Bohatství skryté v dokumentech může odhalit digitalizace

V souvislosti s digitalizací papírových dokumentů se často hovoří o úspoře času a vyšší efektivitě. Přínosů digitalizace pro každou firmu je ale mnohem více.

Bohatství skryté v dokumentech může odhalit digitalizace


Digitalizace dokumentů patří mezi často diskutovaná témata ve většině českých firem, které se potýkají s přílivem faktur, dodacích listů, smluv či jakýchkoli jiných typů papírových dokumentů. Procesy s papírovými dokumenty jsou totiž velmi náročné na čas, přesnost a administrativní práci zaměstnanců na všech úrovních a v různých rolích. Že se papírové dokumenty velmi často ztrácejí, není žádná novinka, ale v dnešní „digitální“ době je překvapující, že stále existují firmy, jejichž administrativní soukolí se zastaví v okamžiku, kdy třeba několik dní není v kanceláři k dispozici manažer, který musí zkontrolovat a schválit papírový dokument – typicky fakturu. V zájmu dobrých vztahů sice dodavatelé od penále za pozdní platby obvykle upouštějí, ale ztracené a pozdě zaplacené faktury přátelské atmosféře při spolupráci s obchodními partnery rozhodně nenahrávají.

Jen těžko bychom hledali firmu, která vsadila na digitalizaci a plně elektronický oběh dokumentů a nedosáhla zlepšení v efektivitě práce a celkového zjednodušení své administrativy. Zároveň se ale často setkáme se situací, kdy digitální zpracování dokumentů zůstane někde na půl cesty k plnému využití komplexních řešení na správu podnikového obsahu (ECM, Enterprise Content Management), určených pro práci se všemi typy podnikových dokumentů a ostatních dat. 

Není digitalizace jako digitalizace

Digitalizace dokumentů a jejich následné zpracování plně elektronickou cestou má v zásadě dvě hlavní podoby. Tou první a jednodušší je prosté skenování papírových dokumentů doručených do firmy, jejich opatření popisky (metadaty) a posunutí k dalšímu zpracování. To má zpravidla několik hlavních kroků – od kontroly obsahu přes schválení až po archivaci takto digitalizovaných dokumentů. Mnoho firem se s tímto způsobem digitalizace spokojí, jelikož splňuje jejich představu o tzv. bezpapírové kanceláři.

Daleko zajímavější je ale pokročilejší způsob digitalizace dokumentů, který zahrnuje také vytěžení jejich obsahu. Prostřednictvím softwaru na rozpoznávání textového obsahu dokumentů (OCR, Optical Character Recognition) je z papírového dokumentu získán jeho obsah, se kterým lze následně dále pracovat – indexovat jej a vyhledávat v něm.

Budeme-li se bavit o fakturách nebo třeba smlouvách, znamená pokročilá digitalizace načtení jejich obsahu a automatický přenos údajů do dalších firemních systémů. Účetní pak už nemusejí ručně přepisovat každou fakturu do počítače, ale mohou se věnovat důležitější práci. Podobně lze vytěžovat třeba i data ze smluv a jiných dokumentů a rovnou je přenášet do příslušných systémů (CRM, ERP atd.) – zcela automaticky a s velmi vysokou úrovní přesnosti.

Systémy na digitalizaci, vytěžování a řízení oběhu dokumentů zastanou v podnikové administrativě podobnou úlohu jako roboty a automatizované stroje ve výrobě – zbaví lidi monotónní a obtížné práce a uvolní jim ruce pro náročnější činnosti. Při současném nedostatku pracovních sil a značném tlaku na růst mezd má automatizace stále větší význam: stejný objem práce lze (rychleji a přesněji) zastat s menším počtem lidí a těm zkušenějším a zdatnějším nabídnout důležitější a lépe placenou práci. 





Úvodní foto: Fotolia.com




Komentáře