Co se děje ve světě DMS aneb Hlavní trendy zpracování dokumentů

Žijeme v digitálním věku a platí to i v případě práce s dokumenty, kterému se nevyhne žádná organizace. Čistě bezpapírová kancelář je sice vizí budoucnosti, nicméně již dnes řada firem úspěšně využívá nějaký DMS systém (Document Management System), který je perfektním základem pro centrální správu dokumentů s řízením jejich oběhu.

Co se děje ve světě DMS aneb Hlavní trendy zpracování dokumentů


Stejně jako u jiných IT oblastí dochází i v případě zpracování dokumentů k neustálému vývoji, který kopíruje méně či více moderní trendy. Některé mají spíše jepičí život a uživatelé i dobře zamýšlené změny odmítnou, jiné jsou naopak dlouhodobě úspěšné a velmi rychle je přebírají komerční i open source produkty.

Od mobilů a lepšího uživatelského rozhraní…

Jedním z hlavních trendů současnosti – nejen u DMS – je maximální snaha o vyvážení soukromých a pracovních životů. V oblasti zpracování dokumentů se toto úsilí týká mj. podpory vzdálených přístupů a mobilních technologií. Zjednodušeně řečeno mohou uživatelé k dokumentům přistupovat doslova odkudkoli a kdykoli, vystačí si jen s připojením k internetu a tabletem nebo telefonem. Pokročilé systémy umožňují i off-line synchronizaci dat a na mobilních zařízeních nabízejí stejnou uživatelskou zkušenost jako v případě klasických počítačů – jistě, má to ještě určité nedostatky jako například nižší výkonnost při editaci textů apod., ale směr je jasný a mobilní přístup vyžaduje stále více uživatelů.

Neustálý vývoj probíhá i v případě uživatelského rozhraní. Snahou je nejen maximální zjednodušení ovládání, ale také celkové zpřehlednění i lepší vizuál­ní podoba. Například nejnovější verze systému eDoCat (2019R1 z jara letošního roku) přinesla zcela od základů přepracované rozhraní včetně vzdušnějších ovládacích prvků a intuitivnějších ikon. Systém eDoCat navíc výrazně zjednodušuje práci s propojenými a souvisejícími dokumenty, a to jak na úrovni vytváření vazeb pomocí vytěžování strukturovaných dat, tak i z pohledu následného zpracování a vyhledávání. Dokument pak není jen izolovanou jednotkou, ale může být součástí celého balíku dokumentů propojených vzájemně unikátním společným identifikátorem, např. jednacím číslem.

… přes dokonalejší spolupráci…

Systémy DMS jsou především o řízeném oběhu dokumentů a spolupráci. Dlouhodobým trendem je zlepšování podpory definovaných dokumentových workflow včetně plné automatizace, díky které se uživatelé o jednotlivé kroky vůbec nemusejí starat a mají jistotu, že vždy pracují s aktuálně platnou verzí dokumentu podle svých konkrétních rolí a oprávnění.

Zdokonalují se i možnosti podpory schvalovacího procesu, archivace či auto­matizované komunikace s dalšími systémy, jako jsou registr smluv nebo informační systém datových schránek. Již zmíněný eDoCat umožňuje nastavit dokumentové workflow tak, že příjem zprávy z datové schránky probíhá automaticky včetně plné podpory následného zpracování – stejně jako kdyby šlo o jakýkoli jiný dokument.

… a digitalizaci…

Jednou bude zpracování dokumentů čistě elektronické, dnes je ale nutné pracovat s množstvím dokumentů v tradiční, papírové podobě. A aby bylo možné dosáhnout na všechny výhody DMS, musí být k dispozici i bezproblémová digitalizace. Vše přitom začíná již na hardwarové úrovni – důležité jsou kvalita i spolehlivost skenerů, podpora dávkového zpracování i skenování různorodých materiálů a optické rozpoznávání znaků.

Výzkumy se uskutečňují také v oblasti elektronického papíru – jedním z cílů je nabídnout skutečně kvalitní, ohebný a po všech stránkách snadno použitelný materiál, tak aby padly i poslední pocitové argumenty pro tradiční papír.

… až po nižší náklady

Odpůrci DMS často argumentují vysokými náklady na tyto systémy. Může a nemusí to být pravda, protože například systém eDoCat postavila česká společnost Onlio na komunitní verzi platformy Alfresco Community Edition – výsledkem přitom není jen nízká pořizovací cena, ale také podstatně menší celkové náklady na vlastnictví a díky vlastním a unikátním modulům plně profesionální řešení s jistotou dalšího rozvoje. Trendem tedy je zpřístupňování řešení pro správu dokumentů širšímu okruhu organizací. Mimochodem, eDoCat je k dispozici jak v tradiční on-premise podobě, kdy jej klient provozuje na své infrastruktuře a má vše pod plnou kontrolou, tak i v režimu software jako služba (SaaS), umožňujícím efektivní rozložení nákladů a přenesení starostí s provozem na tým špičkových profesionálů.

Autor je obchodním ředitelem společnosti Onlio, www.edocat.cz.


Úvodní foto: Henryk Niestrój, Pixabay




Komentáře