5 tipů pro vzdálené řešení nástupu a adaptace IT zaměstnanců

Jestliže se chystáte zaměstnat nové lidi v průběhu pandemie, může být řešení jejich nástupu a adaptace komplikované. Lídři IT sdílejí svoje rady pro rozvoj bezpečného a bezproblémového procesu nástupu a adaptace nových IT zaměstnanců na dálku.

5 tipů pro vzdálené řešení nástupu a adaptace IT zaměstnanců


Pandemie koronaviru Covid-19 ovlivnila způsob, jakým realizujeme svoji práci, a zaměstnanci po celém světě pracují na dálku. A zatímco některé společnosti vyhazují zaměstnance nebo úplně zavírají dveře, jiné se ocitly v situaci, kdy naopak nabírají, a snaží se najmout a adaptovat dostatek pracovníků, aby naplnily svoje rostoucí požadavky.

Jestliže vaše společnost čelí potřebě nových talentů v průběhu pandemie, pak možná uvažujete o tom, jak nové zaměstnance adaptovat na dálku. Protože tedy školení a adaptaci nových zaměstnanců nemůžete realizovat přímo na místě, musíte být kreativní a zajistit, aby se noví pracovníci aklimatizovali na nové role od úplně prvního dne, a stejně tak se cítili jako součást týmu.

Nabízíme vám pět tipů, jak učinit dobrý první dojem na nové zaměstnance při jejich on-line adaptaci.

Automatizujte, kde to jde

Automatizace je nejjednodušší způsob, jak usnadnit všední úkoly, minimalizovat papírování a bez problémů dodat novým pracovníkům všechny potřebné informace. Kirsten Wolbergová, technická ředitelka společnosti DocuSign, říká, že její tým využívá k řešení některých problémových situací, které mohou nastat při papírování, vyplňování vstupních dokumentů a představeních nových zaměstnanců, Slackbots.

Když se nový zaměstnanec přihlásí do Slacku , automaticky se jim nastaví kanály Slacku potřebné pro jejich roli. Každý kanál obsahuje relevantní a nezbytnou dokumentaci pro jejich roli nebo oddělení a také jim poskytuje přístup k členům týmu, kteří jim mohou odpovídat na otázky. K dispozici je také Slackbot, který nového zaměstnance společnosti automaticky představí poté, co vyplní krátký dotazník. To dává lidem příležitost nového zaměstnance poznat a představit se mu v rámci chatu.

Pokud jste tak už neučinili, zajistěte, aby se všechny vstupní dokumenty a obsah dostal on-line a do cloudu, a to co možná nejdříve. Díky tomu je veškerá důležitá dokumentace snadno dostupná, aby noví zaměstnanci dokázali rychle nalézt všechno, co hledají. Zajistěte, abyste měli Slack kanály (nebo něco podobného), které jsou jasně definované a dokážou sloužit jako snadný zdroj pro nové zaměstnance ve chvíli, kdy se potřebují vrátit k některým procesům nebo se spojit s někým v konkrétním oddělení.

Mějte plán pro překážky

Podle Milese Warda, technického ředitele společnosti SADA Systems, zaměstnává jeho společnost vzdálené pracovníky už patnáct let – v minulosti však zaškolování a adaptace nových zaměstnanců probíhala přímo v sídle firmy. V průběhu jejich úvodního pobytu v kanceláři jim IT oddělení nakonfigurovalo jejich hardware přímo na místě. Ale kvůli pandemii Covid-19 již školení na místě není možné, takže se celý proces zcela přesunul do on-line prostoru. A kvůli nepředvídatelným časům dodání se Wardům tým rozhodl, že inventář bude nadále doma a za adaptaci nových zaměstnanců bude zodpovědný personál IT oddělení.

„Je pro nás mnohem jednodušší – a mnohem spolehlivější – mít inventář doma s IT personálem, který má na starosti různé skupiny našeho týmu. Ten je schopen vše nakonfigurovat a nastavit tak, jak jim to tam vyhovuje, a pak všechno zabalit do jediného balíčku, který jde k danému zaměstnanci,“ říká Ward.

Součástí uvítacího balíčku jsou i trička, nálepky a další značkové korporátní záležitosti, které mají novým zaměstnancům napomoci k tomu, aby se cítili součástí kultury od úplně prvního dne, ačkoliv nemohou být přímo v kanceláři. Wardův tým také novým zaměstnancům objedná jídlo domů, což má být náhrada za svačiny nabízené ve firemní kantýně. Tyto drobné nuance hrají při adaptaci zaměstnance velkou roli. Přestože zaměstnance do podnikové kultury nemůžete vtáhnout fyzicky, můžete udělat určité drobnosti pro to, abyste ho „vtáhli do děje“ alespoň ve formě adaptace na dálku.

