů‘. Firmy už nepořizují barevné tiskárny tam, kde nejsou třeba, a obecně se zvedá podíl černobílého tisku s důrazem na úsporu tisku. Řada koncových uživatelů se také čím dál tím více zabývá otázkou optimalizace tiskového prostředí. Velice oblíbený je také operativní leasing a outsourcování celého tiskového prostředí.“

Jan Holý, Doxee Czech: „Zákazníci v uplynulém roce požadovali ve zvýšené míře především podporu plnobarevného tisku, který umožňuje využít dokumenty k marketingové komunikaci a jehož cena se přiblížila černobílému tisku na předtištěné formuláře. Narostly rovněž požadavky na tvorbu a distribuci elektronických dokumentů.“

Daniel Míka, Canon: „U středně velkých a větších zákazníků pociťujeme větší tlak na chytré, efektivní a trvale udržitelné celkové řešení zahrnující snížení nákladů a vyšší bezpečnost.“

Katarína Bubeníková, Xanadu: „Všichni očekávají od nasazení tiskových řešení úspory v nákladech na tisk a kopírování. Většina zákazníků si uvědomuje, že tam mají rezervy, a tudíž je prostor pro úspory. Hlavní úsporu však vidíme v nasazení systému sledování tisku a kopírování podle jednotlivých uživatelů organizačních jednotek, kde se projevuje téměř automaticky efekt „sledování podrobných výpisů hovorů“, který je znám z oblasti telefonních služeb. Ten sám sobě přinese znatelné snížení nákladů, neboť se ví, kdo kolik tiskne, a může se vyhodnotit, zda je to adekvátní jeho pracovním potřebám. V posledních 12 měsících evidujeme zvýšený požadavek na omezování a zvýšenou kontrolu barevných tisků a kopií ve firmách.“

Jak se vyvíjí zájem zákazníků o DMS řešení? Nakolik jsou dnes DMS ještě provázány s oblastí tisku?

Martin Bíkl, CCA: „DMS řešení jsou dnes na vzestupu a ještě nějakou dobu zůstanou. Většina organizací si uvědomuje, že již klasická papírová evidence a shromažďování dokumentů nedostačují. Klasická DMS řešení se pozicují spíše do oblasti správy a řízení obsahu a vazba na tisk nebo dokonce na tisková řešení je minimální. Výjimkou mohou být řešení, která poskytují přímo prodejci tiskových řešení.“

Michal Hnaťuk, Cleverbee: „U zákazníků ve velké míře narážíme zejména na potřebu centralizace a parametrizace dokumentů. Žádných významnějších požadavků na provázání DMS s tiskem jsme si nevšimli. Ze zkušenosti našich konzultantů i techniků je v poslední době velký trend EMC a DMS řešení spojovat. Poptávky po samotné integraci DMS jsou spíše ojedinělé, protože zákazník většinou přichází s požadavkem na vyřešení konkrétního záměru, např. vyřízení fakturace.“

O které produkty a služby v oblasti tiskových řešení pociťujete v současnosti nejvyšší zájem, které považujete za nejperspektivnější v následujících dvou letech?

Václav Novotný, Oki Systems: „Stále častěji firmy tisknou a kopírují formou služby. Při pronájmu tiskových zařízení ve vhodné struktuře se nemusí téměř o nic starat, mají zajištěný kompletní servis a navíc mohou ušetřit až 20?% tiskových nákladů ročně. Zároveň se výdaje přesunou z kategorie investičních do provozních a lze je lépe plánovat.“

Pavel Hartmann, Océ: „Vedení firem začíná chápat správnou podstatu firemního kancelářského tisku, tedy fakt, že jde o ryze podpůrnou činnost, kde je nějaký nadstandardní luxus přežitkem, a směřuje k racionálnímu zajištění tiskového prostředí. Tím myslím zejména centralizaci tisku (využití sdílených multifunkčních zařízení), eliminaci osobních tiskáren s neekonomickým provozem a zavedení kontrolních mechanismů tiskového procesu (sledování a přesná alokace nákladů na tisk). Domnívám se, že podobný trend bude pokračovat i v následujících dvou letech.“

Jan Holý, Doxee Czech: „Začíná se zvyšovat zájem o služby formou SaaS a outsourcingu, což dosud nebylo v České republice, na rozdíl od jiných evropských zemí, běžné. Stále více zákazníků bude tisknout plnobarevně a bude využívat dokumenty k cílené personalizované marketingové komunikaci se zákazníky. Se zvyšujícím se podílem elektronických dokumentů na úkor tisku vzroste podíl formátů PDF a XML. Zaručená elektronická archivace bude vytlačovat papírové archivy.“

Daniel Míka, Canon: „V produktech prudce roste zájem o barevná multifunkční zařízení, zvyšuje se poptávka i po robustních a rychlých černobílých zařízeních formátu A4. U větších zákazníků roste zájem o kompletní outsourcing tiskových služeb.“

Katarína Bubeníková, Xanadu: „Z produktů je největší zájem v současnosti o nástroje na sledování počtu tisků a kopií a ze služeb jsou to analýzy a návrhy optimalizace tiskových prostředí. Systémy pronájmu/outsourcingu jsou více méně již známé, a tudíž je tam méně překvapení pro zákazníky. Perspektivu do budoucna určitě mají modely kompletního outsourcingu tiskových a kopírovacích služeb.“

Jak motivovat zaměstnance, kteří jsou zvyklí na koloběh papírových dokumentů, k užívání elektronických verzí?

