5 nákladných chyb při outsourcingu infrastruktury

Považujte se za varované. Tyto chyby mohou vykolejit vaše snahy, narušit vaše podnikatelské plány a způsobit, že u svého vybraného poskytovatele začnete „špatnou nohou“. Poradíme, jak se těmto chybám vyhnout.

5 nákladných chyb při outsourcingu infrastruktury


Outsourcing infrastruktury směrem k poskytovateli spravovaných služeb (MSP) má svoje výhody. Nižší náklady na podporu, variabilní jednotkové náklady na zdroje a zkrácení doby cyklu pro zajištění prostředků pro projekty patří k těm hodnotám, které si nejvíce cení společnosti, jež tento krok ke změně učinily.

Outsourcing infrastruktury však zároveň přináší to riziko, že vám MSP poskytne přesně to, co požadujete, ne to, co potřebujete, a mohlo by to být za vyšší cenu, než jste očekávali.

Zde je pět běžných a velmi nákladných chyb, které organizace dělají při outsourcingu infrastruktury směrem MSP, a jak se jim vyhnout. Pokud si budete těchto rizik vědomi a budete proaktivně podnikat kroky k jejich zmírnění, bude vás to stavět do pozice, kdy outsourcing využijete ke svému prospěchu a zároveň dokonce posílíte obchodní výsledky svého rozhodnutí o outsourcingu.

1. Před příchodem na trh neznáte svoji „základní stopu“

Organizace často vstupují do svých outsourcingových iniciativ s pocitem jistoty, že o své „základní stopě“ mají jasnou a přesnou představu, jen aby byly nakonec překvapeny, když později pozvou někoho, kdo provede audit nebo inventuru toho, čím reálně disponují.

Je kriticky důležité, abyste si tyto inventury prováděli sami, a abyste tak na trh šli se správnými množstvími, což vám napomůže získat ty nejlepší ceny podpory a jednotkové metriky, jež jsou s touto podporou spojeny. Jestliže si před příchodem na trh nezkontrolujete back-end, můžete nakonec skončit tak, že si zvolíte dodavatele s falešnou představou, že rozumíte nákladům, načež zjistíte, že jste se ve svých předpokladech o „základní stopě“ mýlili a náklady tedy budou vyšší, než jste očekávali.

Ztrácíte také pákový efekt související s tím, jak můžete ovlivnit svoje cenovky za podporu této „základní stopy“, když svoje výše zmíněná množství potřebujete doplnit. Po výběru dodavatele už nechcete okamžitě aplikovat dodatečné úpravy nákladů na zdroje / snížené kredity zdrojů (ARC/RRC), protože tím potenciálně vystavujete riziku svoje podnikatelské plány a budete se trápit otázkami typu: „Mám s těmito aktualizovanými základními čísly a souvisejícími změnami nákladů pořád vhodný podnikatelský plán?“

Je tedy stále nejlepší zjistit si svoji „základní stopu“ dopředu, abyste tak mohli svůj podnikatelský plán potvrdit a převést ho ve chvíli, kdy váš proces zraje a nakonec si zvolíte i svého dodavatele, bez podstatnější změny.

2. Vkládáte příliš málo energie do předpovědi své poptávky

Správné předpovídání vaší poptávky je kriticky důležité z řady hledisek, ale konkrétně chcete být schopni dopředu pochopit, jaké jsou vaše náklady s vaší „základní stopou“, a být schopni aplikovat změny ve struktuře nákladů ve lhůtě založené na vaší předpokládané poptávce.

Využití těchto základních hodnot a předpovědi poptávky dodává MSP přehled o základních tržbách a přírůstkových tržbách vázaných na tuto předpokládanou poptávku. Jakmile získají poskytovatelé tento přehled, budou se svojí cenotvorbou a ústupky průbojnější.

Pochopení a dodání tohoto přehledu vašemu poskytovateli pomůže už zpočátku stanovit správnou cenotvorbu, která se poté stane kotvou pro stanovení správného modelu ARC / RRC pro odchylky od vašich základních hodnot v daném období. Pokud nebudete správně předpovídat svoji poptávku, časem to naruší vaše podnikatelské plány.

