ERP: Důležitější, než kdy dřív

ERP: Důležitější, než kdy dřív


Nemůžete žít s nimi a nemůžete žít bez nich – tak by se dal nejstručněji shrnout vztah CIO a vedoucích IT pracovníků k podnikovým ERP systémům. Z průzkumů za mořem i na domácí půdě vyplývá, že většina podniků využívající ERP systémy je s nimi svázána takříkajíc pupeční šňůrou. Více než 85 % společností využívající ERP systémy uvádí, že jsou pro jejich podnikání životně důležité.

Nejedná se ale o snadné soužití: IT manažeři soustavně bojují se složitými integracemi informačních systémů, vysokými celkovými náklady TCO a ERP systémy, které často nejsou příliš uživatelsky přívětivé. Často také touží po výraznějších inovacích a vylepšeních ze strany dodavatelů. Navzdory tomu se zdá, že CIO nechtějí uvažovat o odluce své společnosti od stávajícího ERP systému a o nasazení něčeho zbrusu nového, jako jsou kupříkladu SaaS (software jako služba) nebo open source modely.

Stupeň provázanosti společností s ERP systémy nepřekvapuje ani Amy Dohertyovou, CIO realitní společnosti American Financial Realty Trust. Podniky podle ní v uplynulých patnácti letech svazovaly s těmito systémy obrovské množství životně důležitých informací, včetně těch finančních: „Čím pevněji je váš podnik provázán s ERP systémem, tím kritičtější je onen systém pro vaše obchodní aktivity.“

Dohertyová byla jedním z IT manažerů, kteří se zúčastnili našeho zámořského průzkumu v říjnu minulého roku, který provedl magazín CIO. Průzkum byl zaměřen na otázky týkající se používaných systémů pro finance, lidské zdroje a řízení zásob. Ptali jsme se nejen na aktuální situaci, tedy náklady na licence, údržbu a upgrady a celkové vztahy s dodavateli, ale také na možné alternativní ERP modely, které společnosti zvažují.

IT manažeři se též vyjadřovali k celkové roli, kterou ERP systémy v jejich podniku hrají, a výsledkem kupodivu bylo poměrně jednoznačné odmítnutí pohledu na ERP jako na „systémy minulosti, do nichž již společnost neinvestuje.“ Tento posun potvrzuje i Ray Wang, vedoucí analytik společnosti Forrester Research: „V minulosti se o ERP systémech hovořilo jako o zastaralých, nedostatečně agilních a neflexibilních IS, které nepodporují interoperabilitu. Tomu je ale konec a ERP systémy jsou dnes důležitější než kdykoliv v minulosti.“ To potvrzuje i 80 % vedoucích IT oddělení, podle nichž budou současné ERP systémy pro jejich podniky v následujících pěti letech nepostradatelné.

CELKOVÝ OBRAZ

Jak ale podniky používají své ERP systémy? Podle šéfů IT jsou ERP moduly využívány především pro účetnictví a finanční aplikace (96 %), nákup a zpracování objednávek spolu s řízením dodavatelských vztahů (78 %), řízení skladových zásob (64 %) a lidských zdrojů spolu s platy (55 %). Nejlépe fungují dle respondentů ERP systémy opět v oblasti podnikových financí (70 %), nákupu a zásobovacích činností (42 %), řízení skladových zásob (33 %) a personalistice (26 %).

Mezi dodavateli dominuje v zámoří dle očekávání Oracle s 20 %, následován společností SAP (14 %), PeopleSoftem (14 %, ten ovšem patří také Oraclu), Microsoftem (11 %) a dalšími, jako je Lawson, JD Edwards (také Oracle) nebo Sage Group.