Michal Hnaťuk, Cleverbee: „Motivace v tuto chvíli není na místě. Určitě lze apelovat na ‚zelené‘ cítění. Nejjednodušší cesta k tomu je ale podle našich zkušeností zatažení pracovníků či jejich zástupců do samotné tvorby, aby měli pocit, že finální DMS platforma vznikla jim na míru.“

Martin Bíkl, CCA: „V první řadě je to o velkém marketingu, tj. neustálé informovanosti osob, že dané řešení zefektivní práci s dokumenty. Dále je potřeba nalézt vhodnou skupinu nadšenců, kteří mají v tyto systémy důvěru a jsou ochotni pomáhat ostatním. Samozřejmě pak můžeme přistoupit k různým benefitům atd., nicméně ty podle mého nefungují tak dobře.“

Jakým chybám by se měl zákazník při výběru tiskové infrastruktury a navazujících služeb či aplikací vyhnout?

Jan Holý, Doxee Czech: „Především by měl zvážit, zda je pro něj vhodnější in-house implementace nebo nějaká forma outsourcingu. V případě outsourcingu nebo SaaS modelu bych doporučil oddělit systémy pro vytváření a distribuci dokumentů od samotného tisku, v opačném případě bude zákazník nezdravě připoután k poskytovateli tisku. Systém nezávislý na zvoleném modelu umožní případný bezbolestný přechod mezi in- -house a outsourcingem v budoucnu. V neposlední řadě by měl zákazník vybrat takové řešení, které dokáže pružně reagovat na změny okolí na vstupu i na výstupu.“

Lukáš Sopek, Samsung: „Při pořizování větších a dražších tiskových řešení určitě doporučuji uvažovat do budoucna. Vstupní investice může být u některých řešení nižší, ale v dlouhodobém horizontu bude zákazníkovi pouze ‚tahat peníze z kapsy‘. Některé stroje mají menší měsíční cyklus, nákladné výměny tiskových válců atp. U tiskového řešení lze uplatnit jednoduchou poučku, že celková sestava je tak silná jako její nejslabší článek. Pokud se tiskárna pořizuje např. do kanceláře, je dobré také zvážit případný rozvoj pracovní skupiny (nárůst aktivních uživatelů), tak aby nebylo nutné kupovat každý rok větší a větší zařízení.“

Katarína Bubeníková, Xanadu: „Určitě by zákazník měl věnovat čas přípravě zadávacích podmínek a parametrů očekávaných tiskových služeb (počty tištěných stran čb/bar., časová a vzdálenostní dostupnost služby, možnosti sledování tisku a reportingu) více než technickým parametrům jednotlivých zařízení. Důležité je také prodiskutovat, co může od nasazení tiskových řešení očekávat a co naopak nikoliv. Pokud se nechá zatáhnout do změti technických parametrů zařízení a dílčích výpočtů, nedostane reálnou představu o budoucích nákladech na tisk, což se projeví v nespokojenosti s poskytovanou službou.“

Jak velkým problémem jsou v případě DMS úložiště? Řeší je zákazníci pro DMS samostatně, nebo využívají infrastrukturu sdílenou s ostatními aplikacemi?

Martin Bíkl, CCA: „Problém úložiště je v podstatě paralelní k vlastnímu DMS. U velkých řešení je prakticky nutné, aby úložiště bylo vyhrazené pro DMS řešení a bylo nakonfigurováno pro daný typ práce – málo velkých souborů nebo hodně malých souborů či kombinace. Sdílení úložišť v tomto případě vede dříve či později k velkým problémům. Co se týče menších řešení, v tomto případě je vhodné využívat např. jednu databázi s ostatními aplikacemi. Nicméně je potřeba dbát na to, aby bylo možné v případě potřeby provést oddělení úložiště na samostatné řešení.“

Jaká část zákazníků se dnes zajímá o tisk z mobilních zařízení?

Václav Novotný, Oki Systems: „Mobilní tisk naše zařízení podporují již delší dobu, zatím to však není funkce, která by byla v oblasti kancelářského tisku našimi zákazníky ve větší míře vyžadována.“

Lukáš Sopek, Samsung: „Vzhledem k tomu, že Samsung tuto technologii nabízí relativně krátce a zdarma, je těžké vyjádřit přesné procento, nicméně v průběhu setkání s resellery a koncovými zákazníky je tato funkce hodně často dotazována a demonstrována.“

Katarína Bubeníková, Xanadu: „V současnosti neevidujeme zásadní zvýšení požadavků na tisk z mobilních zařízení, i když technologie jsou již reálně připraveny.“

Jaké hlavní trendy vnímáte v oblasti ECM? Jsou to například firemní wiki?

