Business process management: jak se zorientovat ve slovní mlze? - 2

Jako vždy na úvod bychom se měli v první řadě vypořádat s definicemi. Čili co rozumíme pod pojmy „business“, „process“ a „management“? A co vlastně přesně znamená ona zkratka „BPM“? Pod pojmem „business“ nelze chápat pouze činnost vedoucí ke směně zboží (vyhneme se nešikovnému překladu „obchodní procesy“), ale takovou činnost, která organizovaným způsobem naplňuje účel existence nějaké právnické nebo fyzické osoby...

Business process management: jak se zorientovat ve slovní mlze?


Automatizace procesů

Pokud bychom chtěli vyznačit běžné nectnosti procesů, které nejsou automatizovány, mohli bychom říci:

Pokud provádíme procesy bez jakékoliv automatizační podpory, pak:

  • Objeví se vysoká administrativní náročnost řízení daných procesů (řídíme lidského činitele).
  • Objeví se chybovost a nejednoznačnost dat.
  • Objeví se obtížné zajištění autorizovaného přístupu k datům.
  • Objeví se komplikované zjišťování aktuálního stavu daného procesu (už byla faktura likvidována?).
  • Různí pracovníci si vysvětlují daný proces různě.

Pokud zapojíme e-mail, pak:
  • Jde o komunikaci, o které vědí pouze její účastníci.
  • Většinou chybí jakákoliv struktura textového sdělení, čili orientace je obtížná.

Pokud použijeme nástroje MS Word nebo Excel, pak:
  • Jen obtížně lze sledovat změny dokumentů (mluvím o praxi, nikoliv teoretickém použití vestavěných nástrojů).
  • Informace v dokumentech lze jen obtížně sdílet.
  • Použitá technologie není příliš spolehlivá, takže režie na předcházení škodám a jejich případnou nápravu je příliš velká.

Naproti tomu, jestliže se nám podaří vybrat vhodné procesy a tyto automatizovat, měli bychom dosáhnout následujících výhod:
  • snížení nákladů (vyloučení neefektivní komunikace, zkrácení doby zaškolení)
  • zlepšení kvality komunikace (je jasné kdo, co, komu předává, minimalizují se nestandardní stavy vedoucí k chybám)
  • zlepšení využití technologie ICT (uživatelův postup je předvídatelný a přesně definovaný, snadno lze získat informace o momentálním průběhu procesu, průběh lze měřit, takže lze kontrolovat, zda došlo ke zlepšení)
  • snížení rizik nesprávného provedení procesu (proces je předvídatelný, jsou jasné rozhodovací pravomoci, průběh lze auditovat)
  • informace jsou evidovány centrálně (snadný, ale řízený přístup, odstranění potřeby neustálého hledání a slučování informací, využití databázové technologie s jejími výhodami, informace by měly být strukturované)
  • snížení administrativní náročnosti (je jasný průběh i role účastníků, je méně nestandardních průběhů)
  • procesy lze měřit (měřitelné veličiny jsou sbírány automatizovaně, což zvyšuje možnost proces a jeho výkonnost analyzovat a rozhodovat o případném zlepšení)
  • provedené činnosti jsou průkazné (je jasné, kdo provedl změnu, kdy a na základě jakých informací)

Jak bylo řečeno výše, automatizace procesů není sice všespasitelná, ale je–li vhodně provedena, přinese značný příspěvek k celkové efektivitě organizace, neboť člověk je tvor společenský a v procesu dělby práce hraje komunikace podstatnou roli.


Technologie pro automatizaci procesů

Pro úspěšnou automatizaci IT procesů je zapotřebí především zvolit vhodnou technologii. Nástrojem, který podporuje výše uvedený přístup, tedy automatizaci IT procesů tak, že implementovaný proces lze postupně dále zdokonalovat (namísto jeho trvalého zafixování a vytvoření bariéry pro další změny), je např. TeamTrack. Tento nástroj byl úspěšně nasazen pro automatizaci a měření výkonnosti IT procesů v České republice například v CzechInvestu, ING či GE Money.

Autor pracuje jako Senior Consultant ve společnosti LBMS.

Další informace o problematice BPM najdete v rubrice Co je co zde.

Foto: CIO







Komentáře