Je zajímavé, že v době, kdy by podnikové aplikace měly poskytovat především konkurenční výhodu, uvedlo 76 % šéfů IT jako hlavní smysl ERP zvýšení provozní výkonnosti, následovaly podpora globálního byznysu (12 %), růstu (5 %) a snížení nákladů na IT (4 %). Ray Wang z Forresteru ale míní, že je to zcela pochopitelné: „Když se podíváte na ty, kdo o ERP rozhodují, budou to především provozní manažeři – finanční a IT ředitelé.” Kupodivu pouze 4 % vedoucích IT pracovníků uvedla, že jim ERP systém nabízí konkurenční výhodu či odlišení. Podle Wanga ale průzkumy Forresteru ukazují, že zejména u vertikálně zaměřených řešení pro středně velké podniky (tedy těch šitých na míru určitému odvětví či typu podnikání) představují ERP systémy často významný prvek konkurenceschopnosti a odlišení.

To je případ CIO jako je Dohertyová, pro kterou konkurenční výhoda znamená poskytnout kolegům ve firmě efektivní podnikové aplikace pro nakládání s realitami. Dodává k tomu: „To, zda ERP může poskytnout konkurenční výhodu, závisí také na odvětví.” Například v oblasti finančních služeb, kde pracovala s ERP systémy po dobu sedmi let, „je má každý, takže to vlastně není konkurenční výhoda,” dodává. V případě obchodu s realitami hraje robustní ERP balík využívaný naplno zaměstnanci mnohem významnější roli, neboť se v tomto odvětví nejedná o zcela běžnou záležitost

Pro šéfy IT, jako je Pam Haneyová ze společnosti Irvine Scientific zabývající se výzkumem a výrobou, jsou otázky konkurenční výhody zcela zastíněny všudypřítomnou potřebou úprav ERP systému. „Neustále musíme řešit problémy ERP systémů, které nejsou navrženy pro potřeby procesní výroby,“ říká Haneyová. Výsledkem je, že společnost musí pořizovat rozsáhlejší sady, které jsou následně upraveny pro specifické potřeby Irvine Scientific. „Jsme malá společnost, ale máme potřeby velkého podniku,” dodává Haneyová. Typickým příkladem je nakládání s více měnami – to spolu s neschopností systému zvládnout všechny potřebné změny v oblasti přepravy a fakturace znamená, že je třeba mnoho věcí dělat ručně nebo pomocí úprav systému na zakázku.

INOVACE, KAM SES PODĚLA?

„Největší dodavatelé ERP systemů se svými rozsáhlými podnikovými balíky nepředstavují příliš úrodnou půdu pro inovace, zejména s ohledem na potřeby středně velkých či menších dynamických podniků. Velcí hráči sice inovují (v poslední době se jedná zejména o dynamičtější řešení – viz rámeček), ale nedokáží nabídnout mikro-vertikální řešení, které zákazníci často očekávají,” říká Wang. Přesto vedle 38 % uživatelů nespokojených s rychlostí a kvalitou inovací poskytovanou jejich dodavatelem ERP je tu bezmála polovina spokojených, zbylých 12 % si pak není jistých.

Podle Dohertyové existuje velký rozdíl v tom, jak inovaci vnímají různí CIO. „Jsem ráda, že nabízejí ve svých produktech novinky,” říká na adresu společnosti Oracle, „nejsou to ale nové funkce pro můj obor podnikání.” Jednou z horkých novinek v oblasti realit jsou „zelené budovy” – a právě zde by Dohertyová uvítala novinky v ERP systémech. Současní i potenciální zákazníci se o byty s nižšími náklady na energie zajímají, aby ale byly podobné iniciativy ekonomicky přínosné, je třeba propojit ERP systémy (zejména funkce jakými jsou účtování nákladů a fakturace) a informačními systémy budov, které mají na starosti řízení vytápění a klimatizace.„ Jak ale můžeme něco podobného dokázat, aniž by to stálo mnoho peněz?” ptá se Dohertyová. Vzhledem k malé velikosti trhu realitních společností si nedokáže představit, že by potřebné úpravy chtěli nabídnout sami dodavatelé ERP systémů.

