13 tzv. „osvědčených IT postupů“, kterým byste se měli vyhnout

Od informování každého, že je vaším zákazníkem, až po vytvoření cloudové strategie – tyto „osvědčené postupy v oboru“ bezesporu sníží vaše šance na úspěch IT.

13 tzv. „osvědčených IT postupů“, kterým byste se měli vyhnout


Co způsobuje selhání IT organizací? Často se jedná o přijetí toho, co je popsáno jako „osvědčené postupy v oboru“ lidmi, kteří by měli „vědět lépe“, ale nevědí, pravděpodobně proto, že si to nikdy nemuseli „odmakat“.

Od získávání interních zákazníků přes zavedení zpětného zúčtování až po naléhání na návratnost investic – působí spousta těchto rad věrohodně, ale jen při pohledu více než 10 000 metrů. Seškráběnete však povrchovou vestu v zjistíte, že tyto spolehlivé recepty na úspěch IT jsou často jen vzorci pro selhání.

1. Informujte každého, že je vaším zákazníkem

Chcete selhat? Zajistěte, aby každý v IT řekl všem mimo IT: „Jste můj zákazník. Mým úkolem je překonat vaše očekávání “(nebo, ještě hůře, „udělat vám radost “).

Zaměstnanci mimo IT nejsou zákazníky IT. Jsou to kolegové IT, s nimiž IT spolupracuje jako rovnocenný partner, pokud má pro společnost jako celek vzejít něco dobrého.

Legitimizace myšlenky interních zákazníků staví IT do podřízené pozice, kde každý v IT musí dělat svým kolegům radost, ať už to má smysl pro podnikání, nebo ne, a navíc je otázkou, zda to povzbuzuje skutečné zákazníky společnosti ke koupi více produktů a služeb.

2. Vytvářejte smlouvy SLA a zacházejte s nimi jako se smlouvami

Chcete udělat nějaké škody? Uzavřete formální smlouvy o úrovni služeb, trvejte na tom, aby je vaši „interní zákazníci“ podepsali, a zacházejte s těmito SLA jako s klasickými kontrakty.

A pokud opravdu chcete, aby IT selhalo, dohadujte se o tom, zda jste naplnili své smlouvy SLA pokaždé, když „interní zákazník“ (opět to slovo!) naznačuje, že IT nedělá to, co potřebuje. Je to skvělý způsob, jak si krásně ničit blízké vztahy.

Pokud dáváte přednost úspěchu, pak si budete pamatovat, že vztahy vyžadují důvěru, a k této důvěře nedojde, pokud neuznáváte kolegy jako skutečné lidi, že pokud vás mají rádi, budou s vámi spolupracovat na řešení všeho, co se pokazí; účelem smluv není definovat vztahy - je to definovat, co se stane, když chybí důvěra a něco se vážně pokazí.

3. Vykládejte si historky o hloupých uživatelích

Znáte to. Klasické vtípky s pointami jako „Bílá mlha na obrazovce“, „Dovolte mi to vyjasnit – máte výpadek proudu a nechápete, proč se vám nespustí počítač,“ a „řekl jsem mu, aby zkusil obrátit zástrčku na své tiskárně ... a ona to byla zástrčka se třemi hroty [potutelný smích]! “

Smějte se, když je vykládají ostatní zaměstnanci IT, zvláště když jsou k nim připojena konkrétní jména. Nebo pokud chcete zajistit selhání IT, vykládejte je sami. Tak se začne hovořit o tom, že ani vy, ani nikdo jiný v IT nemáte úctu k nikomu jinému.

To celé věci určitě pomůže.

4. Zaveďte zpětné účtování

Tady je úžasný způsob, jak odradit od používání informačních technologií: zaveďte zpětné účtování. A ne jen ledajaké zpětné účtování – pečlivě vypočítané, generující faktury s podrobnými údaji o každé kategorii výdajů, které vznikly každému nákladovému středisku, od cyklů CPU, přes úložiště SAN a NAS (samozřejmě je navzájem oddělte), až po vývojářské hodiny a help desk hovory účtováné v krocích po 10 minutách.

Nic nepodnítí spolupráci jako hádky nad přesností účtů, které určují, do které korporátní kapsy by měly jít peníze.

