7 způsobů, jak ve složitých časech optimalizovat produktivitu IT týmu

Dokonce ani v dnešním náročném prostředí není inspirování zaměstnanců k tomu, aby fungovali efektivně, tak těžké, jak si mnozí lídři IT myslí. Tajemství spočívá v chytrém, přizpůsobitelném řízení.

7 způsobů, jak ve složitých časech optimalizovat produktivitu IT týmu


Optimalizace produktivity týmu IT je výzvou vždy, ale v dnešním mimořádném podnikovém prostředí je zajištění toho, aby IT splňovalo nebo překračovalo stanovené cíle, ve skutečnosti velmi náročný požadavek.

Tohle jsou časy, které testují bojovnost lídra IT. Světlou stránkou věci je, že každý, kdo dokáže odborně kormidlovat svoje oddělení dnešními nepokojnými vodami, vyjde ze současné krize se silnou reputací díky dosažení úspěchu pod extrémním nátlakem.

Následujících sedm způsobů berte jako určité principy, jak optimalizovat produktivitu týmu IT, přestože se vám možná zdá, že se celý svět rozpadá.

1. Buďte otevření a k dispozici

Teď není čas skrývat se za zavřenými dveřmi kanceláří. „Měkčí stránka vůdcovství má právě teď větší dopad na produktivitu než cokoliv jiného,“ podotýká Jay Upchurch, CIO analytické softwarové firmy SAS. Upchurch doporučuje komunikovat se členy týmu včas a často, být empatický a každý den si vyhradit čas na vyjádření ocenění za těžkou práci. „Jestliže se zavážeme k tomuto modelu, měla by naše IT produktivita zůstat v těchto složitých časech vysoká,“ uvádí Upchurch.

Tohle zároveň není čas ani na to, abyste demonstrovali svoji sílu a nadřazenost. Ačkoliv jsou hodiny a další metriky užitečnými indikátory výkonnosti, měly by být považovány za podpůrný a plánovací mechanismus, nikoliv mechanismus trestů, říká Steph Croweová, šéfka globálního vzdělávání společnosti Ingenice, dodavatele platebních řešení. „Nyní je čas se se svými lidmi spojit, ne je kontrolovat.“

2. Zachovejte klid a stálost

IT týmy očekávají, že jim lídři poskytnou vedení a podporu, takže je důležité neztratit kontrolu i nebýt vnímáni jako váhající. „Důkladně sledujte sebe sama a své úzkosti,“ radí Kevin J. Bailey, asistent děkana pro marketing / komunikaci a CIO na Vysoké škole managementu Martina J. Whitmana na univerzitě v Syracuse. Nenechte svou úzkost vést k mikromanagementu. „Pro váš tým může být velmi demotivující mít pocit, že mu nedůvěřujete, že bude dělat svou práci,“ říká.

Dokonce i když vládne globální chaos, je důležité podněcovat stabilní pracovní prostředí jak přímo v zaměstnání, tak na dálku. „S osobními problémy souvisejícími s touto pandemií se vypořádává každý, takže je důležité se pokusit udržet pocit klidu a poskytnout týmům instrukce, abyste jim pomohli se adaptovat na mobilní pracovní prostředí,“ říká Sheila Carpenterová, CIO společnosti Zix, poskytovatele služeb e-mailové bezpečnosti. „Na straně byznysu je vytvoření krizového plánu a zajištění kontinuity podnikání prvořadé.“

3. Zůstaňte v úzkém spojení se svým týmem

Během současné krize je nezbytné, aby IT týmy zůstaly v neustálém kontaktu s vůdci a kolegy prostřednictvím komunikačních technologií a řešení pro spolupráci, jako jsou Zoom, WebEx, Slack a Microsoft Teams. Přesná správa projektů, lístků (tiketů) a úkolů je nezbytná pro zajištění toho, že každý nejprve pracuje na položkách s nejvyšší prioritou.

„IT týmy by měly zavést proces třídění pro ty nejdůležitější problémy, týkající se koncových uživatelů,“ navrhuje Tim Bowers, zakladatel a řídící partner ve virtuální právní firmě VLP Law Group. „Náš IT tým také používá specifickou metodu pro sledování a dokumentování pokroku na lístcích a úkolech, takže jedna osoba může projít úkolem a druhá může bez problémů pokračovat tam, kde poslední osoba skončila.“

Spojte se jako tým, a to záměrně a pravidelně. V IT oddělení Whitmanovy Vysoké školy managementu je setkání týmu naplánováno každý všední den ráno na stejnou hodinu. „Každý má zapnutou kameru, takže se navzájem vidíme tváří v tvář,“ říká Bailey. „Je to čas na to, aby každý získal odpovědi na otázky, které potřebují k tomu, aby jejich den odstartoval co možná nejlépe.“

Bailey říká, že se snaží udržovat pravidelnou rutinu, která je navržena tak, aby podporovala produktivitu, profesionalitu a další pozitivní chování. „Stanovil jsem očekávání, že můj tým bude při každém setkání před kamerou,“ uvádí. Kromě toho, že videokonference umožňuje zaměstnancům a vedení stanovovat a sledovat cíle, diskutovat o úkolech a řešit problémy, videokonference také vybízí účastníky, aby si česali vlasy a nosili slušné oblečení. „Pomáhá jim to psychologicky se připravovat na ‚chození do práce‘,“ poznamenává Bailey.

4. Zůstaňte koordinovaní

S obchodními prioritami ve stavu neustálých změn by se vedoucí IT měli snažit zajistit, aby si všichni členové týmu byli vědomi svých úkolů a věděli, jak a kdy na nich mají pracovat.

