Přínosy systémů CMS v praxi

Obecným charakteristikám systémů pro správu obsahu (CMS) již bylo věnováno hodně pozornosti. V tomto článku se proto podíváme na CMS z praktičtějšího pohledu: na několik typových požadavků a na konkrétní postupy jejich řešení v CMS, které přinášejí požadované zefektivnění práce. Konkrétně jde o postup vytvoření a publikace tiskové zprávy, realizace produktové microsite a kompletní rebranding webu společnosti, které nám ukáží, jak a proč se nasazení CMS vyplatí nejen v každodenní práci, ale také u střednědobých a rozsahem velkých projektů.

Přínosy systémů CMS v praxi


Obecným charakteristikám systémů pro správu obsahu (CMS) již bylo věnováno hodně pozornosti. V tomto článku se proto podíváme na CMS z praktičtějšího pohledu: na několik typových požadavků a na konkrétní postupy jejich řešení v CMS, které přinášejí požadované zefektivnění práce. Konkrétně jde o postup vytvoření a publikace tiskové zprávy, realizace produktové microsite a kompletní rebranding webu společnosti, které nám ukáží, jak a proč se nasazení CMS vyplatí nejen v každodenní práci, ale také u střednědobých a rozsahem velkých projektů.

Příklad č. 1: Příprava tiskové zprávy

Výhody CMS se naplno projeví zejména u složitějších požadavků, jako je právě tvorba nové microsite nebo rebranding. Publikace tiskové zprávy či obecně jakékoli informace (lhostejno, zda jde pak o novinku, výroční zprávu nebo dokument ke stažení), která má být vystavena na webu, však rovněž odhalí některé základní přínosy CMS. Počet takových požadavků je zpravidla velmi vysoký (i několik desítek denně) a postup jejich zpracování v systému musí být o to jednodušší.

Představme si tedy, že naše společnost uvádí na trh nový výrobek. V této souvislosti je připravována nová tisková zpráva, která se má objevit i na webu společnosti. Pokud společnost nemá systém pro správu obsahu, či alespoň základní redakční systém, předpokládám přibližně následující scénář.

Webmaster bottleneck syndrom

Odpovědný pracovník PR oddělení napíše ve Wordu tiskovou zprávu a zašle ji e-mailem ke schválení. Pravděpodobně dostane zprávu zpět s několika drobnými úpravami, po jejichž zapracování je zpráva teprve schválena a pracovník dostane pokyn k jejímu zveřejnění na webu. Pošle e-mail administrátorovi, který je pověřen její publikací. Bohužel však většinou není možné podívat se na výsledek před jeho zveřejněním. Následně tedy pracovník usoudí, že ke správě by bylo vhodné doplnit ještě další obrázky nebo soubory ke stažení. Ty je nutné opět zaslat administrátorovi. Kontrola ze strany vedení následně zákonitě vždy objeví další drobnosti a proces se opakuje. To vše obnáší i množství doprovodné komunikace nad velikostí nebo přesným umístěním obrázků, nad popisky a tak dále. Není divu, že demotivo­vaný webmaster, který místo své práce opravuje háčky a tvrdé „y“, nakonec končí s vymknutým krkem.

S CMS vše funguje snadněji…

Nyní tedy s CMS. Pracovník napíše tiskovou zprávu, zkopíruje ji do systému a připraví její konečnou podobu pro webovou prezentaci. K dispozici má náhled zprávy v rámci prezentace, takže může doplnit další potřebné informace, související soubory ke stažení, odkazy na jiné stránky a obrázky. Jedním kliknutím odešle takto připravený článek v náhledu prezentace ke schválení. Pokud je mu článek vrácen, provede nutné úpravy a opět zašle ke schválení. Pověřený pracovník obdrží článek ke kontrole, a pokud je v pořádku, opět jedním kliknutím ho postoupí k publikaci. Výhody jsou patrné na první pohled. Člověk odpovědný za vytvoření tiskové zprávy může i bez technických znalostí připravit odpovídající stránku prezentace. Nutná součinnost ze strany dalších lidí (člověk se schvalovací pravomocí, administrátor) je minimální, a šetří se tak čas všech. Schvalování a veškerá kontrola probíhá nad hotovým náhledem zakomponovaným do WWW prezentace. Kontroluje se tedy skutečný náhled koncového stavu. V případě, že dojde k problémům, uvítáme další vlastnost CMS – záznamy činností. Lze tedy rychle dohledat, kdo co a kdy s danou informací prováděl.

…pokud máme vhodné nástroje

Aby vše fungovalo, jak má, systém musí nabízet jednotlivým zúčastněným rolím také odpovídající nástroje. V případě editora je to jednoduché a přívětivé rozhraní pro tvorbu článku, které je schopné převzít formátování z programů MS Office, možnost náhledu článku v rámci prezentace, oprávněný přístup k dokumentům v systému s jejich kvalitním vyhledáváním nebo například historie článků s možností návratu k předcházejícím verzím. Pokud článek odkazuje na jiný dokument v systému, měl by systém ošetřit neplánované smazání tohoto dokumentu.


Přínosy CMS

  • náhled finální podoby před publikací
  • schvalovací proces na jedno kliknutí
  • doplnění článku o sdílený obsah v CMS







Komentáře