Vždy se snažíme, abychom zákazníkům zjednodušili práci s dokumenty...

... říká Kateřina Peštová, Professional services consultant ze společnosti RICOH Czech Republic.

Vždy se snažíme, abychom zákazníkům zjednodušili práci s dokumenty...


Je poptávka po ECM/DMS systémech stálá, nebo pozorujete v poslední době nějakou změnu zájmu u zákazníků? Lze podle vás se vytipovat nějaký typický problém, který je nutno překonat pro úspěšné zavedení systému ECM/DMS ve firmách?

Poptávka po ECM/DMS systémech je vyšší s nástupem GDPR. Firmy se snaží digitalizovat dokumenty a mít v nich přehled a to platí i pro ochranu osobních údajů. Není segment, kde by byla poptávka vyšší, týká se to všech segmentů i velikosti firem. Firmy jsou si vědomy, že musí zavést nějaký systém, kde budou mít dokumenty přehledné, dostupné a zabezpečené. Typický problém pro překonání pro úspěšné zavedení systému ECM/DMS je veškeré dokumenty digitalizovat a eliminovat fyzické dokumenty.

Změnilo se něco v souvislosti s novou direktivou GDPR? Přišli jste s novými produkty/službami? Přišli zákazníci s novými požadavky?

Díky GDPR přišlo více poptávek na DMS. Zákazníci si uvědomují problematiku a chtějí mít veškeré dokumenty pod ochranou a kontrolou. Zavedli jsme nový produkt DMS RICOH INOVIO.

Jak se v praxi daří zaváděním DMS/ECM systémů omezit objem potištěného papíru? Jsou i nějaké pozitivní příklady z veřejného sektoru?

Pro zavedení DMS je základ omezit objem tištěného papíru. V některých případech je to složitější zákazníkovi vysvětlit, že tištěný papír není potřeba, ale po zavedení nového systému nakonec sám zjistí, že není potřeba.

Sledují zákazníci při zavádění DMS/ECM systémů pouze zjednodušení/zlevnění agendy s dokumenty nebo čekají, že se zlepší i jejich obchodní procesy? Daří se to?

Jako první požadavek skutečně přichází od zákazníků zjednodušení jejich práce s dokumenty, ale po zapracování a zjištění všech možností, které jim DMS/ECM nabízí, dochází i ke zlepšení obchodních procesů. Myslím, že v praxi se daří zjednodušit obchodní procesy.

Jaké jsou hlavní problémy, které je třeba překonat při propojování oběhu elektronických dokumentů s ostatními informačními systémy ve firmě (CRM, ERP, MES)?

Zákazník musí mít představu, co od daného systému očekává. Vždy se snažíme, abychom jim zjednodušili práci s dokumenty a ne naopak. Je potřeba si uvědomit, že zavedením nového systému do firem přinášíme pravidla a systematiku. Pokud se propojuje s jejich stávajícími informačními systémy, je potřeba mít veškeré informace o těchto systémech a jejich možnostech propojení. Je zde potřeba velká součinnost IT oddělení v dané firmě.

Máte zkušenosti se zaváděním DMS/ECM systémů ve státní správě? Má veřejný sektor v této oblasti nějaká specifika oproti komerční sféře?

Zkušenosti máme, jen je poměrně složitější proces, už proto, že ve státní správě jsou daná výběrová řízení, jasná kritéria hodnocení nabídek a většinou bývá na prvním místě cena, která ne vždy je tím správným kritériem.

Můžete uvést nějaký případ implementace DMS/ECM řešení, kdy se podařilo získat pro klienta určitou výhodu nebo funkčnost, kterou původně ani nepožadoval nebo neočekával?

Zavedení DMS v jedné velké výrobní a stavební společnosti, kde chtěli pouze ukládat smlouvy. Systém chtěli pouze využívat jako digitální archiv. Po zavedení sytému zjistili jeho možnosti a nyní se smlouvy v systému tvoří, připomínkují, archivují a postupně se přidávají další agendy.


Úvodní foto: RICOH Czech Republic




Komentáře