3. Ignorujete výkonnostní metriky z minulosti

Ať už si dnes svoji infrastrukturu podporujete sami, nebo ji podporuje jiná třetí strana a vy ji chcete změnit, neudělejte tu chybu, že půjdete na trh pouze s předpokládanými výkonnostními očekáváními. Vyzbrojte se současnými i minulými výkonnostními metrikami za dobu nejméně šesti měsíců do historie.

Přechod na trh s objektivními daty, která ukazují výkon vašich systémů, časy odezvy na incidenty a výkon požadavku na služby po dobu nejméně uplynulých šesti měsíců, usnadní vyjednávání a přijetí současného stavu výkonu a budoucích očekávání výkonu s vámi vybranými nebo hodnocenými poskytovateli. Rovněž stanoví schopnost dostat vás rychleji do takového výchozího bodu, kde je omezené období náběhu, kdy samotné dohody o úrovni služeb neobsahují žádné sankce, protože se vztahuje k podpoře a záruce při poskytování služeb.

4. Zapomínáte aktualizovat svoji dokumentaci dosavadních služeb

Stejně jako byste před uvedením na trh měli znát svoji „základní stopu“, měli byste se také ujistit, že jste před posunem vpřed aktualizovali dokumentaci všech služeb, které jsou aktuálně prováděny. Inventarizace celého souboru služeb, jež jsou dnes prováděny, jejich kontrola a jejich schválení jsou všechno předpoklady úspěchu při přiměřeném stanovování nákladů na vaše služby.

Udělejte si čas a zjistěte, jaké další úkoly nebo služby chcete přidat do záběru externě poskytovaných (outsourcovaných) služeb, z těch, které dnes outsourcovaně neděláte nebo je chcete dělat jinak. Není vždy nutné nebo dokonce praktické vypisovat všechny možné každodenní úkoly, které má váš poskytovatel vykonávat. Když dokumentujete svůj rozsah služeb zadávaných externě, snažte se používat fráze jako „včetně, ale bez omezení na následující“ nebo „patří mezi příklady činností, jež spadají do této odpovědnosti.“ Definovat rozsah služeb předem na papír je zásadní, protože vše, co nyní opomenete, bude pro vašeho poskytovatele do budoucna příležitostí k zavedení objednávky změn.

5. Necháte MSP, ať převezme kontrolu nad procesem evaluace

Většinu rizik spojených s plíživým nárůstem rozsahu nebo s nekonzistentními odpověďmi na nabídku můžete snížit tím, že budete i nadále kontrolovat situaci okolo rozsahu služeb i toho, jak budete náklady/fluktuace v této službě přidružovat k předem definovaným metrikám. Právě proto je tak důležité spravovat, zachycovat, kvantifikovat a normalizovat stav vaší infrastruktury, co se týče počtu serverů, toho, jak je klasifikujete, počtu routerů/switchů podle série, úrovně (malé, střední nebo velké routery), bezdrátových přístupových bodů a dalších věcí této povahy.

Když víte, jaké jsou tyto metriky, a umíte vytvořit soulad s předpovědí poptávky, můžete jít na trh způsobem, v němž požadujete konkrétní cenotvorbu v porovnání s vašimi metrikami a kvantifikací vašeho prostředí. Poskytnutí komplexního a konkrétního požadavku na pravidla nabídky, základní metriky a prognózovanou poptávku všem potenciálním dodavatelům vám umožní získat zpět normalizované nabídky, které pak můžete objektivněji porovnat mezi poskytovateli. To vám pomůže činit informovanější rozhodnutí o tom, kdo je pro vás nejvhodnější, a to nejen z hlediska závazku ke službě, ale také z hlediska ceny služby.

Pokud jde o spravované služby infrastruktury, zde je zásadní zahájit celý proces s tímto typem plánování, ještě než půjdete na trh, abyste se vyhnuli nákladným chybám po zadání a uzavření smlouvy na služby. Pravdou je, že dobrá příprava je nejlepší formou prevence. V tomto případě vám právě příprava pomůže zmírnit některá rizika spojená s externě spravovanými službami infrastruktury.


Úvodní foto: © pressmaster - Fotolia.com




Komentáře