„Priority se posunuly a neměli byste předpokládat, že vaše skupina ví, co je během tohoto přechodu důležité,“ říká Jason Viera, technický ředitel společnosti Carousel Industries, poskytovatele spravovaných služeb a cloudových služeb. „Jasně načrtněte priority a dejte všem vědět, jak bude měřen pokrok – a úspěch.“ Viera také doporučuje průběžně informovat zaměstnance o dokončené práci i budoucích úkolech. „Díky tomu se každý bude i nadále soustředit na správné cíle,“ vysvětluje.

Viera také zdůrazňuje, že je důležité omezit pracovní skupiny na zvládnutelné velikosti. „Pokud má vaše konferenční platforma funkci odpočinkové místnosti, použijte ji, aby lidé mohli v menších skupinách hovořit o cílených problémech, aniž by destabilizovali širší konverzaci,“ radí. Členové týmu by také měli být požádáni, aby se během skupinových schůzek zdrželi provádění vedlejších úkolů, jako je posílání e-mailů nebo textových zpráv. „Zaměřením na diskusi dosáhne každý více,“ poznamenává Viera.

5. Zaveďte efektivní procesy

Croweová říká, že silně věří ve využívání přístupu odstupňované podpory, který přiděluje nejnáročnější úkoly těm členům IT týmu, kteří mají dovednosti na nejvyšší úrovni. „Dotazy na postup a opakující se problémy by ve skutečnosti měly být podporovány prostřednictvím krátkých, ale relevantních, pracovních pomůcek nebo infografik, nebo dokonce krátkých tréninkových videí, ke kterým je snadný přístup prostřednictvím znalostní databáze,“ poznamenává. „Nechte členy IT týmu zabývat se náročnými problémy s řešením problémů - to je to, co si většina z nás, kteří milujeme technologie, stejně užívá.“

I když dobře navržený lístkový systém optimalizuje produktivitu IT v běžných dobách, skutečně se osvědčí, když jsou členové týmu rozptýleni po různých místech. „Systém nebo aplikace nemusí být na prvním místě; musí mít pouze schopnost sledovat požadavky, být viditelný pro všechny členy týmu, přiřazovat pracovníky IT k práci a aktualizovat stav práce, jak prochází tímto procesem,“ navrhuje Ilona Davisová, ředitelka obchodní a technologické praxe v účetní a poradenské společnosti Baker Newman Noyes.

Rich Gilbert, seniorní viceprezident a hlavní ředitel pro digitální informace u poskytovatele pojištění Aflac, říká, že současná krize ho přinutila znovu objevit způsob, jakým fungují jeho agilní týmy. „Pro agilní IT týmy to znamená použití nástrojů pro spolupráci, jako jsou Microsoft Teams a Slack, k udržení tempa našich projektů,“ vysvětluje. „Navzdory narušení pandemií se produktivita stále drží svého tempa, co se týče toho, co vidíme u našich dodávek.“

Dalším způsobem, jak mohou lídři IT maximalizovat produktivitu bez spoléhání se na místní pracovníky, je automatizace. „Automatizace běžných úkolů a oprav a vzdálené monitorování a správa strojů mají za následek dramatický nárůst efektivity,“ říká Bowers. „S naším týmem, pokud nějaký vzdálený notebook upozorní na nedostatek prostoru na disku, automaticky otevře lístek a spustí skript, aby byly odstraněny nepotřebné dočasné soubory,“ říká. VLP také používá skriptovanou automatizaci k odinstalování starších aplikací a instalaci čerstvých náhrad. „To umožňuje našemu týmu nasazovat nové aplikace o víkendu s menším dopadem na koncové uživatele.“

6. Uznávejte a odměňujte úspěchy

Uznávání větších i menších úspěchů podněcuje produktivitu tím, to ujišťuje o tom, že je práce jak jednotlivce, tak týmu důležitá a oceňovaná. „Tento typ komunikace hraje velkou roli v udržování angažovaných zaměstnanců i v celkové produktivitě,“ doporučuje Gilbert.

Gilbert připouští, že s tím, jak teď téměř všichni zaměstnanci kromě hrstky členů týmu pracují na dálku, musel vymyslet určité kreativní způsoby, jak udržet angažovanost zaměstnanců a posílit morálku. „V průběhu videokonference jsme měli pár ‚šťastných hodinek‘ a já jsem rozeslal video zprávy celé své divizi,“ poznamenává. „Zároveň se také se svým týmem osobně spojuji.“

Bowers navrhuje nabídnout členům týmu mikro-bonusy za různé typy úspěchů. „Například pokud koncový uživatel dá podpůrné technologii dobré hodnocení, tato technologie vydělá několik bonusových dolarů,“ vysvětluje. Bowersovi se také líbí myšlenka umožnit členům týmu vzájemně si rozdávat malé peněžní odměny za poskytování nadprůměrné pomoci kolegovi nebo zákazníkovi. „Tato ocenění mohou být vyměňována za dárkové karty nebo jiné ceny,“ říká.

7. Buďte oporou

Zdůraznění důležitosti zachování zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem umožňuje členům týmu cítit podporu a ocenění. „Nabídka flexibility a sympatie ke změnám harmonogramů nebo priorit domácího života v této obtížné době pomůže zaměstnancům zůstat produktivní,“ doporučuje Carpenterová.

Zvažte jedinečné okolnosti každého zaměstnance. Může být například nutné naplánovat směny tak, aby vyhovovaly požadavkům osobního života, například když jsou doma děti, říká Davisová. „Vedoucí IT by měli využít flexibilitu, kterou poskytuje technologie podporující vzdálené pracovní prostředí, a podle toho upravit očekávání,“ poznamenává.


Úvodní foto: © .shock - Fotolia.com




Komentáře