Bohatství skryté v dokumentech může odhalit digitalizace - 2

V souvislosti s digitalizací papírových dokumentů se často hovoří o úspoře času a vyšší efektivitě. Přínosů digitalizace pro každou firmu je ale mnohem více.

Bohatství skryté v dokumentech může odhalit digitalizace


Data jako cenné aktivum

Kompletní digitalizace a vytěžení dat má ještě další důležité rozměry. Především lze s vytěženými daty dále pracovat – analyzovat je a proměnit v další zdroj informací pro podporu manažerského rozhodování. Firma tak může získat nové pohledy na své podnikání, spolupráci s obchodními partnery nebo na obchodování se svými zákazníky.

Data dnes patří k nejcennějšímu majetku firmy a lze díky nim získat podstatnou konkurenční výhodu. Pokud jsou navíc všechna data v digitální podobě, může je firma také mnohem lépe chránit. Je například celkem vyloučené, aby se digitální dokumenty snadno „ztratily“, a při vhodně zvolené strategii zálohování prakticky nehrozí, že by byly dokumenty bez náhrady zničeny. Digitální dokumenty také nelze snadno antedatovat nebo jinak neoprávněně upravovat. Díky řízení přístupu k dokumentům v rámci ECM systémů lze navíc udělit různým zaměstnancům či pracovním skupinám oprávnění pracovat jen s určitými dokumenty. Protokolování přístupu a manipulace s obsahem digitálního archivu pak zajistí kontrolu nad tím, jak zaměstnanci s dokumenty pracují. Omezit lze tisk, kopírování nebo třeba odesílání citlivých dokumentů e-mailem.

Přístup k dokumentům odkudkoli

Digitalizované dokumenty a vytěžená data se spravují v datových skladech, k jejichž obsahu lze bezpečně přistupovat i z mobilních zařízení. Už se tedy nebude stávat, že by schválení dokumentů nutně muselo počkat na návrat odpovědného manažera do kanceláře, nebo že by třeba obchodník neměl na jednání s klientem k dispozici všechny potřebné dokumenty jako smlouvy, poslední objednávky nebo třeba faktury.

Návratnost řešení digitalizace dokumentů se pohybuje v řádu měsíců a jejich celkový přínos pro fungování firmy je prakticky nevyčíslitelný. Už jen proto, že zbavíte svoje lidi papírování a dáte jim důležitější a pro firmu přínosnější práci.





Úvodní foto: Fotolia.com




Komentáře