4 tajemství úspěšných EPMO pro řízení podnikových projektů

Zřízení a provoz samostatného úseku (kanceláře) pro řízení podnikových projektů (EPMO, enterprise project management office) vyžaduje úmyslné a strategické úsilí. Při zřizování EPMO se zaměřujeme na čtyři klíčové oblasti.

4 tajemství úspěšných EPMO pro řízení podnikových projektů


Špatná výkonnost projektu je pro podniky překážkou. Nejenže projekty, které nenaplnily cíle, zpochybňují schopnost organizace zůstat konkurenceschopnou, jsou také odlivem zdrojů, protože zpráva The Project Management Institute s názvem Pulse of the Profession z roku 2020 ukazuje, že 11 procent investic je promarněno právě kvůli špatné výkonnosti projektu.

Ve chvíli, kdy se organizace snaží dosáhnout svých cílů v nejistých časech a s prostředky, které pravděpodobně zůstanou v dohledné budoucnosti omezené, měly by zvážit hodnotu nasazení kanceláře (samostatného úseku) pro řízení podnikových projektů (EPMO) vyladěné tak, aby fungovala co možná nejefektivněji.

EPMO se liší od tradičního PMO v tom, že funguje na strategické úrovni ve spolupráci s vedoucími pracovníky, čímž zajišťuje že činnosti související s projekty a portfoliem budou prováděny ve prospěch celého podnikání. Mnoho organizací přešlo z tradiční struktury PMO na EPMO a některé novější organizace začaly založením EPMO hned zpočátku. EMPO nabízejí skutečné výhody, včetně vyšší míry realizace projektových, programových, portfoliových a strategických cílů.

Budování efektivní a efektivní EPMO vyžaduje značné množství času, úsilí a koordinace. Úspěšné EMPO se zaměřují na následující čtyři klíčové oblasti, tak aby byly úspěšné.

1. Management kultury a talentů

Vaši lidé a kultura patří k nejzásadnějším prvkům úspěchu EPMO. A to znamená zaměstnávání a školení za účelem té správné směsice schopnosti – a zavedení pružnosti a empatie napříč celým týmem.

V dnešní době si většina organizací cení rozvíjení schopností vedení (lídrovství) stejně jako technických schopností (podle zprávy Pulse organizace PMI takto odpovědělo 65, respektive 68 procent respondentů). Vysoce výkonné EPMO zaměřují svoje praktiky zaměstnávání a školicí programy na technické schopnosti (68 %), schopnosti vedení (65 %), podnikatelskou prozíravost (58 %), a digitální schopnosti (50 %), jak vyplývá z citovaného průzkumu.

Pokud jde o vedení, úspěšní EPMO se zaměřují na „zmocnění shora“. Realizace projektů, programů a portfolií do značné míry závisí nejen na tom, jak týmy a funkční jednotky spolupracují, ale také na tom, jak jsou odolné v době narušení (disrupce)x. Očekává se, že jejich vůdci budou schopni prokázat empatii. Studie Businessolveru ukazuje, že 91 procent amerických generálních ředitelů věří, že empatie přímo souvisí s finanční výkonností společnosti.

2. Strategické uspořádání

Klíčovou misí EPMO je sjednotit všechny projektové, programové a portfoliové aktivity se strategickými cíli celé společnosti. Při realizaci projektů, které neodpovídají cílům celé společnosti, jsou výsledkem promarněné zdroje, čas a rozpočty.

Což nakonec vede k nižší výkonnosti společnosti při vyšších nákladech. Vysoce výkonné orgranizace si to uvědomují a schvalují tak pouze projekty, které mají solidní opodstatnění důležitosti pro byznys, které shrnuje výhody i fakt, jak je každá z těchto výhod vázána na cíle stanovené vedoucím týmem. S tím, jak se mění cíle celé společnosti, by EPMO měla znovu a znovu provádět evaluace projektů a programů, aby zajistila, že jsou stále v souladu se směřováním společnosti, a neměla by se bát o(d)sekávat projekty, které už v souladu s [cíli] podnikání nejsou.

3. Standardizovaný projektový management

Aby byly úspěšné, musí EMPO standardizovat postupy řízení projektů a zajistit tak sladění se strategickými cíli organizace na nejvyšší úrovni. To vyžaduje pečlivé a metodické plánování. Vytvářením a implementací procesů a postupů řízení projektů, které je třeba dodržovat v celé organizaci, však EPMO mohou zlepšit celkovou efektivitu projektů a zároveň zredukovat rizika a plýtvání zdroji a zvýšit šanci na úspěch na všech úrovních.

Aby byly organizace více inovativní, musejí vyladit své interní procesy a osvědčené postupy tak, aby byly účinné a efektivní. Pokud vaše organizace nemá dostatečné znalosti o aktuálních činnostech nebo zdrojích, je nepravděpodobné, že bude schopna realizovat další inovativní projekty, aniž by v určitém okamžiku dospěla k neúspěchu. Jednoduše řečeno, dvěma rukama můžete žonglovat jen s určitým omezeným počtem předmětům. Díky standardizovaným a účinným postupům EPMO může vaše organizace přidělit více svých zdrojů a rozpočtu na inovace a zvýšení své konkurenční výhody.

4. Přístup založený na výhodách

Úspěšné organizace uznávají, že investiční dolary musejí být utraceny rozumně a že projekty musejí přinášet smysluplné a měřitelné výsledky. EPMO pomáhají organizacím identifikovat udržitelné přínosy a dosahovat jich. Projekt bez jasného cíle a výhod je jako když řídíte auto, aniž byste měli na paměti cíl své cesty.

Každý potenciální projekt musí být podložen komplexním obchodním případem, jenž vysvěluje účel projektu, propojuje tento účel s cíli vaší organizace a jasně definuje každou výhodu, jejíž zhmotnění je očekáváno při dokončení projektu. Zároveň by měly být identifikovány klíčové indikátory výkonnosti (KPI), jež měří výstupy, pomáhají určovat, zda byl daný projekt úspěšný, a ukazují, jak projekt svého úspěchu dosáhl.

Úspěšné organizace celkově kladou vyšší prioritu na kulturu, která se točí okolo odpovědnosti, dodávce hodnoty pro zákazníka, vnímavosti vůči organizačním změnám, investic do technologií a kladení hodnoty na projektový management. Rozvojem kultury EPMO zaměřené na management talentů, strategicky směřované projekty, standardizované praktiky a realizaci výhod, tedy benefitů, může vaše organizace zvýšit svoji výkonnost a dosáhnout vyšší míry úspěšnosti.


Úvodní foto: Adobe Stock




Komentáře