Dokumenty bez papíru - 2

Už v blízké budoucnosti bude podstatná část firemních dokumentů vytvářena a publikována za pomoci strojů.

Dokumenty bez papíru


Od digitalizace agendy se očekává především zlepšení obchodních procesů, ale i dosažené úspory mohou někdy příjemně překvapit. „Příkladem může být pojišťovna Kooperativa, která se rozhodla nahradit standardní papírové smlouvy elektronickými dokumenty s biometrickým podpisem,“ říká Robert Kuzma ze společnosti Sefira a dodává, že díky novému systému zpracování smluv se tak doba zpracování zkrátila z devíti na jeden a půl dne. Pojišťovna tak odhadem ušetří až pět milionů listů papíru ročně.

Zájem trhu trvá

Jiří Jakeš z firmy Ixtent dodává, že obecně se poptávka utváří ve vlnách, cyklech, které jsou dány situací a děním na trhu. „Ale obecný trend poptávky organizací po ECM a DMS je jednoznačně rostoucí, protože jsou si vědomy toho, že v byznysu rychlost a kvalita informací znamenají konkurenční výhodu,“ charakterizuje situaci Jakeš a dodává, že elektronizace může rozhodnout o budoucí konkurenceschopnosti firmy. To se podle něj týká naprosté většiny tržních segmentů, většina podniků již dnes má ve střednědobých strategiích obsaženu nějakou formu automatizace či digitalizace. „Vedení firem si je vědomo, že musí mít prostor pro inovativní řešení, které by posílilo jejich hlavní byznys,“ doplňuje Jakeš.

„Poptávka po ECM/DMS systémech nadále trvá,“ říká Robert Kuzma a dodává, že v poslední době je podle jeho zkušeností stále častěji generována především snahou firem a organizací o přechod ke skutečnému bezpapírovému fungování. „Jedním z cílů projektů je proto vyřešení otázky důvěryhodného vytváření, validace a dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů,“ vyjmenovává Kuzma úkoly, které je třeba při tom zajistit.

Také Martin Šolc ze společnosti Janus zaznamenává pokrok: „To, co zcela jistě roste, je ochota firem alespoň se zamyslet nad tím, že je pro ně důležité změnit způsob práce s elektronickými dokumenty, resp. s informacemi.“

Dobrou zkušenost se zájmem firem má i Robert Blaha ze společnosti Karat Software. „Dnes je požadavek na DMS prakticky standardní součástí poptávky a následné dodávky. Obdobným procesem prošlo před časem i naše řešení workflow. Společnosti se posunují dále, třeba samotné ERP už nepovažují za zásadní přínos a poptávají jejich rozšířené funkce, které se mohou stát skutečnou konkurenční výhodou. A DMS do této oblasti rozhodně patří,“ uvádí příklad Blaha a dodává, že typickým segmentem, pro který je pokročilé DMS řešení důležitou součástí systému, jsou výrobní a vývojové společnosti.

Lukáš Dziadek ze společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech potvrzuje rovněž neustálý růst poptávky po ECM/DMS. Zájem podle něj přichází často od středně velkých společností, které elektronické zpracování nezavedly v první velké vlně digitalizace dokumentů. „Nyní jsou tato řešení cenově dostupnější a přinášejí firmám, které je využívají, úspory, jež se jim v řádu let vrátí,“ uvádí Dziadek.
Změny na trhu vypozoroval i Pavel Nykl ze společnosti Onlio. Podle něj už nachází argumenty pro implementaci DMS i management menších firem, a tak jejich poptávka roste. „Rovněž stoupá poptávka pro plnohodnotné DMS v cloudu. Firmy cítí potřebu DMS, a přitom nechtějí investovat do nákupu hardwaru. Nebo si už spočítaly, že se jim cloudové řešení vyplatí,“ doplňuje Nykl.