Martin Bíkl, CCA: „Ve světovém měřítku se určitě jedná o podporu tzv. social business. Jde o různé sociální sítě, wiki, on-line komunikaci. Nicméně v české kotlině jde spíše o postupný náběh na tato řešení a snahu využít plnohodnotně dané produkty – např. vazby na MS Office, zakomponování do portálů.“

Jaké hodnoticí parametry zákazníci při pořizování tiskových řešení nejčastěji využívají?

Václav Novotný, Oki Systems: „Zajímá je pořizovací cena, rychlost a kvalita tisku, softwarová výbava a snadnost obsluhy. Místo samotné ceny zařízení zvažují celkové náklady na vlastnictví. Rychlost tisku už nehraje takovou roli jako v minulosti. Klíčová je pro ně kvalita u barevných výtisků, jež budou firmu reprezentovat. Požadují možnost sledovat náklady na tisk jednotlivých pracovníků nebo oddělení.“

Jan Holý, Doxee Czech: „Cena je vždy až na prvním místě, zpravidla celková včetně podpory za několik let, samozřejmě při splnění řady dalších technických a byznys požadavků. K těm prvním patří podporované vstupní a výstupní formáty, uživatelské rozhraní i výkonnost celého systému, tedy rychlost generování dokumentů. Mezi byznys požadavky patří předzpracování vstupních dat, slučování dokumentů do obálek, podpora marketingových aktivit (transpromo), využití prázdného místa v dokumentu (white space management).“

Pavel Hartmann, Océ: „Při zvažování výběru tiskového řešení/tiskové služby řeší zákazník několik rozhodovacích faktorů, přičemž z mého pohledu dnes dominantně vévodí dva hlavní. V první řadě zvolit takové tiskové řešení, které bude fungovat téměř „samo“, bez nutného zapojení vlastních zdrojů zákazníka, a v druhé řadě snaha získat toto řešení na bázi nejnižší ceny. Taková myšlenka je opticky velmi lákavá, v praxi však (jako v mnoha jiných oblastech) velmi těžko dosažitelná.“


 

Český trh tiskových zařízení Předpověď pro rok 2012

Podle analýzy IDC trh tiskových zařízení prochází transformací ovlivněnou čtyřmi hlavními faktory:

1. Prudký nárůst objemu obsahu: desetinásobný nárůst objemu digitálního obsahu, trojnásobný nárůst u tisknutelného obsahu.

2. Mobilita, internet a cloud: do roku 2015 budou chytrá kapesní zařízení a tablety představovat 60?% veškerého zakoupeného hardwaru.

3. Přechod z analogového na digitální tisk v produkční sféře: přibližně 1 miliarda vytištěných stránek se do roku 2015 přesune z analogových na digitální vysokorychlostní/velkokapacitní tisková zařízení. Objem barevného digitálního tisku do roku 2015 vroste desetinásobně.

4. Obchodní model založený na službách: vzrůstá obliba správy dokumentové infrastruktury a tiskových řešení na základě smluvních vztahů. IDC očekává, že objem obchodu založeného na službách poroste 4× rychleji než objem obchodu založeného na transakcích (prodej tiskového hardwaru a spotřebního materiálu). Počet stránek vytištěných v rámci tiskových služeb vzroste do roku 2014 o 50?%.

Tisknutelný obsah se přesunul z analogové do digitální sféry a nyní se přesouvá dále, do cloudu. Stále inteligentnější multifunkční přístroje (kombinující kopírování, tisk, skenování, fax atd.) slouží jako dokumentová centra připojená na internet a schopná komunikovat s cloudem i bez připojení k PC.

Je stále patrnější, že obchodní model založený na službách je budoucností tohoto odvětví a nabízí nový zdroj výnosů jako náhrady za klesající prodej hardwaru. Podle vývoje struktury českého trhu IDC odhaduje, že do roku 2015 bude přes 30?% celkových výdajů připadat na obchodní vztahy založené na službách.

Počet vytištěných stránek v příštích pěti letech dále poroste. Většina bude pocházet z laserových multifunkčních zařízení a barevných laserových zařízení. Za pozornost stojí skutečnost, že ačkoli podíl laserových zařízení na celkové instalované bázi činí pouhých 42?%, připadá na ně celkem 94?% všech vytištěných stránek, zatímco inkoustová řešení produkují zbývajících 6?%. Výrobci však čelí rostoucí konkurenci ze strany dodavatelů neoriginálního spotřebního materiálu, což významně omezuje přínos plynoucí z rostoucího počtu vytištěných stránek. To je další důvod, proč výrobci tiskových zařízení potřebují hledat další zdroje zisku.

Autor pracuje jako ředitel výzkumu, IDC CEMA, Imaging and Hardcopy and Print Services & Document Solutions.


Úvodní foto: © Gunnar Assmy - Fotolia.com

Vyšlo v CIO Business World 4/2012
Časopis lze koupit se slevou 20 %





Komentáře