Každá bezpapírová agenda začíná digitalizací dokumentu a končí opět tiskem - 2

...říká po reálných zkušenostech s tiskovými systémy a správou elektronických dokumentů Petr Atanasčev, produktový manažer ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.

Každá bezpapírová agenda začíná digitalizací dokumentu a končí opět tiskem


Nicméně v poslední době se požadavky v podnikové a státní sféře začínají pomalu slučovat. Je to dáno zejména změnou legislativy, která proběhla v loňském roce, kdy organizace mohou dokumenty archivovat pouze v elektronické podobě. Proto i podniky v soukromé sféře logicky začínají mít požadavky na ECM/DMS systémy, jejichž součástí jsou u funkce pro dlouhodobou archivaci dokumentů.

Z dřívějších anket vyplývá, že řada nabízených řešení ECM/DMS postrádá funkce, které bychom u digitálních dokumentů očekávali - především fultextové vyhledávání. Znamená to, že zákazníci takové funkce nepožadují?

Skutečně je to poměrně běžné. Vychází to především z metodiky vyhledávání. Při ukládání dokumentů do ECM/DMS vytváříme ke každému dokumentu tzv. indexy (resp. metadata), která obsahují nejdůležitější informace o daném typu dokumentu. Pokud následně potřebujeme takový dokument vyhledat, zpravidla pro vyhledání použijeme jeden nebo více těchto indexů, pomocí kterých dokument snadno a rychle dohledáme. Proto je při návrhu a dodání ECM/DMS velmi důležitá prvotní diskuse se zákazníkem, kdy je vydefinováno, jaké údaje jsou pro zákazníka u daných typů dokumentů důležité, a dodávané řešení se podle toho přizpůsobí.

Nicméně v minulosti jsme měli pár poptávek, kde byl také požadavek na možnost fulltextového vyhledávání. U nás jsme také schopni takovému požadavku vyhovět. Naše řešení pak automaticky monitoruje jak dokumenty v prohledávatelném formátu, tak i ty, které v prohledávatelném formátu uloženy nejsou – v takovém případě nad takovým dokumentem proběhne automaticky OCR, je vytvořen textový obsah dokumentu, který je následně zařazen do indexačního pole fulltextového vyhledávače.

Pokud zákazníci přistupují na koncept elektronického oběhu dokumentů, co se zpravidla děje s jejich historickou papírovou dokumentací?

Předně záleží na požadavcích zákazníka, nicméně zpravidla jsme schopni jednorázově a v krátkém časovém horizontu převést papírovou dokumentaci do elektronické podoby, takže uživatelům jsou pak přístupné komfortním způsobem i tyto dokumenty. To jsme schopni mimo jiné zajistit také proto, že můžeme díky dobrým vztahům s našimi partnery a dodavateli nabídnout individuální, jednorázové licence pro takový převod, které jsou také cenově zvýhodněné oproti běžným licencím.

Pokud se digitalizuje, v jaké míře se papírové dokumenty pouze skenují a v jaké míře se uplatňuje také rozpoznání textu (OCR)?

Dodáváme zákazníkům taková řešení, která standardně umožňují skenování dokumentů do prohledávatelných a editovatelných formátů – tedy včetně OCR. Práce s takovými dokumenty je pak mnohem komfortnější a rychlejší – tím pádem také mnohem efektivnější. Požadované údaje snadno vyhledáte, informace jednoduše vykopírujete. Nemusíte tedy nic přepisovat či něco dlouze vyhledávat.

Jaký je zájem a požadavky zákazníků na autentizaci elektronických dokumentů (časová razítka, digitální podpisy)?

Vyšší zájem je zejména u firem, řešících bezpečnost a vyšší požadavky na autorizaci schvalování dokumentů, jakými jsou např. banky nebo vývojové instituce. Nicméně  v poslední době právě díky úpravě legislativy se zájem o řešení umožňující podepisování el. podpisy a časovými razítky rozšiřuje i do dalších odvětví s tím, že požadavky jsou právě na dlouhodobou a důvěryhodnou archivaci dokumentů. Zájem tedy jednoznačně postupně roste.

Jsou již ECM/DMS systémy natolik standardizovány, že si mohou bezpapírové“ firmy elektronické dokumenty vyměňovat bez problémů také mezi sebou?

Jednoznačně ano. Typickým příkladem může být elektronická fakturace, kterou dnes využívá čím dál více firem – ze svých ERP nebo účetních systémů automaticky generují faktury, které jsou podepsány elektronickou značkou organizace a časovým razítkem (tj. důvěryhodný dokument) a tento dokument pak distribuují svým zákazníkům a partnerům elektronickou cestou.

Čtěte také:
→ Konica Minolta vidí budoucnost v komplexních službách
Konica Minolta se bude v příštích letech orientovat na poskytování komplexních a moderních služeb zákazníkům ze sektoru komerčních firem a veřejné správy. Novou vizi představilo její vedení na mezinárodní evropské konferenci (European Leadership Conference 2013) v Barceloně. Firma hodlá rozvíjet i úspěchy v oblasti ekologie.
→ Konica Minolta + Software602 = archivace s digitálním podpisem
Společné řešení, určené pro firmy, umožní digitalizovat papírové dokumenty a opatřit je digitálním podpisem. Archivované materiály budou vyhovovat české i evropské legislativě.





Úvodní foto: archiv redakce




Komentáře