Ani Haneyová z Irvine Scientific není optimistkou. „Nedostává se nám inovací,” říká. Přestože je členem zákaznického poradního výboru ve společnosti QAD, která je dodavatelem ERP systému pro Irvine, trvalo podle ní příliš dlouho (v některých případech i dva roky) zavést nové funkce do praxe. Stěžuje si na pomalé nasazování technologií jako je elektronický podpis i na chybějící položky jako e-mail adresa v zákaznickém poli, jež měly být přidány již před lety. „Jsou zoufale pozadu,” dodává a zmiňuje, že hledá nového dodavatele ERP systému.

Odpovědi zaměřené v průzkumu na spokojenost s novinkami a inovacemi v oblasti přístupu k informacím, flexibility, integrace, TCO a použitelnosti byly poměrně rozdílné. Zatímco u prvních tří kategorií byly skupiny spokojených a nespokojených CIO zhruba stejné, v případě použitelnosti bylo více než 60 % spokojeno nebo velmi spokojeno. Naopak u TCO vyjádřilo převažující či plnou nespokojenost 54 % respondentů. Z těch, kteří zvažují výměnu či odstranění ERP systému a nahrazení jiným modelem, se tak 26 % rozhodlo z důvodů snížení nákladů a necelých 30 % kvůli vyšší flexibilitě. Podle Wanga je cestou k lepšímu TCO zvýšení užitné hodnoty nákladů na údržbu (nebo jejich snížení) a vytvoření prostoru pro spolupráci s třetími stranami.

Navzdory mnoha problémům a pesimistickým předpovědím minulosti o osudu ERP systémů plánuje mnoho CIO v roce 2008 za ERP systémy utratit více než v předchozím roce – zatímco na severoamerickém trhu plánuje 11 % dotázaných nákup nového systému a 54 % menší či rozsáhlejší upgrade toho existujícího, na českém trhu plánuje investice a realizace projektů v oblasti ERP pouze 44 % podniků, celkové investice by v této oblasti v ČR měly v letošním roce přesto růst (viz rámeček s grafy). Je ale třeba mít na paměti, že i podniky, které neplánují upgrade či nákup nového IS, musejí čelit nákladům souvisejícím s novými moduly, úpravami, licenčními poplatky či údržbou. „A pokud se rozhodnete neobnovovat servisní smlouvy – tedy odstavit údržbu a ušetřit na poplatcích, počítejte s tím, že až budete v budoucnu upgradovat, zaplatíte o to víc,“ dodává Haneyová.

DO NÁRUČE NOVÉHO DODAVATELE?

Vedle nekonečných nákladů musí CIO čelit mnoha neustálým problémům s ERP systémy (nemluvě o pověstné „nákladné implementaci”). V čele je složitá integrace (39 %), nedostatek funkcí pro určité obchodní strategie (38 %), komplikovaný přístup či vytěžování užitečných informací (32 %) a nedostatečná přívětivost či intuitivnost (31 %). Nakolik ale zmíněné problémy dokázaly donutit IT manažery přejít k jinému dodavateli či modelu nasazení?

Pouze 9 % respondentů uvedlo, že používají alternativní model ERP. Tyto modely zahrnují SaaS (software jako služba), open-source nástroje a různé interně vyvinuté aplikace. Tento trend potvrzují podle Wanga i data Forresteru. Ostatně, zkuste si představit konverzaci ve stylu: „Neměli bychom zkusit provozovat podniková data na něčem zcela neotestovaném?” Mnohé podniky navíc podléhají regulacím a auditům, které se mohou týkat i bezpečnosti a spolehlivosti ERP systému. Jak říká Haneyová z Irvine Scientific: „Používáme v IT nějaké věci z open source, ale nasadit open source ERP bych se asi neodvážila. Jsem dost konzervativní.”

Zdrženlivost potvrzují i výsledky výzkumů. Bezmála 54 % respondentů prohlásilo, že by nejspíše či rozhodně nezvažovali alternativní ERP model. A přestože 35 % CIO tvrdí, že by alternativy byli ochotni rozhodně zvážit, nečiní tak. Zatím.








Komentáře