Jak ČSOB uschovává dokumenty

Jak ČSOB uschovává dokumenty


Iron Mountain dokončila pro ČSOB dlouhodobý projekt centralizovaného systému správy a úschovy dokumentů, který je jednotný pro všechna obchodní místa banky po celé ČR. V současné době už systém naplno běží v rutinním provozu.

V roce 2005 zahájila ČSOB ve spolupráci s Iron Mountain projekt na vytvoření centralizovaného systému pro správu dokumentů. Dosavadní praxe, kdy si ČSOB zajišťovala služby spojené s archivací dokumentů pomocí vlastních zdrojů ve více jak 40 spisovnách rozmístěných po celé ČR, se ukázala jako nevyhovující. V zájmu zvýšení efektivity a komfortu práce zaměstnanců, snížení nákladů na úschovu dokumentů a získání větší nezávislosti na nemovitém majetku se ČSOB rozhodla přenést tyto činnosti na externího dodavatele.

Vítěz výběrového řízení Iron Mountain vytvořil pro ČSOB strukturu v rámci evidenčního databázového systému korespondující s jejím skartačním rejstříkem. Po evidenci a přebalení do nových uschovacích obalů byly dokumenty dopraveny do skladovacího centra firmy Iron Mountain. Oprávnění zaměstnanci ČSOB mají o uložených dokumentech neustálý přehled prostřednictvím on-line přístupu do databázového systému pro správu uložených dokumentů. Jejím prostřednictvím mohou vyhledávat své dokumenty a objednávat jejich doručení v různých formách a lhůtách. Systém také poskytuje přehled o tom, kdo s dokumenty pracoval nebo si je vypůjčil apod.





Komentáře