Případová studie: Vnitřní informační systém České advokátní komory (VIS ČAK)

„VIS ČAK je průřezový informační systém podporující převážnou většinu agend spravovaných Českou advokátní komorou. Dokázal včlenit do jednotného uživatelsky přívětivého prostředí velmi komplikované a různorodé procesy a evidence s často velmi atypickými požadavky. Díky tomu výrazným způsobem zefektivnil a zpřesnil vnitřní fungování a vzájemnou informovanost jednotlivých odborů a útvarů této významné a renomované stavovské komory.“

Případová studie: Vnitřní informační systém České advokátní komory (VIS ČAK)


„VIS ČAK je průřezový informační systém podporující převážnou většinu agend spravovaných Českou advokátní komorou. Dokázal včlenit do jednotného uživatelsky přívětivého prostředí velmi komplikované a různorodé procesy a evidence s často velmi atypickými požadavky. Díky tomu výrazným způsobem zefektivnil a zpřesnil vnitřní fungování a vzájemnou informovanost jednotlivých odborů a útvarů této významné a renomované stavovské komory.“

Situace, oblast řešení

Česká advokátní komora je stavovská organizace zřízená Zákonem o advokacii (č. 85/1996 Sb. v platném znění), která spravuje celou řadu agend, plynoucích z uvedeného zákona a z dalších stavovských předpisů. Její postavení je nezastupitelné, protože členství v České advokátní komoře je základním předpokladem pro výkon povolání advokáta na území České republiky. Z toho je zřejmé, že základem je podrobná a přesná evidence členské základny, tzv. Matrika obsahující identifikační, evidenční a stavové údaje o všech zapsaných advokátech a advokátních koncipientech. Nad Matrikou je vybudována celá řada dalších velmi důležitých agend přímo ovlivňujících členskou základnu (např. vyřizování stížností podaných na advokáty, interní kárná řízení s advokáty vedená na základě oprávněných stížností, organizace advokátních zkoušek, profesní legislativa, apod.) a mnoho pomocných agend zajišťujících servis jak pro samotnou Komoru a její orgány, tak pro členskou základnu (oblast vzdělávání, mezinárodní vztahy, vydávání stavovského časopisu, apod.). Součástí činnosti jsou vydání různých rozhodnutí, osvědčení a vedení různých evidencí, registrů, rejstříků, seznamů, atd.

Cíle projektu

ČAK pro svou činnost původně používala pouze velmi omezenou podporu informačními technologiemi, a to ještě pouze s lokální působností daných odborů. Pouze tři odbory používaly specializované řešení od různých dodavatelů na podporu svých činností, nicméně i tato řešení již nevyhovovala současným požadavkům a rozrůstajícím se agendám. Cílem projektu VIS ČAK bylo tedy navrhnout a vytvořit nový průřezový informační systém, který pokryje všechny podstatné činnosti komory, plně nahradí stávající dílčí řešení a umožní sdílení podstatných informací mezi odbory.

Dalším z cílů implementace nového systému bylo zlepšit informování výkonných i řídících pracovníků, umožnit získávat informace o klíčových událostech, zlepšit a zefektivnit vnitřní fungování organizace a zvýšit schopnost komory poskytovat rychle relevantní informace interně i vůči justičním orgánům, orgánům státní správy a veřejnosti.

Zadavatel požadoval řešení kompatibilní s jeho technologickým prostředím, které však bude postavené na dostatečně perspektivních vývojových platformách a technologiích. Zároveň byla požadována vzájemná on-line komunikace a sdílení dat s účetním systémem a schopnost vytvářet různé exportní soubory pro externí partnery (vydavatelství Bulletinu, Policie ČR, ČSÚ, GŘ VS apod.).

Dalším cílem projektu bylo také automatické zveřejňování obecných informací o advokátech a jejich kancelářích, které jsou vedeny ve VIS Matrikou, na internetových stránkách ČAK a umožnit návštěvníkům těchto stránek rychlý a pohodlný přístup k požadovaným informacím (vyhledání kontaktu na konkrétního advokáta, vyhledání advokáta podle specializace v zadané lokalitě apod.).

Přínosy

· Sjednocení IT prostředí a centralizace agend umožňuje lepší zástupnost pracovníků.

· Díky tomu, že systém prostupuje napříč agendami, bylo možné sjednotit, zpřesnit a upravit řadu důležitých procesů jak uvnitř oddělení, tak i v návaznostech na jejich okolí.

· Automatické generování tiskových výstupů do MS Wordu snižuje rutinní práci při tvorbě dokumentů. Centrální správa šablon zajišťuje jednotný, metodicky závazný a konzistentní obsah dokumentů právní povahy.

· Sledování běhu lhůt a upozorňování na významné události v řadě agend snižuje riziko vzniku chyb a prodlení zaviněné lidským faktorem.

· Systém pracuje důsledně uživatelským způsobem, při složitějších úkonech vede obsluhu po krocích, využívá průvodců, kontextového chování a dalších moderních uživatelských pomůcek, což výrazně zkracuje dobu nutnou k vyškolení a adaptaci obsluhy.

Výsledkem projektu je řešení kvalitativně zlepšující interní procesy a poskytující efektivní prostředí pro vedení všech agend České advokátní komory. Adopce organizačních zásad a jejich implementace v IT systému může být východiskem pro realizaci obdobného řešení v dalších stavovských komorách.

Díky využití frameworku “CoreFw”, vyvinutého společností Aquasoft speciálně pro tento typ aplikací, bylo možné vytvořit systém ve velmi krátkém čase. Složitost některých procesů a speciální požadavky zákazníka si vynutily rozsáhlé úpravy tohoto frameworku a začlenění řady nových technologií. Tím jej posunuly na kvalitativně podstatně vyšší úroveň.





Komentáře