Jak sladit firemní informační systém s firemními procesy - 4

Implementace firemního informačního systému, který je používán více podnikovými útvary, má hodně co do činění s pracovními procesy, podle kterých se ve firmě pracuje. Vedle systémů s nálepkou „workflow management“ mezi takové systémy rozhodně patří systémy označované jako CRM (obchodní a marketingová podpora), OSS (operační podpora), spisová služba, řízení výroby, řízení nákupu a prodeje, správa pohledávek a mnohé další. Rozhodně nesmíme zapomenout na systémy řízení jakosti vedené podle ISO 9001:2000 či jiného modelu jakosti (Six Sigma, CMMI apod.)

Jak sladit firemní informační systém
s firemními procesy


Jak vybrat vhodného poradce
Výběr konzultační společnosti je samozřejmě také náročný a před samotným výběrem je třeba si ujasnit, jaké služby očekáváme. Samozřejmě, že čím větší díl práce má být firmě svěřen, tím je výběr náročnější. Protože počáteční etapy každého projektu jsou nejkritičtější pro jeho úspěch, je i kvalita firmy, která se na tom podílí, klíčová.

Pro výběr je – více než jméno firmy samotné – podstatná zkušenost pracovníků, kteří daný projekt povedou. Zde je zásadní rozdíl např. od dodávky softwaru, kde větši­nou spolupracuje větší tým a pracuje podle standardních metodik. Naproti tomu konzul­tace, mezi které zpracování procesů patří, jsou velmi individuální a více závislé na kulturním prostředí firmy, pro kterou jsou realizované, které musí tým pochopit a akceptovat. Nejdůležitějším rozdílem ale je, že celý konzultační projekt většinou realizuje malá skupinka lidí, a kvalita výsledku je proto zcela závislá na schopnostech jednotlivců tohoto týmu.
Před samotným výběrem je třeba si ujasnit, jaké všechny služby by experti měli zajistit. Pokud je potřeba pouze zmapování a dokumentace současných procesů, je i mož­nost výběru v Čechách značná – tuto službu poskytuje i řada samostatných poradců například společně s vytvořením dokumentace pro systém jakosti podle již zmiňované normy ISO 9000:2000.

Náročnější je situace, kdy je třeba i příprava, analýza a ověření procesů před implementací softwaru. V tomto případě jsou potřeba i zkušenosti s tím, jaká jsou omezení informačních systémů a jak jsou do firmy začleňovány a jaké záludnosti implementace obecně skrývá.
Nejnáročnější bude výběr v případě, kdy se od konzultační firmy očekává nejen pomoc s přípravou procesů samotných, ale i s přípravou zadání pro výběrové řízení, či dokonce i kontrola dodávky v průběhu implementace. Tato pomoc je velmi užitečná zvláště v případě, že útvar IT nakupující firmy nemá se zaváděním interních informačních systémů velké zkušenosti. Přitom je třeba vidět, že v každé firmě probíhají standardní procesy upravené českou legislativou (například řízení lidských zdrojů, účetnictví, ­autodoprava), procesy upravené tradicí (například řízení dokumentace) a unikátní procesy (například řízení produkce).

Solidní poradenská firma má pro standardní procesy vzory několika řešení, a to včetně příslušných směrnic a postupů, které byly v praxi mnohonásobně prověřeny.
Poradenská firma, která může poskytnout kvalitní pomoc od tvorby procesů až po kontrolu kvality dodávaného systému, musí mít nejen znalosti s procesním modelováním, ale ve stejné míře i s riziky zavádění informačních systémů a s činnostmi, které s tím souvisejí. Musí být také schopná řešit problémy v případě, že dodavatel – navzdory pečlivému výběru – neprokáže dostatečnou schopnost zadání splnit. Znakem kvalitní pomoci je u podnikatelských subjektů provázanost zmapovaných procesů se sledováním kvality, nákladů a ter­mínů a s tím spojená implementace přiměřených interních kontrol; v rozpočtové sféře je místo zisku rozhodující dodržování rozpočtu.








Komentáře