5. Trvejte na návratnosti investic (ROI)

Chcete zajistit, aby kritické projekty nebyly financovány? Trvejte na tom, že proces správy IT vyžaduje jasnou a hmatatelnou finanční návratnost investic. Tím se do značné míry zajistí sklouznutí k zastaralosti, zatímco technologie, které pomáhají obchodním oddělením rychleji dosahovat lepších výsledků, zůstávají nefinancované a projekty, které pomáhají zvyšovat spokojenost zákazníků – zvyšující tržby při současném snižování nákladů na prodej, ale ne takovým způsobem, jakým to dokáže IT – se krčí někde v rohu kanceláře společně s kýmkoli, kdo je navrhl.

6. „Pronajměte“ si IT projekty

 hcete recept na dysfunkci podnikání/IT? Definujte projekty ve smyslu dodávky softwaru, takže je práce IT oddělení hotová, jakmile software uspokojí požadavky a splní očekávání.

Tímto způsobem dosáhnete toho, že když si vedení podniku začne, že software nedělá to, co od něho potřebují, jste v perfektní pozici, abyste mohli tvrdit, že dělá přesně to, co má dělat, protože splňuje specifikace, že? A pokud se to nepodaří a projekt nesplňuje požadavky, můžete tvrdit, že požadavky byly špatné. A čí je to chyba? Samozřejmě obchodních manažerů, kteří něco takového dovolili.

Případně byste mohli udělat něco, co funguje: Začněte s tím, jak své projekty pojmenováváte, a definujte každý z nich ve smyslu dopadu na podnikání („zvýšit efektivitu prodejů“), a nikoliv ve smyslu softwaru („implementovat Salesforce.com“).

7. Přiřazujte projektové sponzory

V kruzích projektového managementu je velmi dobře známo, že každý projekt musí mít podnikového sponzora, nebo má jen malou šanci na úspěch. Chcete ale zajistit, aby nějaký projekt selhal? Dosaďte takového sponzora sami.

Sponzoři – tedy ti skuteční sponzoři, nikoliv jen tzv. SINO („sponzoři pouze jménem“) – chtějí, aby jejich projekt uspěl, z hloubi své duše, jsou ochotní podstoupit rizika, je-li to nutné, aby zajistili úspěch svých projektů, a dávají všanc svá jména a reputaci, co se týče obchodních benefitů jejich projektů. Vzpomenete si na někoho, kdo byl jako sponzor jen přiřazen, a dělal některou z těchto věcí? Ani já ne.

8. Zaveďte strategii cloud computingu

Dalším skvělým způsobem, jak zajistit selhání IT, je zavedení strategie cloud computingu. Tímto způsobem můžete předpokládat závěr. Víte, že musíte být v cloudu, takže účelem této strategie je zrealizovat to.

Ať děláte cokoli, nemyslete v širších souvislostech. Nezvažujte spravovanou technickou architekturu definovanou z hlediska služeb. Nakonec by vás to mohlo vést k přesvědčení, že tím, co potřebujete, jsou služby, a že cloud může být způsob, jak některé z nich zřídit.

Existuje jedno staré pravidlo: Forma následuje funkci. Tou funkcí jsou služby. Cloud je jednou z forem, kterou na sebe některé z vašich kýžených služeb mohou vzít. Podobnému přemýšlení se vyhněte, pokud nechcete, aby IT oddělení uspělo. Potom je povinné.

9. Buďte agilní. Využívejte offshore pracovníky. A dělejte to obojí najednou

Pro agilní metodologie toho hovoří mnoho. Jedním z předpokladů úspěchu je vysoká úroveň neformálního zapojení uživatele, takže korekce kurzu jsou časté a drobné, vývojáři vidí denně pokrok a testování míry přijetí ze strany uživatelů je na denním pořádku.

Pro offshore hovoří jedna věc: Nižší hodinová sazba práce. Co pro offshore nehovoří, je jakákoliv možnost vysoké úrovně neformálního zapojení uživatelů, na němž závisí agilní přístup. Zkombinujte 12hodinový rozdíl v časových zónách, jazykové bariéry, kulturní propast a interakce založené na tom, co může být řešeno pomocí webových konferencí, a agilita je náhle poměrně velkou výzvou.