Elektronizace dokumentové agendy ve firmách a organizacích nemusí být jednoduchá. Jaké obtíže musejí dodavatelé a implementátoři DMS/ECM systémů překonat?
Typickým problémem může být špatný návrh cílového stavu. To potvrzují i zkušenosti analytiků IDC. „Velmi často pozorujeme, že společnosti místo celkového redesignu a zefektivnění procesů pouze přidávají na starý systém nové vrstvy, přičemž komplexnost systému narůstá. Firmy často pracují na dílčích projektech a neřeší problém od základu v jeho celistvosti,“ varuje Stanislav Novák.

Potřebu řádné vstupní analýzy potvrzuje i Robert Kuzma. „Typickým problémem v této oblasti je nepochopení rolí, které mají jednotlivé informační systémy zastávat. Od DMS nelze očekávat, že bude plnit roli spisové služby, ale ani dlouhodobého archivu a naopak,“ říká Kuzma a dodává, že před zavedením systému DMS je nutné učinit rozbor potřeb zákazníka a udělat návrh celkové architektury řešení správy dokumentů.

Jiří Jakeš naráží na klasický problém, kterým je snaha sladit požadavky klíčových uživatelů s požadavky IT. „Někdy jde o dost těžko řešitelný problém, který v celém procesu zavádění nového systému zabere nejvíce času. Po zavedení nového systému se pak zase stává, že uživatelé jen neradi akceptují změny ve způsobu práce, které obecně inovativní proces přináší,“ uvádí zkušenosti Jakeš a vyzdvihuje, že přidanou hodnotou kvalitního implementačního partnera je i práce s uživateli a snaha proces změny maximálně ulehčit.

Martin Šolc zase připomíná, že zpravidla klíčové je pochopit situaci ve firmě a najít správné místo DMS v existujícím systému nástrojů. „Dokud se roli a přínosy DMS nepovede dostatečně vysvětlit, lidé ve firmách nejsou ochotni pokračovat v konkrétnějších jednáních o nasazení DMS. Ve většině organizací je více agend a jejich důležitost nevidí všichni pracovníci stejně. Je tedy důležité hovořit se správnými lidmi o dostatečně důležitých agendách,“ shrnuje zkušenosti Šolc.

Robert Blaha zase často musí překonávat nízké povědomí zákazníků o skutečných možnostech DMS. „Většinou u klienta panuje obecná představa o DMS jako o systému, který umožňuje uchovávat dokumenty. U skutečného DMS řešení je ale samotné uchovávání dokumentů pouze zlomkem jeho funkčnosti,“ vysvětluje Blaha a uvádí, že hlavním přínosem a přidanou hodnotou je především rychlé zpřístupnění potřebných dokumentů a vyhledávání v nich. Obvykle pomáhá „salámová metoda“, tedy implementovat DMS postupně – nejprve v jedné oblasti, a tím v praxi demonstrovat přínosy a možnosti řešení. Zákazník je pak lépe schopen definovat své požadavky a očekávání od DMS systému i v dalších potřebných oblastech.

Potřebu získat pro projekt podporu managementu společnosti a klíčových uživatelů vyzdvihuje Lukáš Dziadek. „Nové věci, programy nebo postupy bývají zaměstnanci vnímány většinou negativně, protože to pro ně znamená změnu zažitých postupů,“ vypočítává úskalí Dziadek a dodává, že pokud zde není podpora na straně důležitých uživatelů, jen velice složitě se získává důvěra v nové řešení.

Pavel Nykl je ovšem optimista a tvrdí, že lidé odpovědní za rozhodnutí o implementaci DMS očekávají zjednodušení procesů spojených s agendami přenesenými do elektronického oběhu. „A to se skutečně děje. Po nasazení elektronického oběhu dokumentů prokazatelně dojde ke zrychlení a zefektivnění předmětných procesů,“ říká Nykl a současně varuje, že k tomu může dojít až po zaučení konkrétních uživatelů. „Právě v nedostatečném proškolení uživatelů tkví riziko. Neznalí uživatelé mohou systém odmítat a mohou potom být brzdou jeho bezproblémového zavedení,“ uzavírá téma elektronických dokumentů Nykl.





Úvodní foto: Fotolia.com




Komentáře