Pomocník pro minimalizaci chyb

Kdokoli pracuje s firemními dokumenty, nezbytně se potýká s chybovostí. Opisování dat, například z faktur, do ERP systému generuje chyby přímo úměrné pečlivosti zaměstnanců. K vyšší efektivitě a nižší chybovosti pomáhají firmám automatické systémy skenování textu a digitální práce s dokumenty.

Pomocník pro minimalizaci chyb


Jedním z nich je řešení DOCU-X integrované do podnikových systémů Helios, které automaticky vytěžuje obsah definovaných dokumentů a významně minimalizuje chybovost. Tedy přesně ruku v ruce se současným trendem digitalizace dokumentů a prací s nimi výhradně v elektronické podobě. Firmy, které používají DOCU-X, mohou garantovat svým zákazníkům a odběratelům vysokou míru spolehlivosti v rámci správy skladů, financí i obchodních aktivit.

„Díky plnohodnotné integraci dochází k úspoře času a pracovních sil,“ vysvětluje ing. Iva Mottlová, manažerka pro integrační řešení ve společnosti Asseco Solutions, která je dodavatelem systémů Helios. „Není totiž nutné řešit žádné synchronizace číselníků ani dalších potřebných údajů. Systémy data a dokumenty navzájem sdílejí a díky nastavení přístupových práv se k nim dostane jen oprávněný pracovník a nemusíte mít strach, že bude s daty neoprávněně nakládáno,“ dodává.

Sám sebe učit

Podle slov Ivy Mottlové se například díky tomuto spojení pro zadávání faktur došlých plně využívá strojové čtení, díky němuž je možné zautomatizovat procesy a ušetřit pracovní sílu.

„Systém sám za vás přečte data ze skenovaných i elektronických dokumentů a sám je zapíše do Heliosu, a to bez chyb,“ objasňuje princip Mot­tlová.
Systém DOCU-X OCR je založen na strojovém učení a algoritmu, který se sám postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování dokumentů. Úspěšnost vytěžování se tak pohybuje okolo 95 %.

Důležitý pro obsluhu systému je také fakt, že pracuje pouze v systému Helios. Na ten je zvyklá i z dalších činností ve firmě. Úloha zodpovědného zaměstnance je v takovém případě velmi jednoduchá – pouze doklady kontroluje a řeší případné korekce.

200 jazyků k dispozici bez omezení

DOCU-X zvládá bezchybně pracovat s dokumenty ve dvou stovkách jazyků. Zcela tak pokrývá libovolné dodavatele v Evropě a většinu ostatních ve světovém měřítku. Nemusíte se tedy omezovat a vytěžovat pouze účetní doklady v několika základních jazycích. Jak je to možné? DOCU-X OCR totiž využívá OCR technologii od společnosti ABBYY – světového lídra v této oblasti.

Systém navíc umožňuje rozšíření o vytěžování ručně psaného textu, např. přihlášek do věrnostního programu, výrobních dokumentů, případně na dotahování položek z příjemek a z obdobných dokladů.

Dokumenty v bezpečí kanceláře

Bezpečnost dat je klíčová, zejména při pokračujícím trendu cloudových úložišť. DOCU-X OCR je bezpečné řešení, které běží přímo v prostředí firmy na původních zařízeních. Veškeré nakládání s vytěženými daty je tak pod detailní kontrolou IT správce.

„DOCU-X je jediné certifikované integrační řešení pro systémy Helios, kromě důkladného zabezpečení tak garantujeme funkčnost i v budoucnu s ohledem na spouštění nových verzí systému,“ říká závěrem Iva Mottlová.


Úvodní foto: Adobe Stock

Vyšlo v CIO Business World 4/2019
Časopis lze koupit se slevou 20 %





Komentáře