Využijte dosavadní nástroje

Jestliže proces adaptace realizujete on-line, možná bude stát za to zrevidovat svoji současnou vzdálenou pracovní sílu a tak zjistit, jaké nástroje fungují nejlépe pro zaměstnance, kteří už na dálku pracují. Zvolte si standardizovanou platformu pro komunikaci a zkuste si vybrat něco, co je pro lidi dobře známé – například Slack nebo G Suite. To může napomoci minimalizovat učební křivku ve chvíli, kdy nabíráte nového zaměstnance, zejména ve chvíli, kdy tento zaměstnanec nemá výhodu osobního školení na nových systémech nebo hardwaru.

Avon Puri, CIO společnosti Rubrik, říká, že jeho týmu se osvědčilo využívat populární nástroje jako Salesforce, Slack a G Suite, protože většina nových zaměstnanců v technologickém odvětví už s těmito nástroji pracuje v jiných společnostech. Budete zažívat méně komplikací, jestliže se uberete cestou populárních cloudových nástrojů namísto vlastního nebo specifického softwarového systému, protože učební křivka bude nižší. Noví IT zaměstnanci se budou schopni zapojit do procesu rychleji, aniž by bylo třeba je školit v různých nástrojích.

Dalším způsobem, jak zjednodušit adaptaci nových IT zaměstnanců, je SSO (single sign-on neboli jednotné přihlášení). Procesy SSO můžete jednoduše automatizovat, tak aby zaměstnanci byli automaticky zapojeni do těch správných systémů, které potřebují k tomu, aby byli schopni fungovat ve své práci. Používání nástrojů, které už jsou implementovány na pracovišti, může usnadnit přechod ke vzdálené adaptaci nových zaměstnanců.

Pochlubte se svou firemní kulturou

Wolbergová říká, že DocuSign přešel na vzdálené zaměstnávání a adaptaci asi týden nebo dva předtím, než města Seattle a San Francisco vydaly příkazy k tomu, aby lidé zůstávali doma. Protože Wolbergová věděla, že významnou součástí procesu pohovoru je dát kandidátům pocítit kancelářskou kulturu, společně se svým týmem natočila několik videí a pořídila fotografie z kanceláře, aby noví zaměstnanci věděli, kde budou jednou pracovat.

„Také jsme se pokusili dát do pohovorů co možná nejvíce z nás samotných, a to tím, že jsme mnohem více mluvili a skutečně vyjadřovali to, co je na organizaci kulturně jedinečné a zvláštní. A snažili jsme se formulovat slovy nehmotné hodnoty, což mělo zaměstnanci napovědět něco o tom, jaké to je pracovat v DocuSign,“ říká Wolbergová.

Tým Wolbergové se angažuje také v desetiminutových tanečních sezeních v rámci video chatu, které odbourávají stres a poskytují novým zaměstnancům neformální platformu na utváření pout se spolupracovníky. Společnost organizuje také setkání „ptejte se mě, na co chcete“, která dávají komukoliv možnost klást dotazy, přiřazovat tváře ke jménům a zjistit o organizaci více informací.

Existuje spousta způsobů, jak předvést vaši firemní kulturu, například Ward říká, že v SADA prakticky slavili Pride, hostili kuchařské show a pořádali další akce, které se obvykle dějí v kanceláři. Doufáme, že to pomůže současným zaměstnancům cítit se zapojeni do společnosti, i když jsou vzdálení, a může dát novým zaměstnancům šanci porozumět tomu, o čem SADA je a jak zapadají do kultury.

Zanechte dobrý první dojem

Berte svůj proces adaptace jako první dojem vaší společnosti. Chcete při příchodu do práce přivítat nové vzdálené pracovníky tak, aby měli bezproblémovou zkušenost. Tým Wolbergové uvádí zaměstnance do kancelářské kultury od okamžiku, kdy poprvé zapnout svůj firemní notebook. Obrazovky při nabíhání systému obsahují informace o DocuSign a jak se počítač sám konfiguruje, přehrávají se novému zaměstnanci videa o práci v DocuSign.

Právě také drobnosti mohou zaměstnancům pomoci cítit se zapojeni od prvního dne a vybudovat dojem o podnikové kultuře. Chcete přece zajistit, aby se noví zaměstnanci cítili tak, že udělali správné rozhodnutí, když přijali vaši nabídku práce. Pro vaše technologické pracovníky by mohlo být složité cítit nějaké nadšení ze své nové role, jestliže by zažili nefunkční nebo stresující proces adaptace.

„Myslím, že si tohoto musíme být skutečně vědomí, protože je důležité, abyste svůj proces adaptace měli co nejjednodušší a bez napětí, aby se váš nový zaměstnanec cítil tak, aby si řekl, že udělal správnou věc,“ říká Wolbergová.


Úvodní foto: © .shock - Fotolia.com




Komentáře