Jak správně číslovat faktury aneb Vše, co byste měli vědět, než vystavíte první doklad

Nedílnou součástí faktury je pořadové číslo. Doklad se bez něj neobejde, nicméně žádný zákon neurčuje, jak by měla číselná řada vypadat. Pokud se chystáte podnikat a neste si jistí, jak se k číslování postavit, seznamte se základními pravidly. A vy, jež se již v byznysu pohybujete nějaký ten pátek, si je pro jistotu zopakujte.

Jak správně číslovat faktury aneb Vše, co byste měli vědět, než vystavíte první doklad



Číslování faktur musí být jasné a přehledné

Nejlepší možná varianta je číslování chronologicky vzestupně. Tedy tak, aby měla každá další faktura číslo o jedno vyšší než doklad předchozího data. Např. fakturu vydanou 1.1. označíte pořadovým číslem 1, fakturu z 4.1. číslem 2, fakturu z 8.1. číslem 3 atd.

K označení faktury však obvykle nepoužíváme pouze číslo, ale specifickou číselnou řadu, která může obsahovat více kombinací číslic i textové řetězce (např. VFRRRRCCC). K jakému tvaru se nakonec přikloníte, je na vás. Měli byste ho však dodržovat a průběžně neměnit, aby byly doklady přehledné pro vás i pro úředníky z finančního úřadu. Online fakturační systémy jako SuperFaktura.cz samozřejmě vlastní číselné řady umožňují.

​Vystavujete několik specifických faktur?

Může se stát, že během roku vystavujete faktury např. fyzickým osobám, právnickým osobám klientům z třetích zemí apod. Případně byste rádi odlišili číslování zálohových a ostrých faktur. Pro jednotlivé oblasti můžete zvolit samostatné číselné řady. Ty samozřejmě musíte v rámci zachování přehlednosti dodržovat.

 Pozor na znaky, přidělají vám práci

V pořadovém čísle faktury mohou být obsaženy také znaky. Například pomlčka nebo lomítko. Z účetního hlediska je to v pořádku – mějte však na paměti, že vám mohou působit komplikace při párování plateb. Většina bank umožňuje zadávání variabilního symbolu jen ve formě číslic. Spárování dokladů s úhradou proto musí probíhat ručně.

​Co když v číslování uděláte chybu?

Mýlit se je lidské a může se stát, že např. přeskočíte jedno či více čísel. Finanční úřad však může nabýt podezření, že jste „chybějící“ faktury vědomě nezahrnuli do účetnictví – proto je vhodné přidat doklad, který je o omylu informuje. Prevencí chybějících čísel je elektronická fakturace a s automatickým číslováním.

Někteří podnikatelé řeší chybějící číslo v řadě přidáním faktury, která na daném místě nemá co dělat. Např. přidáním faktury z 12.12. označenou číslem 2 mezi fakturu číslo 1 vydanou 1.10. a fakturu s číslem 3 vystavenou 5. 10. Podobný chaos si v účetní agendě nedělejte.

Elegantním způsobem, který nijak neodporuje platné legislativě, je nastavení číslování samostatně pro každý měsíc. Případně do číselné řady uvádět datum vystavení. Faktury vydané v lednu by mohly vypadat takto: 20201001, 20201002...; únorové faktury následovně: 20202001, 20202002... V případě číslování s datem vystavení pak takto: 20200101 (faktura z 1.1. 2020), 20200310 (faktura z 3.10. 2020).

 Neproplacené faktury si ponechejte

Co s fakturami, které vám odběratelé z nějakého důvodu neuhradili. Pokud vás napadlo, že je smažete, raději do svého záměru upusťte. V očích finančního úřadu byste mohli být za podvodníka, který chce státní kasu ošidit o daň z příjmu nebo DPH.

​Jaký postih vám hrozí za nesprávně vystavený doklad?

Finanční úřad může za špatně vystavený doklad (tzn. fakturu bez předepsaných formálních záležitostí) uložit pokutu od 500 Kč, a to i v případě, že se subjekt nedopustil krácení daní. Postih paradoxně hrozí také příjemci špatně vystaveného dokladu. Pokud si ohledně povinných výdajů na faktuře stále nevíte rady a nechcete riskovat sankce ze strany finančního úřadu, zkonzultujte problematiku se zkušeným účetním.


Úvodní foto: © tetxu - Fotolia.com


Galerie



Komentáře