Jasně, je možné to dát nějak dohromady, ale není to pro zbabělce a rozhodně to není pro IT organizace, které jsou v agilním přístupu nováčky.

Chcete být agilní? Chcete využívat offshore pracovníky? Vyberte si jednu z možností.

10. Přerušujte přerušení přerušeními

Dalším krokem k bezpečnému selhání IT je trvat na tom, aby všichni prováděli multitasking. Koneckonců, je to velmi žádoucí schopnost, že? Co to ve skutečnosti znamená, je snížení produktivity a kvality a zároveň zvýšení stresu ve snaze udělat více.

Kdykoli budete v pokušení požádat někoho, aby přestal s tím, co dělá, kvůli tomu, aby pracoval na něčem jiném, pamatujte: Lidé multitasking neumějí. To nejlepší, co mohou udělat, je přecházet tam a zpět z jednoho úkolu do druhého. Pokaždé, když to dělají, ztrácejí čas přepínáním mentálních „převodů“ a čím více soustředění úkol vyžaduje, tím více času ztrácejí, když musejí.

Chcete místo toho, aby IT oddělení uspělo? Nechte lidi dokončit to, na čem pracují, než se přesunou na něco jiného.

11. Snažte se zvládat příliš mnoho projektů

IT oddělení nikdy nemá dostatek zaměstnanců na to, aby zvládlo udělat vše, co po něm každý chce, takže prostě dává smysl, abyste udělali všechno pro zvládnutí všeho tím, že rozjedete spoustu projektů a přesouváte zaměstnance tam a zpět mezi nimi.

Tedy za předpokladu, že chcete, aby všechny projekty trvaly o hodně déle, stály o hodně více a generovaly podprůměrné výsledky.

Jestliže chcete, aby si IT oddělení získalo dobrou reputaci, pak zaveďte toto pravidlo: Každý projekt, který se rozjíždí, bude mít přidělen dostatek zaměstnanců, pod čímž rozumíme to, že projekt nikdy nebude čekat na některého člena týmu, až bude k dispozici pro to, aby na něm pracoval.

Dělejte to takto, a každý projekt skončí předtím, než by skončil jakýkoliv z projektů, kdybyste se je nadále pokoušeli zvládat všechny najednou.

12. Skoncujte se „stínovým IT“

Není pochyb o tom, že když obchodní oddělení zavedou vlastní IT, mohou se stát špatné věci. To by se mohlo zdát jako přesvědčivý argument, ovšem vypráví to jen třetinu příběhu. Druhá třetina: Obchodní oddělení se zapojují do kutilských prací, protože IT nemá dostatek personálu k řešení (obvykle) malých problémů podniku, které stínové IT přebírá. Což staví IT do nepříjemné situace, kdy nutí obchodní oddělení dělat vše v Excelu, i když jsou k dispozici vynikající alternativy.

To je druhá třetina. Třetí? Hodně štěstí při pokusu potlačit stínové IT. Je strašně těžké byť jen zjistit, jaká jsou obchodní využití cloudových aplikací. A je-li IT oddělení v potlačení stínového IT úspěšné? To z IT oddělení Mordaca z komiksu Dilbert, „prevenci všech efektivních řešení v oblasti informačních technologií.“

13. Říkejte ne nebo ano bez ohledu na požadavek

Posledním a nejlepším způsobem, jak zajistit selhání IT oddělení, je říct ne nebo ano bez ohledu na požadavek. Řekněte ne a poškodíte své vztahy. Řekněte ano a dáváte sliby, které nemůžete dodržet, protože vy a všichni ostatní už máte plně přiřazený veškerý svůj čas.

Správnou odpovědí, pokud chcete uspět, je říci namísto toho: „To zvládneme. Ale bude to chtít to a to.“

Existuje neporušitelné pravidlo správy požadavků, ať už je oním požadavkem změna rozsahu projektu, vylepšení softwaru nebo poskytnutí notebooku někomu, kdo právě není v pořadí, aby nějaký dostal: Nic není nikdy zadarmo.

Neříkejte ne. Neříkejte ano. Vysvětlete, co budete muset udělat proto, abyste vyhověli požadavkům. Následovat bude rozhovor, nikoliv hádka. 

To je mnohem lepší.


Úvodní foto: Adobe Stock




Komentáře